A digitális szerződéskezelés 7 fő előnye 

Gondoltad volna, hogy becslések szerint a szerződéskezelés elégtelen vagy teljes hiánya miatt a vállalatok évente átlagosan körülbelül kilenc százalékot veszítenek bevételükből? 

A központosított, digitális szerződéskezeléssel megelőzheted az ilyen veszteségeket azáltal, hogy a szerződéseket és az összes kapcsolódó dokumentumot digitális fájlokban és archívumokban tárolod. Ezek az eFile-ok a szerződés teljes életciklusát dokumentálják az előzetes tárgyalásoktól a szerződés aláírásáig, az újratárgyalástól a felmondásig és a digitális archiválásig. 

A digitális szerződéskezelés üzleti előnyei 

Iparágtól függetlenül részesülhetnek a vállalatok a digitális szerződéskezelés alábbi előnyeiben: 

1. Információszolgáltatási képesség: Amikor az osztályok külön kezelik a szerződéseket, és saját rendszerezési módszerüket használják, az súlyosbítja a központosított hozzáférést és információs silókat hoz létre. A vállalati szintű, központosított archiválással a digitális szerződéskezelés egyesíti az összes olyan szerződést, amely a különböző csatornákból és rendszerekből származó releváns információkat tartalmazza. Az összes információt egy helyen kerül tárolásra, és többé nem osztódik szét különböző rendszerekben. A vállalat alkalmazottai így pontosabb információs alappal rendelkeznek, és több osztályon keresztül is hozzáférhetnek a szerződésekhez. Lehetővé teszi számukra, hogy gyorsabban és tájékozottabban nyújtsanak információt, valamint jobb döntéseket hozzanak. Végső soron ez megnöveli a munkafolyamat sebességét, ami agilisabbá és rugalmasabbá teszi a vállalatokat, amikor például az ügyfelektől érkező követelményekre és kérdésekre válaszolnak.  

2. Költségszabályozás: Sok szerződés, különösen a szoftverszolgáltatások esetében, automatikusan meghosszabbodik, hacsak nem történik előzetes értesítés. A digitális szerződéskezelés segít a felhasználóknak elkerülni az ilyen hibákat. A határidők és a szerződési feltételek mindig átláthatóak. A szerződéskezelők automatikusan figyelmeztetést kapnak a szerződések felülvizsgálatára, jóváhagyására és felmondására. Ezzel elkerülhető a nem kívánt szerződés-megújítás és a kapcsolódó költségek. 

3. Átláthatóság: A szerződéses folyamatok esetében minden lépésnek nyomon követhetőnek kell lennie. A változásokat, döntéseket dokumentálni és ellenőrizni kell – akár évekkel később is. A digitális szerződéskezelés archiválja a teljes szerződéstörténetet, beleértve a levelezést és az összes emlékeztetőt, auditbiztos formátumban. Ez nagyobb jogbiztonságot jelent, hiszen a cégek bármikor igazolhatják a szerződések, tárgyalások és döntések betartását. 

4. Gyors alkalmazkodóképesség: Amikor a termékek és szolgáltatások iránti kereslet növekszik vagy csökken, gyorsan módosítani kell a beszállítókkal, partnerekkel, ügyfelekkel stb. fennálló üzleti kapcsolatok szerződéses feltételeit. A digitális szerződéskezelés növeli a változásokra való reagálási képességét: az automatizált munkafolyamatok lehetővé teszik kollégáid számára a szerződések gyors áttekintését, módosítását és kezelését. Az üzleti partnerek közvetlenül integrálhatók a folyamatba. Például egy biztonságos virtuális szobában digitális aláírást adhatnak olyan integrált eSignature megoldásokon keresztül, mint a DocuSign, Xitrust, FPSign vagy AdobeSign. Ez azt jelenti, hogy a szerződések gyorsan módosíthatók az üzletmenet folytonosságának biztosítása érdekében. 

5. Jobb megítélés: A több felhasználós szerződéskezelő alkalmazás tipikus engedélyezési koncepciója megakadályozza a szerződésekhez való nem felügyelt és jogosulatlan hozzáférést. Ennek eredményeként a vállalatok nemcsak az adatvesztéshez vagy a számítógépes bűnözők támadásaihoz kapcsolódó pénzügyi kockázatokat csökkenthetik. Ez végső soron a cég imázsát is védi, amely egyébként megszenvedné a negatív médiajelentéseket. 

6. Folyamatoptimalizálás: A digitális szerződéskezelés megkönnyíti az üzleti elemzéshez szükséges jelentések elkészítését, ami közvetetten költséghaszonhoz vezet. A controlling osztály és a pénzügyi igazgató bármikor áttekintést kaphat az összes aktuális szerződési feltételről, és automatikusan lekérheti a kívánt KPI-ket a dokumentumgyűjteményből. Ez lehetővé teszi a jobb likviditástervezést és segít a folyamatok hatékonyságának racionalizálásában. 

7. Hibaminimalizálás: A digitális szerződéskezelési alkalmazások más rendszerekkel is integrálhatók, például az SAP vagy a Microsoft Office rendszerrel. Ez lehetővé teszi, hogy az adatokon közvetlenül egy speciális alkalmazásban vagy a Microsoft Office-ban dolgozzon anélkül, hogy a felhasználóknak oda-vissza kell ugrálniuk a két alkalmazás között. További előny az adatok automatikus frissítése a megfelelő alkalmazásokban. Ez biztosítja, hogy hibás információk ne kerüljenek a többi alkalmazásba. 

Lehetséges átlátható, jól szervezett és biztonságos vállalati szintű szerződéskezelés? A Doxis ezt a megoldást kínálja.  

Forrás: SER Group