Sikeres komplex projektek csapatmunkában – Hogyan lehetséges a bukásmentes kollaboráció az eAkták segítségével?

A kollaboráció kihívást jelenthet a vállalat számára, amennyiben nem a megfelelő módszerek kerülnek alkalmazásra. Komoly problémák léphetnek fel, melyek akár konfliktusokhoz is vezethetnek a vállalaton belül. Statisztikák mutatják, hogy milyen veszélyekkel jár, ha a gyakorlott módszerek nem hatékonyak.

A nagy mennyiségű információ elosztása a vállalatban különösen megnehezíti a közös munkát, főként, hogy az információ több helyről érkezik.

Az információ 12%-a elektronikus adatbázisokban kerül tárolásra, 20%-uk elektronikus dokumentumok formájában, 26%-uk meglepő módon még mindig papíralapon, és ami a legveszélyesebb: 42% csak „a munkatársak fejében” található meg.

Ennek köszönhetően komoly problémák lépnek fel a vállalatban: a munkaidő 30%-a arra pazarolódik el, hogy a munkatársak a szükséges információt keresik. Ez a keresési idő megfelelő vállalati tartalomkezeléssel 80-90%-al csökkenthető.

Az ECMx megoldása: Bukásmentes kollaboráció elektronikus akták segítségével

Az elektronikus akták mindegyike – a papíralapúakhoz hasonlóan rendelkezik fedőlappal. A papíralapú aktákkal ellentétben azonban az eAkták fedőlapja nem csak statikus, hanem dinamikus információkat, illetve igény szerint más rendszerből származó információkat is tartalmaz. Az aktákban bármilyen típusú információ tárolható, formátumtól függetlenül. Az elektronikus akták ún. élő akták, hiszen miután az információ elhelyezésre került bennük, különböző folyamatokban felhasználhatóak, határidők, feladatok, stb. adhatóak meg.

Az ECM rendszer kollaboratív információs platformként működik. Központi hozzáférést biztosít a projektet érintő adatokhoz és dokumentumokhoz, közös strukturálást, kezelést és dokumentálást tesz lehetővé. A rendszerben több, mint 250 lehetséges formátumban tárolhatóak információk és a találati listák modernek, átláthatóak, így jelentősen megkönnyítik a szükséges információ elérését. A folyamatok a rendszeren belül irányíthatóak, ellenőrizhetőek és értékelhetőek.

Külsős munkatársak integrálása virtuális projektszobákon keresztül

Hogyan osztanak meg jelenleg információt a vállalatban a projekt külső résztvevőivel? A válasz a kérdésre a legtöbb esetben email illetve Dropbox. Ezek a megoldások nem csak veszélyesek, hanem újból előhozzák a már említett problémákat pl. melyik a dokumentum éppen aktuális verziója, valamint a legaktuálisabb jogszabályi előírásoknak sem felelnek meg.

A Doxis4 lehetőséget biztosít a külsős résztvevőkkel történő kollaborációra az iRoom-ban, mely a rendszer virtuális projektszobájaként működik. Az iRoom az alábbi lehetőségeket kínálja a felhasználók számára:

• a projekt résztvevőinek szerepei definiálhatóak
• jogosultságok szabhatóak ki (csak olvasás/szerkesztés, stb.)
• a fájlok, dokumentumok akár gyors hozzáféréssel, a webCube-on keresztüli linkkel is megoszthatóak
• az adatokhoz, dokumentumokhoz, aktákhoz bárki, aki jogosultsággal rendelkezik hozzáférhet, és mindig az aktuális verziót láthatja
• a határidők betartása különös fontossággal rendelkezik
• elérhető a kommentárfunkció – mely átláthatóvá teszi a folyamatokat, észrevételeket
• a folyamatok közösen irányíthatóak, ellenőrizhetőek és értékelhetőek.

Az eAkták segítségével történő kollaboráció előnyei:

• a projektakták minden érintett számára hozzáférhetőek
• a projekt előzményei és a feladatok követhetőek
• real time közös munka külsős felhasználókkal
• jelszavas védelem
• könnyű felhasználói interfész
• átláthatóság
• jogbiztonság

Forrás: www.ser-solutions.com