Az e-mail 5 legfőbb kockázata

olvasási idő: 5 perc

1971, New York: Ray Tomlinson elküldi az első e-mailt kollégáinak. Az elektronikus levél feltalálója sosem gondolta volna, hogy manapság napi 293,6 milliárd e-mailt küldünk el. A legtöbben persze a munkájuk kapcsán kapnak és küldenek elektronikus leveleket. Szerződések, megállapodások, szállítói árajánlatok, számlák, kapcsolattartás az ügyfelekkel és még sorolhatnánk. Ezek az üzenetek számos üzleti folyamatban nélkülözhetetlenek. Ugyanakkor az e-mail forgalom hatalmas kockázatokkal járhat. Milyen veszélyekkel kell szembenéznünk? És ami fontosabb: hogyan kerülhetjük el őket?

• Kétséges folyamatok

A szállító a feltételek megváltoztatását, illetve egy új árajánlat kérését e-mailen keresztül nyújtotta be. Sajnos mivel a tárgyra már nem emlékszik, a levelet többször továbbították, emiatt a feladó sem egyértelmű, ezért a csapat postafiókokon keresztül kezdi el keresni, illetve a vállalaton belül próbálnak körbe telefonálni. Nem csak hogy a munkatársak értékes idejét rabolta a feladat, de a szűk határidő miatt az árajánlatot is elbukta a cég.

A megoldás az automatikus e-mail archiválás. Így az újonnan beérkező üzenetek közvetlenül a megfelelő környezetbe érkeznek. Ez azt jelenti, hogy például az ajánlat a szállítói fájlok között, az ügyfél dokumentumai pedig a saját aktájában tárolódik le. Az intelligens osztályozások lehetővé teszik az e-mail tartalmának felismerését és automatikusan hozzárendelik egy aktához. Ezekben az aktákban nem csupán az e-mailek és a hozzájuk tartozó mellékletek találhatók meg, hanem minden korábbi levelezés, megállapodás és releváns információ.

• Elavult információk

A vállalkozás szempontjából releváns információk nemcsak az e-mailben találhatók meg. Az e-mail gyakran csak szerződés-tervezetek, projekttervek, tervrajzok, árajánlatok és más csatolt dokumentumok eszközéül szolgál. Mindezen e-mailek és mellékletek esetén ki tudja, melyik verzió a legújabb? A naprakész dokumentumok nélkülözhetetlenek, hiányuk hibákhoz vezethet, például a termelésben, de az adminisztratív folyamatokban is, például a szerződés előkészítésében. Ahelyett, hogy a dokumentumok másolatait csatolja az elektronikus leveleihez, egy ECM rendszer verziókövetés funkciójával könnyen átláthatóvá kerülnek a dokumentumok módosításai.

• Munkatársak hatékonysága

Az e-maileknek alapvetően üzeneteket kellene továbbítaniuk. Ki ne találkozott volna hosszú címzett és feladatlistával ellátott e-mailekkel? Honnan tudhatjuk, hogy a feladat elvégzésre került-e? És mi van akkor, ha egy adott feladaton egyszerre többen is elkezdtek dolgozni? Az egész egy nagy káosszá alakulhat át. Azonban egy ECM rendszer sokkal átláthatóbbá és hatékonyabbá teheti ezeket a folyamatokat és feladatokat. A Doxis4 ECM rendszerben például az egyes feladatok bizonyos személyekhez vagy csoportokhoz vannak rendelve. A felelős nem csupán teendőit látja, de a hozzá kapcsolódó, releváns dokumentumok, megjegyzések, határidők is hozzá vannak kapcsolva. A munkatársak feladatai és munkaleterheltségük is könnyen átlátható, így a folyamatok is optimalizálhatók.

• Sérült képek és büntetések

Az üzleti titkok védelméről szóló EU-irányelvek tovább bővülnek. Elképzelhető, hogy egyik munkatársunk véletlenül olyan bizalmas e-mailt továbbít egy vállalaton kívüli személynek, mint szerződések vagy szabadalmi információk. Hasonló kockázat az ügyféladatoknál is előkerülhet: gondoljunk csak a GDPR adta előírásokra. Mi történik például akkor, ha rossz személynek továbbítjuk a személyes adatokat tartalmazó üzenetet? Az ilyen és hasonló eseteket komoly eljárások és büntetések is kísérhetnek.

Ha adatait meg szeretné védeni, akkor egy hitelesített vállalati tartalomkezelő rendszerrel könnyen megteheti. A Doxis4 például teljesíti az audit-kompatibilis archiválás követelményeit és az EU GDPR előírásait. Az itt archivált dokumentumok, adatok és e-mailek védettek mindenféle illetéktelen hozzáféréstől. Pontosan dokumentálja azt is, hogy ki olvassa, dolgozza fel vagy törli őket. Az e-mailek archiválása és Doxis4-ben való eltárolása után nyugodtan  eltávolíthatja az üzeneteket a szerverről – a véletlen üzenetküldés többé nem lehetséges.

• Hátrányos adózás

Az üzleti vállalkozással kapcsolatos e-maileket kereskedelmi levelezésnek tekintik – és mint ilyenek a jogi megőrzési követelmények hatálya alá tartoznak. Ha eddig elektronikus leveleket kellett keresnie, vagy akár törölnie kellett azokat, a következő adóellenőrzés költséges lehet: a késedelmi bírságoktól a könyvelés elutasításáig, az azt követő becslésekkel és az adókedvezmények visszavonásával járhat. Ez azonban elkerülhető lenne: Az e-mail archiválás itt is hasznos lehet. Doxis4 az adózás szempontjából releváns e-maileket és mellékleteket az ellenőrzésnek megfelelő módon archiválja. Az ECM rendszer automatikusan betartja a törvényes megőrzési időszakot, így az e-maileket nem lehet túl korán törölni vagy megváltoztatni.

Forrás: SER Group