Három információ menedzsmenti trend, amik 2019 üzleteit vezetik majd

Olvasási idő: 5 perc

John Naisbitt egyszer ezt mondta: A trendek, csak úgy mint a lovak, könnyeben vezethetők abba az irányba, amelyen haladnak. – és igaza volt. Idén 3 információ menedzsmenti trend bontakozik ki, olyannyira, hogy a vállalatok már nem engedhetik meg maguknak, hogy ne csatlakozzanak. Ahhoz azonban, hogy igazán nagy hasznát vehesse ezeknek a trendeknek két dolgot tudnia kell: hogy hogyan lesznek hatással az üzletére és hogyan profitálhat a legtöbbet belőlük.

#1 Tartalom elemzés mesterséges intelligenciával

Semmi kétség. A mesterséges intelligencia és a tartalom elemző technológiák már nem a távoli jövő eszközei. Sőt, mi több, szinte a küszöbön vannak. 2018-ban a Forrester riportja szerint, a tartalomelemzés eddig érintetlen forrás volt, és az automatizáció, elemzések, adat kinyerés lehetőséget biztosítanak, hogy megoldják ezt a problémát. Például a mesterséges intelligenciával foglalkozó technológiák – csak úgy, mint beszéd felismerés, virtuális asszisztensek, és tanuló gépek- 5 éven belül készen állnak majd az általános elfogadottságra és hatalmas előnyünk származhat belőle.

Ahhoz azonban, hogy valóban nagy hasznunk lehessen a mesterséges intelligenciából, nem csupán nagy mennyiségű adat szükséges, de ezeknek kiváló minősége is elengedhetetlen. Míg sok vállalkozás nagy lépéseket tett az információk digitalizálása terén, a kihívás most az, hogy ezt a hatalmas mennyiségű adatot elérhetővé tegyük a tartalomelemző rendszerek számára. Azonban nehéz biztosítani a szükséges forrásokat, ha ezek az adatok elszigetelve vannak vagy egy raktár mélyén hevernek.

Mi lehet a megoldás? Ideális esetben a cég már rendelkezik egy intelligens információ menedzsment megoldással: tartalomkezelési platformmal (CSP). A tartalomelemző módszerek egy tanuló gépeket és tartalmi osztályozásokat, kategorizálásokat használva segíthet a vállalatnak, hogy kiigazodjon a strukturálatlan adatok között. Amikor például egy ügyfél hívja a forróvonalat, egy szerződés után érdeklődve, a mesterséges intelligenciával ellátott tartalomkezelési felület azonnal azonosítja az ügyfelet, majd az ügyhöz és kontextushoz rendeli a szükséges információt. Ez a tartalomkezelési felület (CSP) biztosítja a legrelevánsabb, legmegfelelőbb szerződéseket, vásárlásokat, panaszelőzményeket stb., annak érdekében, hogy az a leggyorsabban és hatékonyabban válaszolhasson az érdeklődőnek.

A tartalomkezelési felületek abban is segíthetnek, hogy leselejtezze a már lejárt vagy lényegtelen adatokat. Ezzel elősegítve a magas adat minőség megtartását, illetve a félrevezető következtetések elkerülését. Amint Ön készen áll a mesterséges intelligencia használatára, ki akarja majd használni a benne rejlő lehetőségeket- és a tartalomkezelési felületek éppen ehhez teremtik meg az alapokat.

#2 Tartalmi együttműködés- Itt az idő, hogy összekapcsolja az elszigetelt adatokat.

A tartalom összekapcsolás, elmúlt években került előtérbe, hiszen nagyszerű megoldást biztosít az adatok egyesítésére. És hogy miért nyújt számtalan lehetőséget a vállalkozása számára: számos tárolási helyről keresi meg a tartalmi elemeket, így lehetővé teszi a felhasználók számára azok elérhetőségét, mintha csak egy helyről származnának. A tartalom tárolásának helyétől függetlenül garantálja, hogy a cége minden adatához könnyen és egyszerűen hozzáférhessen.

Az információkat „szétszórva”, különböző programokban és archive rendszerekben való tárolásával nagy kockázatot vállal a cég. Hogy miért? A legfőbb ok az adat elérés és titkosítás-ezek játsszák majd a legnagyobb szerepet a tartalom kezelés és használat során. A Gartner piackutatói egyetértenek abban, hogy a digitális titkosítás az év legnagyobb trendjei közé tartozik. És semmi kétség. 2018 májusa óta az EU GDPR arra kötelezte a vállalkozásokat, hogy nem csak hogy tudják, hogy hol tárolják adataikat, de számos adat törlési követelménynek kell megfelelniük.

Az adat egyesítés- mint a tartalomkezelési platform része- lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy gyorsan azonosítsák adataikat, elkerüljék a duplikálást és előírásoknak megfelelően töröljék azokat. A metaadatokkal ellátott tartalmak sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá teszik az információk kezelését és keresését. Egy másik kulcsfontosságú előny: lehetővé teszi az információk- és ezáltal a folyamatok- teljeskörű, 360 fokos áttekintését.

#3 Kollaboráció- az örökérvényű trend

Ha egy népszerűségi verseny lenne a menedzsment trendek között, a kollaboráció minden alkalommal elnyerné a trófeát. Egyik oldalról a felhasználók (mind belső és külső felhasználók) állandóan változó igényeivel kell szembenéznünk, akinek ráadásul zökkenőmentes és biztonságos kollaborációs tereket és folyamatokat kell biztosítanunk. Másrészről pedig lehetővé kell tenni a használhatóságot és praktikusságot. A felhasználóknak meg kéne tapasztalniuk, hogy a vállalati kollaboráció mennyivel hatékonyabb és egyszerűbb módszer az információk megosztására ahelyett, hogy fájl megosztó oldalakat vagy e-mailes kommunikációt használnának. Egy 2017-es felmérés kimutatta, hogy a felhasználók 78%-a használt már nem biztonságos alkalmazást.

A vállalkozások nagy kihívása, hogy olyan vállalati kollaborációs megoldást állítsanak fel, amely nem csak a fogyasztókkal és beszállítókkal való közös munkához tud hozzájárulni, de a project partnerekkel, szakértőkkel, fejlesztési partnerekkel stb, is képes legyen együtt dolgozni. Ráadásul a világ minden tájáról minden résztvevő ugyanazokat a dokumentumokat láthatja, miközben átlátható és természetesen biztonságos felületet is nyújt. A fájl megosztó rendszerek egyszerűen elbuknak ezen a téren. Főleg, amikor adat felügyeletről, titkosításról van szó.

A virtuális project és adat tereket- mint kollaborációs megoldásokat- hozzáadva a tartalomkezelési felülethez, egy új lehetőség nyílik arra, hogy kielégíthessük a növekvő kollaborációs igényeket. Ebben a megosztott térben a felhasználók létrehozhatják, rendszerezhetik és módosíthatják a dokumentumokat, feladatokat, folyamatokat. Mindenki ugyanazokkal az adatokkal dolgozhat. Külső résztvevőket is be lehet integrálni a folyamatokba, anélkül, hogy az információk biztonságát veszélyeztetnénk és az adatvesztés kockázatával sem kell számolnunk. A felhasználók mindig tudják, hogy mely feladatok tartoznak hozzájuk, miket kell elvégezniük, milyen határidőkkel. A magas szintű használhatóságnak köszönhetően az e-mailes rendszerek nagy rajongói is elismerik, hogy itt az ideje a következő generációs együttműködésnek. És ez rengeteg jó dolgot jelent a vállalatok számára, mint például boldog, elégedett felhasználókat.

2019 három digitális tartalom kezelő trendje- Mesterséges intelligencia- tartalmi együttműködés és kollaboráció – igazi értéket teremtenek a vállalatok számára, és segítenek az információk kezelésében és szervezésében.

A jövő most van- ne szalaszd el

Ahogy megtervezzük a digitális információ menedzsment programtervünket a 2019 évre, bölcs dolog követni John Naisbitt tanácsát, hiszen még nem késő, hogy megalapozza a jövő-biztos és innovatív információ kezelési rendszerét.

Forrás: SER Group