DMS a felhőben 

A felhőalapú dokumentumkezelő rendszer előnyei 

A felhő – és a benne tárolt adatok – évek óta része személyes életünknek. Megszoktuk, hogy minden kéznél van, bármikor-bárhol elérhető. A felhőalapú alkalmazásokat úgy tervezték, hogy pontosan megfeleljenek igényeinknek, és megkönnyítsék életünket. A legkorszerűbb felhőalapú megoldások egyre fontosabbá válnak a vállalatok életében az új munkavégzési lehetőségek, mint például a rugalmas munkarend, a home office, a hibrid munkavégzés térnyerésével.  

A felhőalapú dokumentumkezelő rendszer (DMS) bárhonnan gyorsan elérhetővé teszi az üzleti vonatkozású dokumentumokat, megkönnyíti az együttműködést, és segít optimalizálni üzleti folyamatokat. 

Az SER Group leújabb cikkében összefoglalja, amit a Cloud alapú DMS rendszerekről tudni kell.

On-premise (helyszíni) vagy szolgáltatott szoftver meghatározása 

Az On-premise esetén a vállalkozás szoftverei helyben, a saját kiszolgáló eszközein futnak. A vállalkozás felelős a hardver telepítéséért, karbantartásáért, a frissítések végrehajtásáért, és neki kell gondoskodnia az adatok védelméről. 

Ha a vállalkozás a szolgáltatott szoftver (SaaS) megoldást választja, például Cloud DMS vagy Cloud ECM (Enterprise Content Management System), adatait külső kiszolgálókon tárolja. Kiszervezi az informatikai infrastruktúrát, és bérbe veszi az alkalmazást, amelyet a SaaS-szolgáltató üzemeltet, tart karban és frissít a felhőn keresztül. A szoftver használatához általában előfizetést vásárol, majd az interneten keresztül hozzáférhet a rendszerhez. 

Felhő alapú szoftverek: Az előnyök áttekintése 

1. Méretezhetőség 

A felhőalapú DMS-megoldások lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy rugalmasan alakítsák tárolási és feldolgozási kapacitásukat. A dokumentummennyiség növekedésével könnyedén bővíthetik a tárhelyet vagy a felhasználói licenceket – költséges és időigényes hardverfrissítések nélkül. 

2. Költséghatékonyság 

A Cloud DMS használatával magas beszerzési költségeket takaríthat meg vállalat, kiszolgálókat és egyéb infrastruktúra-eszközöket használhat és tarthat karban. A SaaS megoldás alacsonyabb, rendszeres és kiszámítható költségekkel jár. Hosszú távú összehasonlításban a felhőalapú megoldásokkal gyakran jobban járunk, mivel a kapcsolódó költségek, például a személyzeti, képzési vagy toborzási költségek csökkennek. 

3. Globális hozzáférhetőség 

Felhőalapú megoldásként a DMS mindig elérhető az interneten keresztül. A szükséges fájlok és információk azonnal hozzáférhetők. Ez azt jelenti, hogy munkatársak mindig produktívan dolgozhatnak, függetlenül attól, hogy hol vannak. 

A felhőalapú DMS-rendszerek elősegítik az együttműködést és a rugalmasságot, különösen a távoli munkamodellekkel rendelkező vállalatok számára. A külső szolgáltatókkal és partnerekkel történő együttműködés a felhőn keresztül is egyszerűbb. 

4. Az adatok integritása és biztonsága 

A neves DMS-szolgáltatók nagy jelentőséget tulajdonítanak platformjaik biztonságának. Az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés érdekében például fejlett titkosítási módszereket alkalmaznak, és hozzáférés-ellenőrző eszközöket biztosítanak az illetéktelen hozzáférés megakadályozására. 

A szoftverszolgáltatással a vezető felhőszolgáltatók magas szintű biztonsági szabványainak előnyeit is élvezhetjük. A rendszeres biztonsági mentéseknek, a redundáns adattárolásnak köszönhetően minimálisra csökkenthető az adatvesztés kockázata. A szerverüzemeltetők számos óvintézkedést tesznek az adatok magas integritásának és rendelkezésre állásának biztosítása érdekében. Ezekről a vállalkozásnak magának kell gondoskodnia a helyszíni megoldások esetén.  

Jó tudni: Annak biztosítása érdekében, hogy a választott felhőalapú DMS-szolgáltató magas szintű információbiztonsági ellenőrzést kínáljon ISO 27001 tanúsítással kell rendelkeznie.  

5. Integráció és együttműködés 

A felhőalapú DMS-rendszerek gyakran zökkenőmentesen integrálhatók más üzleti alkalmazásokkal, például felhőalapú CRM és ERP rendszerekkel, projektmenedzsment eszközökkel vagy e-mail kliensekkel. Ez lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy közvetlenül más alkalmazásokból érjék el és szerkesszék a dokumentumokat, ami növeli a termelékenységet és biztosítja a zökkenőmentes együttműködést. 

6. Éjjel-nappal elérhető 

A szolgáltatások és információk 24/7 elérhetősége rendkívül fontos, különösen a nemzetközi csapatok számára. A világ minden tájáról érkező munkatársaknak képesnek kell lenniük arra, hogy éjjel-nappal elvégezhessék munkájukat. Míg a helyszíni megoldások gyakran nem nyújtanak 24/7 támogatást, addig a nagy felhőszolgáltatók védelmet nyújtanak az állásidő ellen. A jó DMS-szolgáltatók ezt a DMS esetén tudják biztosítani.  

Mikre figyeljünk egy DMS rendszer kiválasztásakor?  

A felhőalapú dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor a következő fő kritériumokat kell figyelembe venni: 

• Automatizálási lehetőségek: A rendszernek nemcsak az átlátható dokumentumkezelést kell támogatnia, hanem az üzleti folyamatok digitalizálását és automatizálását is. 

• Keresési funkciók: Annak érdekében, hogy mindig késedelem nélkül megtaláljuk a szükséges információkat, intelligens keresési funkciókra van szükség. Az üzleti szempontból releváns metaadatokkal rendelkező automatizált kulcsszavak elengedhetetlenek a hatékony metaadat-kereséshez. A teljes szöveges keresés lehetővé teszi a szöveges tartalom keresését is, ami azt jelenti, hogy a megfelelő dokumentumok gyorsabban megtalálhatók. 
• Együttműködés: A jó együttműködés érdekében fontos, hogy munkatársaink egyszerre dolgozhassanak egy dokumentumon, és könnyen megoszthassák az információkat egymással és másokkal (kollégákkal és külső partnerekkel). 
• Naplózási biztonság: A DMS-nek rendelkeznie kell auditbiztos archiválási funkciókkal. Ez magában foglalja például azt, hogy az eredeti dokumentumokat biztonságosan archiválják a módosításokkal szemben.  
• Méretezhetőség: A rendszernek magas szintű alkalmazkodóképességgel és kiterjedt skálázhatósági lehetőségekkel kell rendelkeznie. Ez egyrészt biztosítja a szükséges rugalmasságot ahhoz, hogy gyorsan lehessen reagálni a változásokra, például az új jogi követelményekre. Másrészt lehetővé teszi a speciális osztályok számára a rendszer használatát és a különböző és egyedi felhasználási elvárások lefedését. 

Ha DMS-ről van szó, sok vállalat először a SharePointra gondol. A standard megoldás számos jó funkciót kínál, de gyorsan eléri korlátait. Például nincs ésszerű módja az egyes metaadatok tárolásának. Különösen a nagyvállalatok számára ez magas szintű informatikai erőfeszítést jelent, ami semmissé teszi a felhőmegoldások egyik legnagyobb előnyét, a könnyű rendelkezésre állást. 

Doxis: A sokoldalú és korszerű felhőalapú DMS megoldás 

A Doxis olyan megoldást kínál, amely megfelel a modern felhő alapú ECM számos követelményének, különösen a nagy mennyiségű dokumentummal és egyedi munkafolyamattal rendelkező nagyvállalatok számára: 

• A Doxis átlátható és kezelhető üzemeltetési költségeket biztosít. 
• A Doxis skálázható és agilisan alkalmazkodik az egyedi igényekhez és a növekvő vállalkozásokhoz. 

• Dokumentumkezelő rendszere éjjel-nappal elérhető a Doxis.cloud-on keresztül. A megbízhatóság és a biztonság nagyon fontos számunkra a SER-nél/ ECMx-nél. Szoftverünket mindig naprakészen tartjuk és megfelelünk a legmagasabb biztonsági előírásoknak, amit ISO 27001 tanúsítványunk is megerősít. 
• A Doxis számos integrációs lehetőséget kínál, beleértve a Microsoft 365-öt és a Teamst, a Salesforce-t és az SAP-t. Így ügyfeleink intelligensen csatlakoztathatják egymáshoz a különböző felhőalkalmazásaikat. 
• A Doxis segítségével megcímkézhetők a fájlok meghatározott metaadatokkal, így felgyorsítva az információkeresést. 
• A Doxis lehetőséget nyújt, a  testreszabott workflow folyamatok kialakítására. A DMS rendszer megszabadítja a vállalatokat a munkafolyamatok egyes lépéseitől, például beolvassa a számlaadatokat, és strukturált adatokként tárolja ezeket az információkat. 

A DMS bevezetése a felhőbe: Könnyítsük meg munkánkat, ne csak digitalizáljunk 

Legyen szó gyártósról vagy szolgáltatásról – ma már a jelek egyértelműen a digitalizáció felé mutatnak. Fontos azonban, hogy ne tévesszünk szem elől egy dolgot: mindenekelőtt olyan technológiára kell támaszkodni, amely megkönnyíti a saját és kollégáink munkáját.  

Olyan szoftvert kell választani, amely egyedi igényeinkkel együtt növekszik. A felhőben lévő DMS nagy fejlesztési potenciállal rendelkezik, és rugalmasan bővíthető. Ez azt jelenti, hogy gyorsabban vezethetjük be az új funkciókat, kollégáink munkájának javítása érdekében.  

Gyakori kérdések a Cloud DMS-ről 

Mi az a DMS? 

A mozaikszó a dokumentumkezelő rendszert jelenti. Ez a szoftver az üzleti vonatkozású dokumentumok digitalizálására és kezelésére szolgál. Az információk gyűjtése, strukturálása és tárolása mellett a DMS segít a dokumentumokkal kapcsolatos üzleti folyamatok automatizálásában és optimalizálásában is. 

Mi az a felhőalapú DMS? 

A felhőalapú dokumentumkezelő rendszerrel (Cloud DMS) kiszervezi az informatikai infrastruktúrát, az üzemeltetést, a karbantartást és a hardvert, és előfizetéssel (Software as a Service) bérelhetjük az alkalmazást a szolgáltatótól. 

Mik a felhő alapú DMS előnyei? 

A felhőalapú DMS számos előnnyel jár: skálázható és agilis, hogy alkalmazkodjon az egyéni követelményekhez. A globális hozzáférhetőségnek, a többféle integrációs lehetőségnek és az automatizált munkafolyamatoknak köszönhetően elősegíti az együttműködést és a hatékonyságot. Ezenkívül kiküszöböli a magas beruházási költségeket és a saját szerverek üzemeltetésének és karbantartásának költségeit. 

Kinek van szüksége felhőalapú DMS-re? 

Általában minden vállalat profitál a felhőalapú DMS-ből. A csökkentett költségek és informatikai erőfeszítések jelentős előnyt jelentenek, különösen a kis- és középvállalkozások számára. A vállalat méretétől függetlenül a felhőalkalmazások megkönnyítik az együttműködést, ami különösen hasznos a távoli munkamodellekkel rendelkező vállalatok és a több helyszínen működő csapatok számára.