Mivel nyújt többet a vállalati tartalomkezelés a dokumentummenedzsmentnél? 

Cikksorozatunk előző részében bepillantást nyert az olvasó, hogy hogyan jutott el cégcsoportunk a papíralapú iratkezeléstől az elektronikus dokumentummenedzsment rendszer forgalmazásáig, fejlesztéséig.  

Meghatározás: „A DMS mozaikszó az angol Document Management System rövidítése, jelentése: dokumentumkezelő rendszer. Olyan számítástechnikai megoldás, amely az iratok kezelését elektronikus úton oldja meg, egyszerűsítve és gyorsítva ezzel az adminisztrációt. A dokumentumkezelő rendszer feladata elektronikus irattár készítése. Támogatja az akták beolvasását, bevezetését, tárolását, akták tartalom szerinti keresését. Olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejáratukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát.”  

Tekintsük át, hogy mik is az előnyei a DMS rendszernek a papíralapú iratkezeléssel szemben: 

• költséghatékonyság 
• időmegtakarítás 
• dokumentumok bárhol hozzáférhetőek 
• jogosultságkezelés 
• nyomon követhetőség 
• verzió követés 
• egy rendszerben menthető, visszakereshető a teljes vállalati tudás 
• cégspecifikus workflow folyamatok alakíthatók ki 
• integráció más rendszerekkel 

A fentiekben felsorolt előnyök hatalmas lépést jelentenek egy cég életében mikor bevezet egy DMS rendszert. Az idő előrehaladtával ügyfeleink visszajelzései alapján úgy éreztük, hogy még ennél is többre van igény. Ekkor kezdtünk el új megoldást keresni és találtunk rá a németországi SER Solutions International GmbH által fejlesztett Doxis ECM rendszerre. 

Mi is az a vállalati tartalomkezelés (ECM)?  

Meghatározás: Az ECM (Enterprise Content Management) a vállalati tartalomkezelés rövidítése – egy vállalati szintű szoftverplatform, amely biztonságosan kezeli, strukturálja és digitalizálja az információkat. Használhatjuk elektronikus dokumentumok rögzítésére, visszakeresésére, szerkesztésére és megosztására, valamint elektronikus dokumentumok archiválására. 

Akár analóg, akár digitális, minden dokumentumot és adatot hosszú távon olvasható formátumban tárolunk, a megfelelő kontextusban és a törvényi előírásoknak megfelelően. Ideális módja a csapat- és projektmunka kezelésének az SAP-ba és más ERP-rendszerekbe, valamint a CRM-be és a Microsoft Office-ba történő zökkenőmentes integrációval.  

Forrás: https://www.sergroup.com/en/knowledge-center/glossary/what-is-enterprise-content-management.html  

Az ECM rendszer jellemzői: 

• Úttörő – az egész vállalatra kiterjedő digitális átalakulás alapja 
• Átfogó – minden információ, üzleti folyamat egy rendszerben található 
• Rugalmas – gyorsan indítható, könnyen adaptálható és méretezhető 

Az ECM előnyei 

Az ECM-rendszer számos előnnyel jár nemcsak a felhasználók, ügyfelek és üzleti partnerek, hanem az informatikai csapat és az egész vállalat számára. Digitalizálja papíralapú folyamatokat, és segít könnyedén elindulni és eligazodni a digitális átalakulás felé vezető úton – így vállalatod megőrizheti hosszú távú versenyképességét, és leegyszerűsítheti a szervezet minden részének munkáját. 

Miért és hol érdemes használni az ECM rendszert? 

Végső soron minden vállalatnak szüksége van egy olyan platformra, amelyen tárolhatja és megvédheti az információkat, és a lehető leggyorsabban és legegyszerűbben elérhetővé teheti azokat a többi alkalmazott számára.  

Az ECM-rendszereket kifejezetten közép és nagyvállalati szintű használatra tervezték, és gyakorlatilag végtelen számú forgatókönyvben telepíthetők, az egyes részlegektől a teljes vállalatokig. Széleskörű rugalmasságot és méretezhetőséget kínálva az ECM platform könnyen kiterjeszthető több felhasználási esetre, ami azt jelenti, hogy akár az egyes részlegek is csatlakozhatnak és használhatják a szoftvert. 

Az ECM az alkalmazások széles skáláját fedi le, és mindig az adott vállalati területek pontos követelményeihez igazítható. Míg egyes funkciók – például a HR dokumentumok iktatása vagy a szerződések kezelése – meghatározott részlegekre korlátozhatók, a platform más részei továbbra is elérhetők maradnak az egész vállalat számára. Ide tartozik a beszerzés, IT, HR, menedzsment, termelés és fejlesztés, minőségirányítás, számvitel, jogi, értékesítés és még sok más. 

Lépjen be a digitalizáció világába a Doxis segítségével 

A Doxis vállalati tartalomkezelés új utakat nyit az egész vállalatra kiterjedő digitális átalakulásban. 

A digitalizált információ és üzleti folyamatok elengedhetetlen előfeltételei a digitális üzleti modelleknek. A Doxis vállalati tartalomkezeléssel (ECM) egy stratégiai, vállalati szintű digitális transzformációs platformot épít fel, amely bárhonnan és bármikor elérhetővé teszi információs eszközeit. Teljes mértékben digitalizálja a folyamatokat és az együttműködést, hogy átláthatóan és rugalmasan kezelhetők legyenek. A lehető legjobb felhasználói élményt és termelékenységi szintet éri el csapata számára. Kezdje el a digitális átalakulást a Doxis segítségével. 

Egy platform mindenhez 

Legyen szó egyes az részlegekről vagy a teljes üzleti egységről, a vállalatoknak digitális megoldások széles skálájára van szükségük. Miért kellene a nulláról kezdeni? A Doxis ECM segítségével egyetlen szoftvermegoldást kapsz az egész vállalat digitalizálásához. 

• Egyetlen szoftver tetszőleges számú alkalmazáshoz  
• Bárhonnan elérhető az információ 
• Harmonizálja az összes folyamatot a vállalaton belül és azon kívül is 
• A nyelvi korlátok átlépésével biztosítja a zökkenőmentes felhasználói élményt 
• Átfogó képet kell látnod, vagy lépésről lépésre kell egy folyamatot ismerned? A Doxis nem ismer határokat. 

Határozd meg saját digitalizációs stratégiád menetét. A Doxis ECM segítségével azonnal megvalósíthatod az egyedi megoldásokat, és bármikor dinamikusan bővítheted azokat. Új helyszínek? Több információ? További alkalmazások? Nincsenek korlátok, a Doxis rendszeredet a te igényeidnek megfelelően tudjuk kialakítani, keress minket! 

Keress e-mailen keresztül, vagy látogass el LinkedIn oldalamra.