A legolcsóbban megszerezhető versenyelőny

Kísérjen el engem képzeletben egy üzleti konferenciára.

„Adatalapú gazdaság”, olvasom a programban, „információs kor”, „blokkláncok”, „okos munkahely”, „automatizáció”. Jobbnál jobb témák!

Majd bemegyünk az irodába és papír alapú szerződésekkel piszmogunk, nem használunk felhőt és lassúcska a cégen belüli kommunikáció is. A konferencia lelkesedéslángját a hétköznapok kioltják.

Ön is látja, hogy a gombamód szaporodó startupokban lelkes fiatalok mégis megcsinálják mindazt, ami technológiailag ma már lehetséges. Meg néha azt is, ami még nem. A lelke mélyén buzgólkodik a kérdés: „miért ne lehetne az én cégem is friss, új, izgalmas, jobban szervezett, okos, adatalapú, 21. századi? Ugyan miért is ne fejleszthetnék?”

Az alábbi nem egy „ejnyecikk” lesz, amelyben felsorolom, hogy mi mindent használhatna, de (ejnye!) mégsem teszi. Ellenkezőleg: azt szeretném megmutatni, hogy mennyi érték van jelenleg is a cégében, amit csak („csak”) jobb folyamatszervezéssel és erősebb IT-háttérrel munkába foghat (mindkettőben segíteni fogunk).

Mintha lenne pár aranybányája, amely csak arra vár, hogy elkezdje kitermelni.

Na de hogyan termeljük ki?

Az ügyfélprofilozás, amit 5x rendeltek meg

Egy cég 5 menedzsere 5 külön céggel 5-ször dolgoztatta ki ugyanazt az ügyfélprofilt 2 év alatt.

Miért pazarol így bármely cég?

A magától értetődő válasz, hogy mert elkeverték a (már kidolgozott) dokumentumokat, elfelejtették a projektet, nem volt gazdája, a belső kommunikáció akadozott. Mindezek fájó tünetek, de minket a probléma gyökere jobban érdekel.

Ehhez nézzünk körül a világban:

• már 2015-ben a britek több mint harmada érezte úgy, hogy az életüket elárasztó információ- és adattömeg számukra kezelhetetlen stresszt okoz (a kutatás sajtóközleményét itt olvashatja)
• külön ajánlások születtek kutatóknak, hogyan kezeljék az információdömpinget (ez azért aggasztó, mert ők az átlagembernél jobban tudnak szelektálni és információt feldolgozni, mert évekig tanultak pl. forráskritikát és rutinosan dolgoznak fel nagy mennyiségű dokumentumot)
• a britek 65,2%-ának munkahelyi hatékonyságát csökkenti a túl sok információ (sok hasonló érdekességet talál ebben az infografikában)

Még 2008-as becslés, hogy az információáradat miatt az Egyesült Államok gazdasága 900 milliárd dolláros veszteséget könyvel el évente. Azóta az éves kiesés több billió dollárra rúghat, a mérték nem változtat a megfigyelésen, miszerint ahogy nő az információmennyiség, úgy csökken a termelékenység.

A gazdasági kár a kisebbik probléma, mert a pénz visszaszerezhető – az egészség talán nem. Képtelenség úgy pihenni, hogy még az erdei séta közben is e-maileket nézünk, telefont intézünk és taskokat pipálgatunk.

Ha hagyunk mindent úgy, ahogy van, akkor kiégünk, rosszabb döntéseket hozunk, fókuszt veszítünk, hosszú távon az extrém stressz miatt agyvérzésben, szívinfarktusban vagy rákban „tragikusan fiatalon” elhunyunk. Céges szinten az isteni gondviselés és a korábbi sikereink egy ideig védik a piaci részesedésünk, de csak idő kérdése, amíg megérkeznek az új éhesek, akik szervezettebbek és fókuszáltabbak: kipöccintenek minket a helyünkről. Az információs túlterhelés tehát roncsolja a cégünk, roncsolja a testünk és roncsolja a hangulatunkat is (most őszintén: bárki élvezi azt, ha túlterhelt?).

2 kiutat látok ebből:

1. csökkentsük az információmennyiséget
2. kezeljük jobban az információt

Szeretném Önnel közösen mindkettőt megvizsgálni.

Csökkenthetjük az információmennyiséget?

Kiváló és nehéz kérdés. Úgy látom, hogy 2 okból vesz minket körbe ennyi információ:

1. Agyunk szomjazza az újdonságot. Ez valószínűleg egykor rendkívül hasznos „biológiai algoritmus” volt arra, hogy felfedezni induljunk, vadászat során megleljük a vadakat és életben maradjunk – ma viszont inkább ellenünk dolgozik. (Az új információ föllelése az agy jutalmazóközpontját stimulálja, tehát ha nagyon leegyszerűsítem, akkor az információ egy drog, amit manapság naponta adagolunk túl.)
2. A gazdaság, a technológia, a társadalom a nagyobb komplexitás felé mozog. Azt nem tudom megmondani, hogy ez jó-e vagy rossz, de a trend egyértelmű.

Mi következőik ebből?

Egyrészt az, hogy az a munkavállaló versenyképes, aki egységnyi idő alatt több információt tud feldolgozni, a piaci láthatatlan kéz az „információszivacs” embereket mozgatja a legjobb pozíciókba.

Másrészt az a cég lesz versenyképes, amely a mai korba „ágyazva” tud működni, tehát ő maga is komplex válaszokat ad a komplex kérdésekre (ehhez szükségszerűen rengeteg adatot mozgat). Talán nem is tud hosszú távon működni olyan cég, amely teljesen elszakad a korától.

Tehát ha versenyképesek szeretnénk maradni, akkor rengeteg információval kell dolgoznunk. Marad a másik lehetőség:

Hogyan kezeljük jobban az információmennyiséget?

A megoldáshoz először értsük meg, hogy pontosan hogyan áramlik az információ cégünkben úgy, mint ereinkben a vér.

Az információ(csomag) esetünkben legyen egy szerződés, amivel a mai napon valamilyen teendőm van.

Mennyire nehéz ez a feladat? Attól függ, hogy:

• mennyi időm van rá
• milyen képességeim vannak hozzá
• mennyire bonyolult az, amit csinálnom kell

A jó hírem az, hogy ezek mindegyike fejleszthető minden cégben. (Rossz hírem nincs.)

Mennyi időm van egy feladatra?

Mindenki úgy érzi, hogy sok a dolga, de legyünk őszinték: vannak, akik tesznek-vesznek, Instagramot pörgetnek és munkát mímelnek. Egész nap eveznek egy kád vízben (és nem haladnak sehova). Ennek megoldása inkább coachingfeladat: növeljük a digitális tudatosságot, fejlesszünk az önfegyelmünkön, tanuljunk produktivitásnövelő technikákat. (Érdemes dolgozni rajta, szép eredményeket hozhat!)

Ami viszont már menedzserfeladat: az információmennyiség felmérése és csökkentése. Ha aznapra van 5 kisebb feladatom, akkor ráérek. Ha viszont 500, akkor a legegyszerűbb feladatot is kapkodva, félpánikban kell csinálnom.

Hogyan mérhetem fel, hogy mennyi információ és feladat zúdul a csapatomra?

• a szaktudásom és rutinom miatt tudom, hogy adott feladat megoldása mennyire nehéz a, b és c eszközzel a, b és c módon
• ismernem kell a csapattagjaim képességeit és motivációit (pl. tartok rendszeres egyéni megbeszéléseket velük)
• kielemzem a szoftverek analitikáját: ki hány taskot, ticketet, to-do-lista-elemet végzett el, ki hány órát tölt egyik vagy másik rendszerben, hol vannak a szűk keresztmetszetek (ha semmiféle adatom nincs, akkor bevezetek ilyet)

Az ötször megrendelt anyag példájából okuljunk: észreveszem, hogy a csapattagjaim elkezdték keresni ezt a doksit, nem találták meg, majd megrendelték újból, majd ismét széthányták. Ez a pazarló működés mellett rengeteg időt is elvisz, ezért felírom megoldandónak: jobb és átláthatóbb dokumentumkezelést kell keresnem.

A szerződéses példa tanulsága: lehet, hogy papíralapon van az egész irodánk, ezért sok idő bármit megtalálni. Megoldási lehetőségek: digitalizálni a teljes irodát, jobb kategorizálást kialakítani, könnyen kereshetővé tenni minden dokumentumot (kb. egy „belső céges Google-t” kiépíteni, ahol beírom az ügyfelet vagy egy-két kifejezést és kidobja nekem a szerződést, a kapcsolódó dokumentumokat.)

Ha szisztematikusan végigmegy a kollégák problémáin (elakadások) és kielemzi, hogy mi az, amivel feleslegesen megy az idő, akkor úgy becsülöm, havi több tucatnyi megtakarítható munkaórát talál. Ha megoldja az időpazarló apró-cseprő elakadásokat, akkor cégét hatékonyabbá tette nagyobb befektetés nélkül.

Milyen képességeim vannak a feladatokra?

Kopátsy Sándor zseniális közgazdász több munkájában figyelmeztet, hogy a munkaerőpiac gyorsuló ütemben szakad szét: egyre nagyobb tömegben jelenik meg az – orosz irodalom óta sajnos túl jól ismert – „felesleges ember”, akivel a komplex képességeket igénylő munkahelyek nem tudnak mit kezdeni. Eközben kialakul a „szuperhatékonyok” és „szuperkompetensek” szűk elitje.

Önnek egy szerződés megkeresése triviális: rutinból beírja a kifejezést a céges rendszerbe – vagy tudja, melyik polcon melyik mappában találja.

Itt a kulcsszó a rutin. Mentorként, coachként és egyetemi oktatóként közös pontot látok a hatékony, kompetens emberek működésében: megpróbálják minél több feladatukat rutinosítani.

Olyan alapvető dolgokra gondolok, mint:

• gépelés vakon, 10 ujjal
• Google-keresés
• vezetői összefoglaló megírása
• „ha, akkor” folyamatok (Ha felhívtam valakit, akkor beírom a CRM-be; ha megbeszélésen voltam, akkor küldök róla memót stb.)
• csekklistahasználat (pl. ha rendezvényt szerveznek, akkor elővesznek egy doksit, amely helyettük emlékszik az elintézendőkre, hogy helyszín, catering, tematika, előadók, meghirdetés stb.)

Miért fontos ez?

A magától értetődő válasz az, hogy könnyebb lesz így az életünk.

Ami ennél szerintem fontosabb: minden rutinná tett feladat mentális energiákat szabadít fel: ha nem a gépelésre figyelek, akkor tudok azon gondolkodni, amit épp írok. Ha tudom, hogy mit szoktam meeting után tenni, akkor nem kell gondolkodnom rajta (gondolkodhatok helyette a meeting tartalmán).

Emellett ez is időt szabadít fel (mert nem kell mindig minden helyzetet egyesével kiértékelni, hogy „na most ezt hogyan oldjam meg a leghatékonyabban).

A képességszerzésnek 2 fő útja van:

• külső (tanítás, mentorálás, coaching), amit tőlünk minden szoftverbevezetéshez megkap (mi elsősorban nem szoftvert szeretnénk eladni Önnek, hanem egy jobban működő céget – ez csak úgy lehetséges, ha a szoftvert készségszinten használja mindenki)
• belső (ha 10 évig csinálok valamit – pl. gépelés –, akkor elkerülhetetlen, hogy fejlődjek benne)

Fontos az is, hogy olyan munkakörnyezet vegyen minket körbe, amely kézre áll és helyettünk is emlékszik. Ne én jegyezzem meg, hogy hol a szerződés, hanem én könnyen tápláljam az igényem egy dokumentumkezelőbe, aki meg előkeresi nekem. Ne én tudjam, hogy az 5x megrendelt anyaggal kinek milyen dolga van, hanem a dokumentumkezelőben tudjak felelőst és határidőt hozzárendelni, illetve szóljon, ha valami kihasználatlanul hever.

Mennyire bonyolult a feladat, amit csinálnom kell?

Ez talán a legizgalmasabb kérdés, ha lehetek elfogult.

Minden feladat nehézsége két tényezőből áll.

Van az inherens nehézsége, amit szétbonthatok abszolút és relatív nehézségre. Abszolút, hogy egy átlagos képességű munkavállalónak adott évnyi rutinnal a piacon azt a feladatot mennyire tartja könnyűnek vagy nehéznek (a szerződés előkeresése mennyire nehéz feladat a piacon általában). Relatív, hogy a munkavállaló többi feladatához képest az a feladat könnyű-e. (pl. a szerződés előkeresése hogyan viszonyul az e-mailek megírásához, státuszoláshoz vagy meetingrészvételhez).

Ezt adottságnak vesszük és nem kezeljük.

A másik a kontextuális nehézség, vagyis az adott munkakörnyezetben milyen elvégezni azt a feladatot (és itt bizony csodákat tehetünk!). Mondok néhány példát arra, mi minden könnyíthet vagy nehezíthet egy feladaton:

• multitaskingolnom kell-e, miközben megcsinálom
• van-e időprés (és ha igen, milyen erős)
• hány lépésből állnak az alfeladataim
• van-e eszközöm, ami a keresést segíti, tárolja a lépéseket, megjegyez helyettem információt
• milyen gyorsan tudok információt elérni
• kérhetek-e közben segítséget (szoftvertől, kollégától)
• mennyire könnyű kezelni a visszacsatolásokat (pl. szöveget kommentekkel ellátni, verziókövetést megoldani)
• mennyi „hulladékidő” keletkezik a munkám során (amikor igazából nem termelek, hanem a termelésre készülök elő, pl. dokumentumot keresgélek, kollégára várok)
• automatizálja-e nekem a rendszer az automatizálható lépéseket (vagy nekem kell 30x ugyanazt megcsinálnom)
• jó minőségben érem-e el az információkat (pl. egy szkennelt dokumentum olvasható-e, beküldhetem-e a NAV-hoz)

Mindezt egy jól bevezetett és kihasznált dokumentumkezelő-rendszer (pl. a DOXIS4) megoldja.

A legolcsóbban elérhető versenyelőny az, ha egy cég „megismeri önmagát”

A kollaborációt segíti, ha a kollégák jól kommunikálnak és ismerik egymást – ez vitán felül áll, ezért szervezzük a csapatépítőket és ezért építünk ki olyan munkakultúrát, ami ezt támogatja.

No de nem ugyanennyire nyilvánvaló az is, hogy a céget is jól ismerjük? Mindenki tudja, hogy mikor mit kinek miért és hogyan csinálunk. Legyen könnyű keresni, legyen érdemes megtalálni (!), kerüljük a párhuzamos munkavégzést és a duplán (vagy ötször) megrendelt anyagokat. Vagyis legyen cégünk egy olajozottan működő gépezet.

Miért olyan fontos ez? (A nyilvánvaló hatékonyságnövekményen fölül.)

Azért, mert egy cég sikere a szürke hétköznapok megnyerésén áll vagy bukik. Engem is lázba hoz a startupszcéna a vagányságával, gyorsaságával és azzal, hogy „a levegőben építik össze a repülőt” – de meddig tart a lelkesedés? Elillan, amint bemegyek egy olyan multicég irodájába, akik nagyok, lomhák és bürokratikusak. Pedig ők is szeretnének gyorsak és vagányok lenni.

Az érett cég nem a fiatalság hevéből meríti a sebességét, hanem az öreg rókák tudásából és a kiváló szervezettségből. Ezért elengedhetetlen a „vezetői aprómunka”, amely talán nem látványos, talán nem használ divatos üzleti szavakat, viszont idővel ez jelenti a különbséget a versenyképes és a versenyképtelen cégek között.