6 jele annak, hogy céged megérett a digitális átalakulásra

A digitalizáció szinte észrevétlenül kúszott be mindennapjainkba, lassan megváltoztatva napi ritmusunkat, életünket, és egyik legmeghatározóbb tényezőjévé vált annak. Megtapasztalható minden előnye, mint ahogy árnyoldalai is akadnak, de mint minden újítás, végső soron könnyebbséget, termelékenységet, innovációkat hoz magával. Benned is felmerült már, hogy digitalizáld a céged? Mutatjuk a hat biztos jelét annak, hogy itt az ideje.  

• „Elkallódott” dokumentumok

Ismerősek a „hova mentettem?”, „mi is volt a file neve?”, „ez a legújabb változat?” kérdések egyike? Netán az összes? Ha a válasz igen, akkor a saját filerendszerben történő dokumentumtárolás többé már nem Neked való. Nem csak idegesítő, hogy sokszor elvesznek, törlődnek, vagy felülíródnak dokumentumok, de nagy kockázatot is jelenthetnek a cég számára.

• Lekésett határidők

Tenderbeküldés, számlafizetés, projektleadás, kedvezményes időszak és még sorolhatnánk, hogy mennyi dátumot, határidőt kell fejben tartani egyszerre. A legjobb módszer ezeknek a betartására egy megfelelően kialakított folyamat, amelynek a segítségével nem csak azt tudhatjuk, hogy éppen hol tart az adott workflow, de mindig figyelmeztetést, értesítést kaphatunk az adott határidőkről, feladatokról.

• Sok információ sok helyen

Az információkat nem elég begyűjteni, de megfelelően is kell őket tárolni. Sajnos attól még, hogy jó helyre mentettük a dokumentumot, vagy egy feltűnő színű cetlire nagybetűkkel írtuk fel az adatot, még nem lesz sem biztonságos, sem könnyen előkereshető. A megfelelő rendszerben való strukturált tárolás lehetővé teszi, hogy a dokumentumok, információk átláthatók és egy kattintással elérhetőek legyenek.

• Elérhetetlen dokumentumok

Az otthoni munkavégzés sokak számára a megvalósult álom, de a legtöbb ember számára – főleg a kezdetekben – fejtőrést okozott, hogy az irodai környezetben elérhető adatokhoz, információkhoz, fontos dokumentumhoz miképp fog hozzáférni. A digitális információtér erre is megoldást nyújt, hiszen a tartalomkezelő rendszerek bárhonnan elérhetők, így akár helytől és az eszköztől is függetleníteni lehet a munkavégzést.

• Nehézkes együttműködés

Bár a telefon és az e-mail is jó módja a kommunikációnak és az együttműködésnek, de nem az üzleti életben. A partnerekkel, beszállítókkal, ügyfelekkel, de még a munkatársainkkal is fontos egy olyan közös platform, ahol mindent egy helyen láthatunk. Ilyenek egy adott projekthez tartozó információk, dokumentumok, folyamatok, módosítások, megjegyzések. Szerencsére a vállalati tartalomkezelő rendszerek erre is felkészültek.

• Lassú számlafeldolgozás

A cég méretétől, iparágától függetlenül mindenhol nagy mennyiségű számlaforgalommal kell kalkulálni. Ez néhol több, mint máshol, de egy biztos: a cég életében elengedhetetlen és fontos folyamatról van szó. A lassú számlafeldolgozás és kifizetés konfliktusokhoz, sőt partner- és beszállítóvesztéshez is vezethet. Hívja segítségül a mesterséges intelligenciát, hiszen ma már a tanuló gépek végzik az adatok kiolvasását, számlák besorolását és feldolgozását.

Ismerősek ezek a problémák? Ismerd meg az ECM rendszerek adta lehetőségeket és vágj bele a digitális átalakulásba!