Az agilis folyamatok alapjai: Digitális információkezelés
Cége már régóta maga mögött hagyta a papíralapú adattárolás korát? Dokumentumai és folyamatai is kizárólag digitálisak?
Ha igen, akkor Ön már megtette az első lépéseket, és lefektette az alapokat egy biztonságos és intelligens folyamatokkal gazdagított vállalkozáshoz. És hogy mi a következő lépés? Nem más, mint a folyamatok agilissá tétele. Ez elősegíti az üzleti modellekhez elengedhetetlen rugalmasságot és nagyobb sebességet is biztosít.
Az agilis folyamatok megértéséhez nagyszerű példa az ügyfélszolgálat, hiszen a mai világban egyre fontosabb szerepet tölt be a vállalati életben. Az ügyfelek szinte már csak e-mailben küldik igényeiket, problémáikat, illetve internetes űrlapokon keresztül kommunikálnak a cégekkel. Az online kommunikáció azonban megköveteli a gyors reakciókat, és az egy napon belüli válaszidőket. A több napig elhúzódó válasz konfliktusokhoz vagy akár ügyfélvesztéshez is vezethet.
Az agilis folyamatmenedzsment nagy szerepet játszik abban, hogy a megkereséseket gyorsan és kiválóan feldolgozzák. A legmodernebb vállalati tartalomkezelő platformok – így például a Doxis4 is-felhasználható az „élő” folyamatok feltérképezésére – olyan folyamatokat hozhatunk létre, amelyekben az ismétlődő lépések, standard folyamatok kiegészíthetők eseti, azaz ad-hoc jellegű elemekkel a rugalmasabb felhasználásához. Késedelmes kiszállítások? Hiányzó vagy sérült tételek? Helytelen számlaösszeg? Minden eset más és más alkalmazottat vagy szerződő feleket igényel a probléma megoldására. Ezt követően az információt visszajuttatják az ügyfélszolgálatnak, aki a várt gyors választ adhatja az ügyfélnek.
Az ilyen típusú rendszer hatalmas előnye, hogy a munkatársak semmit nem felejthetnek el, hagyhatnak ki véletlenül, hiszen minden tevékenység, lépés és feladat átláthatóan dokumentálva van. Az ECM-alapú folyamatkezelő megoldás nemcsak a megfelelő alkalmazottak bevonását biztosítja, hanem azt is, hogy megkapják az ügymenet feldolgozásához szükséges és releváns információkat.
Panasz esetén a megfelelő ügyfélaktába mutató hivatkozás biztosítja az ügy áttekintéséhez szükséges összes dokumentumot. Ez akár a megrendelés visszaigazolásától, a szállítási megrendelésen át a teljesítés–igazolásig sok mindent magába foglalhat.
A megoldás egyetlen célt szolgál: elégedett ügyfelek és üzleti partnerek. A gyors válaszidők és a minőségi munkafolyamatok a digitális kor irányába terelik vállalkozását.
