A digitális szerződéskezelés üzleti előnyei
Olvasási idő: 3 perc
A vállalatok méretüktől és ágazatuktól függetlenül sokféle szerződést kötnek: a foglalkoztatási és ingatlan-szerződésektől az ügyfelekkel és beszállítókkal kötött szerződésekig. Ezeket a szerződéseket hosszú távon archiválni kell, de emellett könnyen elérhetőknek is kell lenniük.
A globalizáció szintén hozzájárul a követelmények növekedéséhez: A nemzetközi partnerekkel kötött szerződéseknél a vállalatoknak figyelembe kell venniük a különféle jogrendszereket és politikai tényezőket. Így a szerződések gyakran összetettek, többnyelvűek, és számos kiegészítést, mellékletet tartalmaznak.
Hogyan működik a digitális szerződéskezelés?
A Nemzetközi Szerződés- és Kereskedelmi Társaság becslése szerint a szerződéskezelés hiánya miatt a vállalatok évente átlagosan kilenc százalékot veszítenek bevételükből. A központosított, digitális szerződéskezelés megakadályozhatja az ilyen veszteségeket, ha a szerződéseket és az összes hozzá kapcsolódó dokumentumot digitális fájlokban és archívumokban tárolja. Ezek az e-fájlok dokumentálják a szerződés teljes életciklusát az előzetes tárgyalásoktól a szerződés aláírásokon át, a felmondásig és archiválásig.
A digitális szerződéskezelés üzleti előnyei
Valamennyi iparág vállalatai élvezhetik a digitális szerződéskezelés következő előnyeit:
Információszolgáltatási képesség
Ha a szervezeti egységek külön-külön kezelik a szerződéseket, az megnehezíti a hozzáférést és információvesztéshez vezethet. A vállalati szintű, központosított archiválás révén a digitális szerződéskezelés összekapcsolja az összes szerződést, amely különböző csatornából és rendszerekből tartalmaz releváns információkat. Így az összes információ egy helyen tárolódik. Segítségével a vállalat alkalmazottai jobb információs alapokkal rendelkeznek. Ez lehetővé teszi számukra, hogy gyorsabban és tájékozottabban szolgáltassanak információt, valamint jobb döntéseket hozhassanak. Ez végső soron növeli a munkafolyamat sebességét, agilisabbá és rugalmasabbá téve a vállalatokat.
Költségkontroll
Sok szerződés, különösen a szoftverszolgáltatások esetében, automatikusan meghosszabbodik, ha nem mondjuk le. A digitális szerződéskezelés segít a felhasználóknak elkerülni az ilyen hibákat. A határidők és a szerződéses feltételek mindenkor átláthatók és automatikusan emlékeztetik a felhasználót a szerződések felülvizsgálatára, jóváhagyására és felmondására.
Átláthatóság
A szerződéses folyamatok során minden minden lépésnek nyomon követhetőnek kell lennie. A változásokat és döntéseket dokumentálni és ellenőrizni kell – akár évekkel később is. A digitális szerződéskezelés archiválja a szerződés előzményeit. Ez nagyobb jogi biztonságot nyújt, mivel a vállalatok bármikor bizonyíthatják a szerződések, tárgyalások és döntések betartását.
Jobb összkép
Egy olyan szerződést, melyet többen szerkesztenek, és több ember számára is elérhetőnek kell lennie, hozzáférés korlátozással tudunk védeni. Ennek eredményeként a vállalatok képesek csökkenteni az adatvesztéssel járó pénzügyi kockázatokat.
A folyamatok optimalizálása:
A digitális szerződéskezelés megkönnyíti a jelentések elkészítését az üzleti elemzésekhez, ami bár közvetett módon, de költség-haszonnal jár. Az ellenőrző terület bármikor áttekintést kaphat a jelenleg érvényes szerződéses feltételekről, így lehetővé teszi a jobb likviditási tervezést és elősegíti a folyamat hatékonyságát.
Hiba minimalizálása
A digitális szerződéskezelési alkalmazás integrálható más programokba is, például az SAP vagy a Microsoft Office rendszerekbe. Ez lehetővé teszi az adatok közvetlen feldolgozását anélkül, hogy a felhasználóknak két alkalmazás között kellene kattintgatnia. Egy másik előnye, hogy automatikusan frissíti az adatokat a megfelelő alkalmazásokban. Így ha az egyik rendszerben módosul egy adat, az automatikusan és azonnal módosul a másik rendszerben is.
Kezelje szerződéseit digitálisan és érje el a nyújtott előnyök mindegyikét.
További információ: DOXiS4 szerződéskezelés
Forrás: SER Group
