ECM, BPM, DMS és a többi- rövidítések a dokumentum-, és tartalomkezelés területéről
Mindennapjainkat körülveszik az újabbnál újabb, hangzatos szavak, melyek ráadásul sokszor nem is kapnak magyar fordítást, hiszen vagy technikai jelentéssel bírnak, vagy jobban hangzanak az eredeti nyelvükön. Ennek tetejébe még általában rövidítésüket használjuk, ami sokszor megnehezíti a megértést. Persze ha látjuk a rövidítés eredeti alakját, akkor értelmet nyer. Összegyűjtöttünk néhány, a tartalomkezeléssel kapcsolatos, és hasznos rövidítést, melyekkel érdemes tisztában lenni.
DMS- Document Management System
Ahogy a neve is tükrözi, ez maga a dokumentumkezelés. Papíralapú, fizikálisan megjelenő dokumentumok digitális változatai, melyeket strukturálva, egy rendszer szerint tárolunk, majd ennek megfelelően kulcsszavak és egyéb indexadatok (pl.: eltárolás időpontja, létrehozó személy, fontosság) alapján könnyen és gyorsan előkereshetünk. Fő célja, hogy az információk biztonságosan tárolódjanak, emellett pedig könnyen előkereshetők legyenek.
BPM- Business Process Magamegement
Az üzleti élethez nem csak hogy hozzátartozik, de szerves részét képzik a folyamatok. Számos előre definiált folyamat segíti a cégek mindennapjait, gondoljunk csak a szerződéskezelésre, számlafeldolgozásra, vagy megrendelésekre. Ezek általában egy rendszer szerint működnek, ugyanazok a számlajóváhagyók és ugyanazon felhasználók indítják el a megrendelést. A folyamatok nagy része könnyen automatizálható is. Sokszor adódhat azonban váratlan esemény, ami megkívánja a strukturált workflow módosítását. Ilyen például az, ha valami hiba van a számlával, módosították az ajánlatot, vagy módosult a megrendelt áru mennyisége. Ilyenkor ezeket a tényezőket beleágyazhatjuk a már meglévő rendszerbe. Olyan is akad, amikor egy egyedi folyamatot kell létrehozni. Gondoljunk csak egy váratlan meghibásodásra, amely miatt szerelőt kell hívni az irodába, és neki kell egy számlát kiállítani. Ezeket nevezzük ad-hoc folyamatoknak. A rendszert pedig ami mind az előre definiált, mind pedig az ad-hoc jellegű folyamatokat kezelni, és összekapcsolni is képes hibrid folyamatnak nevezzük.
ECM- Enterprise Content Management
Az ECM pedig nem csak, hogy ötvözi a DMS és BPM funkcióit, és feladatait, számtalan- a vállalat megfelelő működéséhez elengedhetetlen- funkcióval egészül ki. Ezek közé tartozik még az adatmegosztás. Ha létrehozunk, majd eltárolunk egy dokumentumot, az általában a vállalaton belül mások munkáját is érinti, így egy programon belül tárolhatjuk el, és tehetjük lehetővé mások számára, hogy megkeressék az adott dokumentumot. DE kik azok a mások? Joggal merül fel a kérdés, hogy ki és hogyan láthatja a céges információkat, melyek sok esetben titkosak is. Az ECM egy másik fontos funkciója a jogosultságkezelés, mellyel biztosítani tudjuk a felhasználók számára, hogy a munkájukhoz szükséges információkhoz hozzájussanak, de ne fordulhasson elő a véletlen adattörlés vagy módosítás lehetősége. Ezt nem csak a jogosultságkezelés, de a verziókövetési funkció is elősegíti.
TCM-Team collaboration Software
A létrehozott, eltárolt és megosztott dokumentumokat sok esetben nem egyetlen személy kezeli, így fontos lehet a TCM szerepe a vállalatban. Ezek a rendszerek nem csak a dokumentumok közös elérésére szolgálnak, de megkímélik a felhasználókat a verziózásból adódó adatvesztéstől és az információhiánytól ami a nagyobb csapatok esetén fordulhat elő. A közös szerkesztésen felül lehetőséget ad a hozzászólások, és az egy programon belüli kommunikációra is. A feladatok ezáltal követhetővé, a folyamatok átláthatóvá válnak.
OCR-Optical Character Recognition
Az optikai karakterfelismerő rendszereket gyakran alkalmazzák a DMS programokkal együtt, illetve építik be az ECM szoftverekbe is. Egy ilyen rendszer lehetővé teszi szkennelt dokumentumokról való adatkinyerést. Így például, ha megtanítják a rendszert, hogy az egyes információkat (például számlaszám, partner neve, stb.) hol találja a számlán, és milyen kulcsszavakkal egészülnek ki az adatok, akkor a szkennelést követően a rendszer automatikusan ki is tölti ezeket az adatokat, így megkímélve a felhasználót a rengeteg manuális adatrögzítéstől.
