Referencia (tanulságokkal): a 6 évvel ezelőtt bevezetett szoftver máig tartó sikere

Szeptemberben jártam egy régi autóipari ügyfelünknél egy szokásos visszakövetésen. 

(Ha a te dokumentumkezelésedet is a mi szoftvercsomagunkkal teszed hatékonyabbá, akkor számíthatsz arra, hogy 6 év múlva is segítünk.) 

A szoftverbevezetés olyan, mint a gyümölcsfa: ha jól ülteted el és gondját viseled, akkor ahogy telik az idő, egyre több gyümölcsöt hoz. (A hatékonyabb működéssel megspórolt idő és költség hamar nyereségessé teszi a bevezetést.) 

Két visszajelzést felírtam magamnak egyrészt azért, mert jólesők, másrészt mert fel nem tett kérdéseidre válaszolnak. 

A Software Development Team Leadere mondta: 

„6 évvel ezelőtti kiválasztási folyamatnál egyértelműen a szakmailag felmért és versenyeztetett rendszerek közül a DOXIS és az ECMx csapat mellett döntöttem. Ha most lenne ez a tender, és versenyeztetés, újra Rátok, és a DOXIS-re szavaznék.” 

A Pénzügyi Osztály egyik Munkatársa pedig: 

„Napi szinten aktívan benne vagyok a DOXIS-ban, szívesen használom a rendszert. Különösen szeretem azt, hogy az új belépő kolléga is könnyen, gyorsan beletanul a használatába.” 

Az ilyen visszajelzések miatt kezdesz bele bármilyen fejlesztésbe. 

Megmutatom, mit oldottunk meg e céggel közösen és hogyan – és igyekszem mélyebb kontextust adni neki. 

Beszéljünk kicsit az infrastruktúraimádatomról. 

Az úthálózatok szoftveres tanulságai 

Az nem volt „megírva a csillagokban”, hogy egy német cégcsoport (SER Group) kimagasló minőségű dokumentumkezelő szoftvercsomagjának (DOXIS) egyedüli magyar képviselői leszünk… 

…de hamar voltak jelei annak, hogy szeretem a rendszereket, a folyamatokat és a  „dolgok” egymáshoz kapcsolását. 

Gyerekkorom óta lenyűgöznek a térképek. Akkor még papírtérképeket böngésztem, ujjammal rajzoltam az útvonalat egyik várostól a másikig, láttam, hogy Budapest, Berlin, Párizs, London, New York és más nagyvárosok milyen kiterjedt úthálózattal bírnak. Olaszország testén erezetként futnak az utak, melyeket a települések szívként pumpálnak tele emberrel, nyersanyaggal, termékkel és mindenféle gazdasági tranzakcióval. Ma a Google Maps műholdképein még lenyűgözőbb ezt látni. 

Az első tanulságot már gyermekként is láttam: 

1. minél fejlettebb egy város, annál kiterjedtebb az infrastruktúrája (a nagyobb komplexitás általában nagyobb gazdagságot jelent) 

Ez a céges világban is igaz: minél több szoftvert, alvállalkozói megoldást, embert, tudást, automatizmust tudsz hatékonyan és nyereségesen bekapcsolni az üzleti működésedbe, annál termelékenyebb és versenyképesebb leszel. A digitalizált iroda üti a papír alapút (tudd meg, mennyi papírt spórolsz meg a digitális irodával). 

Ám hamar megtanuljuk azt is, hogy ez sem nem magától értetődő, sem nem egyszerű. A németeket régóta csodálom a kimagasló szervezettségük miatt, de még ők is el tudják rontani egy projekt menedzselését.

Sok dokumentumkezelői tapasztalattal leltem rá a 2. tanulságra: 

2. Az implementáción múlik szinte minden 

Máshogy fogalmazva: a nem használt funkció minősége (és megléte) lényegtelen. 

Ennek a megfordítása is érdekes: sok cégnél láthatsz több évtizedes szoftvereket. Már alig használt programnyelven íródott rendszerhez kell fölkutatni valahonnan egy fejlesztőt, a UX (IT-s mércével) kőkorszaki, talán már az egykori fejlesztőcég is megszűnt. Mégis ma is versenyképesen tud termelni vele a cég. 

Miért nem váltanak? 

Ezer cégben ezeregy oka van ennek, az egyik legfontosabbat emelem ki: az új szoftvernek nemcsak „objektíven” kell jobbnak lennie a legacynél (új funkciók v. meglévők fejlesztése, gyorsaság stb.) – hanem le kell győznie a rutinból eredő plusz hatékonyságot (a hazai pálya előnyét). Ez szubjektív mérce (ki mit érez kényelmesnek, ki mit szokott meg), elsősorban nem kódolási feladat, nem feature-ökkel oldjuk meg, hanem a lehető legjobb bevezetéssel. (A sikeres szoftverbevezetés 10 lépéséről itt olvashatsz.) 

Hogyan told ki a méretgazdaságosság határait? 

30-nál is több országban 250-nél több helyszínen 103 000-nél is több munkavállaló: micsoda felfoghatatlan számokat olvashatsz ügyfelünk oldalán. Ez az elektronikai alkatrészgyártással foglalkozó globális cég kb. 3000 főt foglalkoztat Magyarországon – 6 éve DOXIS-t használnak, a sikeres bevezetésben segítettünk nekik.  

Milyen kihívásai vannak egy ekkora cégnek? 

Ügyfelünk nemcsak nagy cég, de ráadásul csúcstechnológiát kutat, fejleszt és készít – a csúcstechnológiában pedig csúcsverseny van globálisan is. Pillants körbe magad körül, hogy erről saját szemeddel győződj meg: elektronikai eszközök vesznek körbe, ráadásul ezek 10 évvel ezelőtt sokkal fejletlenebbek voltak (vagy nem is léteztek). És tudom, hogy negyedévről negyedévre futunk, de kicsit hátralépve bevallhatjuk magunknak: 10 év a gazdaságfejlődésben nem sok idő. 

Gyorsnak kell hát lenniük. 

De tud egy ekkora cég gyors lenni? 

Minden cég sebességét a belső folyamataik fokozzák vagy fékezik. És minél nagyobb egy cég, annál több a folyamat, a lépés, a jóváhagyási kör – és a bürokrácia. Ezt nem akadémiai érdekességként állapítom meg, hanem húsba (és profitba) vágó következményei vannak, ha nem küzdesz folyamatosan azért, hogy a folyamataid felgyorsuljanak. 

Miért? 

Mert a nagyvállalatokat általában a méretgazdaságosságuk határáig növekednek. Lehet, hogy a piaci kereslet, a részvényesi szándék, a kapitalista logika indokolná a még nagyobb céget – de az a plusz X telephely, plusz Y ezer ember már annyi plusz költséggel járna, hogy a profitnövekményt (vagy másfajta mérethozadékot) elvinné. Magyarán: nem éri meg akkorára nőni, ezért az adott cég kisebb marad. A jelenség neve méretgazdaságtalanság. 

A (szerintem és szerinted is) helyes válasz erre: hogyan tudom méretgazdaságossá tenni a még nagyobb szervezetet? 

A projektünk pont erre irányult, bár a dokumentációba nem azt írtuk, hogy „méretgazdaságosság növelése”, hanem: 

• számlaautomatizálás (feldolgozás, jóváhagyás) – SAP interfésszel 
• HR digitalizáció 

Az ügyfél 3000 munkatársa közül 250-et érintett: pénzügyesek, HR-es kollégák, velük közvetlen munkakapcsolatban levők. Ez a szám azt jelenti, hogy 250 ember mindennapi munkájának egy részét kellett kicsit átalakítanunk, tréningekkel segítenünk, majd a használatot utókövetnünk. 

Fontos gondolat, ezért ismétlem: nem akkor sikeres egy bevezetési projekt, ha a bevezetésért felelős csapat és mi egy kényelmes tárgyalóban elégedetten elkávézgatunk – hanem akkor, ha ez a 250 ember a bevezetés után könnyebben és gyorsabban tud dolgozni. Mert ők alkotják a céget, az ő termelékenységük adódik hozzá a vállalat össztermelékenységéhez. 

Tehát a számlaautomatizálást és a HR digitalizálását elvégeztük, szerintem a cikkeink olvasójaként neked nem újdonság, hogy a DOXIS erre képes. 

A autóipari ügyfelünk példaértékűen kommunikált, ezért hozom őket jó példaként: 

A bevezetési kommunikációs stratégia 2 alapvető eleme 

Ügyfelünk bevezetési csapatának elhivatottságát és munkáját nem győzöm dicsérni – 6 éve is lenyűgözött, most is lenyűgöz. 

Miért? 

Mert akarták ezt a projektet, szerették volna, hogy sikeres legyen, ezért nemcsak szorgalmasan dolgoztak, hanem okosan is. A stratégiából 2 kulcselemet javaslok a te szoftverbevezetésedhez is. 

1. Elérték, hogy minden kolléga magáénak érezze az új funkciókat. 

Ha valaki túl „magasra” emelkedett a szervezetben, akkor kötelezővé tenném neki, hogy rendszeresen ebédeljen együtt olyanokkal, akik a cégnél mondjuk csak pár hónapja dolgoznak. Látniuk kell, hogy a színes-szagos prezentációkban egymásnak elmondott fejlesztések hogyan csapódnak le a cég egyes szintjein. 

„Már megint valami hülyeség, amit a vezetőség erőltet” vagy „De jó, hogy ezt bevezetjük, mert könnyíti a munkánkat.” (Szándékos, hogy az első mondatban „ők” erőltetik, a másodikban „mi” bevezetjük, mert a második esetben már a mi ügyünk.) 

Hogyan érjük el azt, hogy a csapattagok magukénak érezzék a projektet? 

Például úgy, hogy minden egyes pozíciónál megszerezzük a „buy-int”: 

• értsük meg, hogy milyen taskokkal van nehézsége, mi tart neki sokáig, mik a mindennapi kihívásai (ne álmodjuk meg a sarokirodából, hogy „ez neked csak 5 perc”, hanem mérjük fel, kérdezzük meg, és derüljön ki, hogy valójában a kolléga délelőttje rámegy arra a „csak 5 perces” kérésre) 
• az újonnan kialakított folyamatok, bevezetett funkciókat fordítsuk le kommunikációban erre a pozícióra 
• és mondjuk el ezt a miértet 

Az „innentől így digitalizáljuk a számlázást” és az „innentől így digitalizáljuk a számlázást, mert [így lesz könnyebb a munkád]” közötti különbség ég és föld. 

Hogyan csinálták ők? 

A belső elektronikus ügyintézésről nemcsak hírt adtak, hanem plakáton és szórólapon egy „Miért jó ez neked?” résznél részletezték a rendszer előnyeit. Például nem kell dokumentumot keresned a Dokumentumtárból (mert az „ezt akarom elintézni” menüpont alatt egységesen a megfelelő formátumot húzza be a Doxis), nem kell személyesen és papíron elvinni az adott doksit a személyügyre, akár otthonról is intézhetők a beadványok, az elbírálásuk felgyorsul. 

Az előtte levő szekcióban kommunikálták, hogy milyen dokumentumokat tudnak már (akár távolról) benyújtani. (Olyan tipikusan HR-es dokumentumokra gondolj, mint a munkaidőről szóló időkimutatás igénylése, munkábajárási támogatás kérése, egyes a szabadságoláshoz kötődő ügyintézések…) 

Azt külön kiemelném, hogy „munkatárs-barát ügyintézésként” kommunikálták – vagyis nem a cég érdemei kerültek fókuszba, hanem a munkatársak. 

2. A lehető legtöbb helyen kommunikálták az új rendszert. 

„De hát már elmondtam” – sok vita kezdődik így. 

Kommunikációs szakemberek megerősítenek engem abban, hogy az számít, amit a másik fél megért. Ehhez nemcsak az kell, hogy érthető legyen az üzenet, hanem az is, hogy egyáltalán eljusson hozzá. 

Ha még nem ismerjük egymást, akkor is feltételezem, hogy a céged érdekes („unalmas” cég nem fejlődik olyan szintre, hogy dokumentumkezelés fejlesztésén gondolkozzon, vagyis nem olvasnád ezt a cikket). Mégis biztosra veszem, hogy egyetlen kollégád sem úgy megy be hétfőn, hogy „na vajon történt-e fejlesztés a munkahelyem dokumentumkezelésében, alig várom, hogy megtudjam”. A saját feladataikkal foglalkoznak, ez teljesen rendben van – de tudnod kell róla, hogy így van. 

Ezért bevezetésnél a helyes stratégia: 

• minél több felületen 
• minél több formátumban 
• minél több alkalommal 
• minél több információt próbálj átadni a fejlesztéseidről 

Hogyan csinálták ők? 

• készült belső céges „szórólap”, amit az irodákban, üzemhelyiségekben és a cég telephelyén bárhol elérhettél 
• szinte ugyanezzel a tartalommal plakátokon kommunikálták a fejlesztést 
• a fejlesztést kommunikáló tálcapapír a cég éttermében (!) 
• a vállalat belső kiadványában írtak róla 
• küldtek hírlevelet  

• minden kolléga kapott tréninget és dokumentációt 
• és természetesen elérhetők maradtunk (6 év után is ott vagyok, kérdezek, segítek) 

Lehetett volna még több helyen kommunikálni? Persze, mindig lehet – de a bevezetés eredményes volt, a rendszert azóta is elégedetten és eredményesen használják. 

Erre a kommunikációs típushibára figyelj 

Nem minden céges esemény (fejlesztés, csapatépítő, stb.) érdekes önmagában – de mindegyik érdekessé tehető. 

A legjobb szándékkal írom: a legtöbb menedzser abban a téves hitben van, hogy akármit csinál a cég, az minden egyes munkatársat vagy vevőt a fanatizmus szintjéig foglalkoztatja. A valóságban viszont nehéz lelkesedni azok iránt, amiket egy átlagos brosúrában leírnak. 

Kár ezért, mert meggyőződésem, hogy a legtöbb cég amúgy érdekes termékeket alkot, izgalmas szolgáltatásokat nyújt. Próbáld ki, hogy egy konferencián beszélgetsz valakivel, aki szerinted a világ legszürkébb iparágában dolgozik – néhány kávé / sör után olyan sztorikat oszt meg veled, hogy amellett sok hollywoodi film is elbújhat. Ilyen-olyan okból nem ezek a történetek szerepelnek a cég kommunikációjában. 

Nem minden érdekes önmagában, de minden érdekessé tehető. 

Miért fontos ez egy modern dokumentumkezelő bevezetésekor? 

Azért, mert a bevezetés, a tréning, a kommunikáció annál sikeresebb lesz, minél jobban sikerül megérteni, hogy egy adott kollégának miért lehet érdekes és fontos a fejlesztés. 

A válasz még a rutinunkkal sem mindig egyértelmű, ezért coachokat,szakértőket is bevonunk, felméréseket csinálunk a cégednél, hogy ne általában az iparágadról legyen fogalmunk, hanem a te cégedről és a te kollégáidról. 

Ez kulcsfontosságú. Tapasztaltam, hogy a kollégáid megnyerése lehet a különbség a sikeres és a sikertelen szoftverbevezetés között. 

Ha úgy gondolod, van miről beszélnünk, akkor írj nekem egy e-mailt és egyeztessünk egy időpontot az első megbeszélésünkre. 

Keress e-mailen keresztül, vagy látogass el LinkedIn oldalamra.