Minden, amit a dubaji papírmentes stratégiáról tudni kell
Az elmúlt években Dubaj jelentős lépéseket tett egy hatékonyabb és fenntarthatóbb jövő felé az innovatív dubaji papírmentes stratégia révén. Ennek az úttörő kezdeményezésnek az a célja, hogy forradalmasítsa a papírmentes kormányzati szolgáltatások nyújtásának módját, kihasználva az olyan élvonalbeli technológiákat, mint a blokklánc és a mesterséges intelligencia adta lehetőségeket, a lakkosság elégedettségének javítása, a hatékonyság növelése és az adminisztratív folyamatok csökkentése érdekében. Ez a cikk megvizsgálja:
- Mi a dubaji papírmentes stratégia?
- Mik a papírmentes stratégia céljai?
- Főbb tények Dubaj papírmentes stratégiájáról
- Sikeres volt a stratégia?
- Hogyan érinti a magánszektort?
- Hogyan indítsd el vállalatod a papírmentessé válás útján?
Mi a dubaji papírmentes stratégia?
A dubaji papírmentes stratégiát egy tökéletesen integrált papírmentes kormányzati keret létrehozása érdekében vezették be, olyan kormányzati adminisztrációval, amely szilárd terveket és stratégiákat határoz meg a lakosság elégedettségének biztosítására, a követelményeknek megfelelő közösségek fejlesztésére, és szabványokat állít fel a jövő városai számára. A stratégiát azért vezették be, hogy kiküszöböljék a dubaji kormányzati tranzakciókban használt több mint egymilliárd papíralapú dokumentumot.
A stratégiát elindító Hamdan bin Mohammed bin Rashid Al Maktoum sejk, Dubaj koronahercege és a Dubaji Végrehajtó Tanács elnöke korábban a jövőképről beszélt:
„2021 után a dubaji kormány egyetlen alkalmazottjának vagy ügyfelének sem kell papíralapú dokumentumot nyomtatnia. Ez tükrözi holisztikus elképzelésünket emberi szerepünkről, nemcsak Dubaj, hanem a világ egésze felé. A dubaji papírmentes stratégia évente több mint egymilliárd papíralapú dokumentumot iktat ki a dubaji kormányzati tranzakciókból.”
Mik a dubaji papírmentes stratégia fő céljai?
A stratégia összhangban van Mohammed bin Rashid Al Maktoum sejk, az Egyesült Arab Emírségek alelnökének és miniszterelnökének víziójával, valamint Dubaj teljes értékű intelligens várossá alakítására vonatkozó tervével, és megerősíti Dubaj világelső fővárosa és példaképének státuszát. A kormányzati műveletek és szolgáltatások, amelyek növelik az ügyfelek elégedettségét. A stratégia évente több mint 1 milliárd papírlapot takarít meg.
Főbb tények a dubai papírmentes stratégiáról
Kormányzati szolgáltatások digitalizálása
Dubaji papír nélküli adminisztráció jövőt épít a kormányzati szolgáltatások széles körének átfogó digitalizálásával, az egészségügytől és az oktatástól a cégbejegyzésig és engedélyezésig. A kormányzati szolgáltatásokkal való interakció egyszerű a DubaiNow alkalmazáson keresztül.
A kormány által évente felhasznált 1 milliárd papírlap megszüntetésével a megtakarított pénz 4 millió gyermek élelmezésére, 130 000 fa kivágásának megelőzésére és 40 órányi termelékenység megtakarítására elegendő, hogy az embereknek több idejük legyen azzal foglalkozni, amit szeretnek.
A „100% papírmentes” bélyegző
A „100%-ban papírmentes” bélyeg kezdeményezés a „Kormányzati Fejlesztés” része. A dubaji papírmentes stratégiát maradéktalanul végrehajtó kormányzati szerveknek ítélt „bélyeg” a digitális, papírmentes szolgáltatásokat kínáló entitásokká való teljes átalakulásukat szimbolizálja. A kezdeményezés azokat a szervezeteket ismeri el, amelyek kiemelkedő erőfeszítéseket tettek a stratégia megvalósítása érdekében, szolgáltatásaikat teljesen digitális médián keresztül, hatékony belső digitális infrastruktúrával támogatva.
Az AI kulcsszerepet játszik a folyamatok ésszerűsítésében és a kormányon belüli döntéshozatal javításában. Az adatok elemzésére és a szolgáltatásnyújtás optimalizálására gépi tanulási algoritmusokat alkalmaznak. Dubaj egy etikus mesterséges intelligencia eszköztárat hozott létre, hogy gyakorlati segítséget nyújtson, amely segíti az ipart, a tudományos életet és az egyéneket abban, hogy megértsék, hogyan használhatók felelősen az AI-rendszerek. Az eszköztár alapelvekből, iránymutatásokból és önértékelésekből áll a fejlesztők számára platformjaik értékeléséhez.
A mesterséges intelligencia végcélja a közösen elfogadott irányelvek széles körben elterjedt megállapodása és elfogadása a mesterséges intelligencia etikus használatához, nemcsak Dubajban, hanem az egész világon.
Smart City
A dubaji papírmentes stratégia összhangban van a szélesebb körű Smart City kezdeményezésekkel, amelyek integrálják a technológiát a városi élet, a közlekedés és az általános városvezetés javítása érdekében. Megalakulása óta a Digital Dubai Office több mint 130 kezdeményezést indított el kormányzati és magánszektorbeli szervezetekkel együttműködve, beleértve a Dubai Data Initiative-t, a Blockchain Strategy-t, a The Happiness Agenda-t, a Dubai AI Roadmap-et és a Dubai Paperless Strategyet.
Sikeres volt a stratégia?
Dubaj stratégiája sikeresnek bizonyult, és ők az első olyan kormány világszerte, amely teljesen papírmentessé vált. Hamdan bin Mohammed bin Rashid Al Makhtoum sejk, Dubaj koronahercege kiemelte, hogy 350 millió dolláros megtakarítást és 14 millió munkaórát sikerült megtakarítani a dubaji kormányban. A dubaji kormány belső és külső tranzakciói, valamint eljárásai immár 100 százalékban digitálisak, és egy átfogó digitális kormányzati szolgáltatási platform segítségével kezelik.
A dubaji kormány papírmentes stratégiáját öt szakaszban hajtották végre, amelyek mindegyike a dubjai kormányzati szervek különböző csoportjaiból áll. Ezek az entitások több mint 1800 digitális szolgáltatást és több mint 10500 kulcstranzakciót biztosítanak. Az ötödik szakasz végén a stratégiát teljes mértékben végrehajtották mind a 45 dubaji kormányzati szervezetben.
Az entitások közötti együttműködés lehetővé tette az ügyfeleknek nyújtott folyamatok és szolgáltatások automatizálását, ami 336 millió lappal csökkentette a papírfelhasználást. A digitalizáció hozzájárult a lakosok élményének javításához a Dubai Now alkalmazáson keresztül, amely több mint 130 Smart City szolgáltatáshoz tesz hozzáférést 12 fő kategóriában.
A dubaji kormány azt tervezi, hogy a következő öt évtizedben fejlett stratégiákat valósít meg Dubaj digitális életének megteremtésére és fokozására.
Befolyása a magánszektorra
A dubaji papírmentes stratégia nem korlátozódik a kormányzati műveletekre; a magánszektorra is mélyreható következményekkel jár. A vállalkozások profitálnak az egyszerűsített folyamatokból, a gyorsabb jóváhagyásokból és a kormányzati szolgáltatásokhoz való jobb hozzáférésből, elősegítve a növekedés és az innováció számára kedvezőbb környezetet.
A magánszektoron belül még mindig van tennivaló; azonban az utóbbi időben érdekes fejlemények történtek.
Dubaji repülőtér: 2023 novemberétől a dubaji repülőtér új fejlesztéseket jelentett be, hogy megkönnyítse az utasok áthaladását a beléptetésen és a biztonsági kapukon. A 3-as terminál papírmentessé válik, ami azt jelenti, hogy az utasoknak nem kell dokumentumokat bemutatniuk beszálláskor. Ehelyett arcnyomat formájában biometrikus hozzáférést biztosítanak az ellenőrző pontokhoz, az üzleti és első osztályú társalgókhoz, valamint a beszálláshoz.
Dubai Taxi Corporation: A Dubai Taxi Corporation elindította digitális átalakítási stratégiai tervét, amely magában foglalja a mesterséges intelligencia, a big data, a továbbfejlesztett rendszerek, a folyamatautomatizálás és a papírmentes kezdeményezések használatát, amelyek lehetővé teszik az olyan funkciókat, mint az ügyfélszolgálat, a virtuális segítségnyújtás, a kereslet előrejelzése, valamint az arc- és hangkezelés. a fokozott biztonság és biztonság elismerése.
Hogyan indítsd el vállalatod a papírmentessé válás útján?
Számos olyan dolog van, amellyel elindíthatja vállalkozását a papírmentes úton, íme néhány közülük:
Digitalizáld a bemenetkezelését
Az első lépés annak biztosítása, hogy minden bejövő papíralapú dokumentum digitalizálásra kerüljön. Ez azt jelenti, hogy meg kell kérni minden olyan személyt vagy vállalatot, amellyel együtt dolgozol, hogy digitálisan küldje dokumentumait. Ez digitális kommunikációs csatornákon, például ügyfélkapukon vagy alkalmazásokon keresztül érhető el, amelyek felváltják a hagyományos levelezést a papírhasználat csökkentése és a hatékonyság növelése érdekében.
Strukturáld át az információ- és dokumentumkezelést
Ha megvannak a digitális dokumentumok alapjai, a következő lépés a dokumentumok és információk kezelési folyamatainak strukturálása. A következőket kell figyelembe vennie:
A beérkező dokumentumokat olyan szoftverrel kell feldolgozni, mint például a vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszer, amely képes dokumentumokat rögzíteni és osztályozni, információkat kinyerni, és ezeket az adatokat strukturált és könnyen visszakereshető módon tárolni. Ez azt jelenti, hogy az információk automatikusan átvihetők egy munkafolyamatba, ami az egész vállalatnál növeli a hatékonyságot.
A felhőalapú tárolórendszerek zökkenőmentes hozzáférést biztosítanak minden adatához online, így nincs szükség papírra. A felhőalapú ECM-rendszerek alkalmazása segít a vállalkozásoknak eltávolodni a fizikai fájlszekrényektől, egyetlen forrást hozva létre az összes dokumentum számára, amely lehetővé teszi kollégáid számára a könnyű hozzáférést és a dokumentumokon való együtt dolgozás lehetőségét.
Digitalizáld a kimenetkezelését
Ugyanúgy, mint ahogy minden bejövő dokumentumnak digitálisnak kell lennie, minden kimenő dokumentumnak is papírmentesnek kell lennie. Érdemes átgondolni, hogy milyen lehetőségeket nyújt a mostani rendszered, digitális munkaterületeket, ahol az alkalmazottak hozzáférhetnek a fájlokhoz, például a digitális fizetési szelvényekhez és a külső partnerek dokumentumaihoz, valamint olyan megoldásokat, mint az elektronikus számlázás a gyorsabb feldolgozás és a környezeti hatások csökkentése érdekében. Gondold át, milyen külső dokumentációkat használsz, és hogyan digitalizálhatod azokat. A modern ECM rendszerek lehetővé teszik, hogy a külső partnerekkel és belső folyamatokkal is együttműködjön, biztonságosan cserélhessen dokumentumokat, biztosítva a bizalmas információk védelmét és csökkentve a dokumentumok cseréjére fordított időt.
Miért nem követed Dubaj példáját?
Dubaj továbbra is új mércét állít fel papírmentes stratégiájával, és a világ többi része is meríthet ihletet ebből a digitális átalakulásból. A mesterséges intelligencia és a Smart City kezdeményezések integrációja bemutatja Dubaj elkötelezettségét a jövő iránt. Dubaj példáját követve a kormány és a vállalkozások egyaránt hozzájárulhatnak egy fenntarthatóbb és hatékonyabb globális környezet kialakításához.
Szeretnéd elindítani a papírmentes forradalmat, és kiaknázni a digitális átalakulásban rejlő lehetőségeket? Keress minket bizalommal!
Keress e-mailen keresztül, vagy látogass el LinkedIn oldalamra.
Forrás: SER