Cégeladás – cégépítés
Cikksorozatunk korábbi részében áttekintést adtunk cégcsoportunk átalakulásáról.
Egyszer régen a cégcsoportunk papír alapú iratkezeléssel foglalkozott ügyfeleink megbízására. Hogy nézett ki ez a folyamat, mit is takart ez a feladat?
| Megjegyzés boxokban olvashatsz megoldási lehetőségeket, hogy hogyan kezeli az adott problémákat most az ECMx Kft. Doxis szoftvere. |
Bérirattárolás, iratrendezés, selejtezés, archiváló dobozok forgalmazása
A bérirattárolás megrendelőink iratainak tárolását jelentette, mely a következő munkafolyamatokat tartalmazta:
- megrendelőnk telephelyről irattárainkba történő iratanyag beszállítását
- tételes átadás – átvételi jegyzőkönyv készítését
- iratnyilvántartás készítését
- beszállított iratok rendszerezését, polcra helyezését
- selejtezési idő elérkezésekor folyamatos selejtezést
A dobozolt iratokat saját irattárunkban jogszabály szerinti teljes felelősséggel megőriztük. Eseti írásos megkeresés alapján eljuttattuk a kért anyagot megrendelőnkhöz. Nagymennyiségű iratanyag áttekintésének szükségessége esetén /pl. hatósági ellenőrzés/ a betekintésre jogosult /jogszabály vagy megrendelő felhatalmazása alapján/ személyek részére az iratanyag átvizsgálása céljából időpontot és helyiséget biztosítottunk.
A bértárolás ideje alatt az iratmegőrzéssel kapcsolatos összes feladatot elláttuk (pl.:selejtezés, megsemmisítés, irattár karbantartás, levéltári átadásra való előkészítés, átadás, folyamatos adatszolgáltatás, stb.).
| Megjegyzés: Doxis rendszerben számítógépén kezelheti cége összes dokumentumát, tudását (tárolás-visszakeresés-workflow folyamatok) |
A bérirattárolás mellet az ügyfeleink által meghatározott helyszínen is vállaltunk iratrendezést. A rendezést igény szerint, a cég számára legmegfelelőbb módon végeztük, hogy senkinek ne okozzon gondot az iratkezelés a továbbiakban. A rendezésnek három szintje van (tétel szintű, darabszintű, lapszintű). Ha egyszer rendezve lett minden irat, utána már rendkívül egyszerű volt a rend betartása is.
Irattári jegyzék, terv, iratkezelési szabályzat készítése az iratok rendszerben történő tárolására szolgál, ezzel elősegítve gyors visszakereshetőségüket. A papír alapú iratkezelés során fontos szempont az is, hogy mely dokumentumot mennyi ideig kell őrizni, és mikor válik selejtezhetővé, az irattári tervben ezt is pontosan kell definiálni. Az a jó irattári jegyzék, mely gyorsan áttekinthető és érthető szerkezetű.
| Megjegyzés: a Doxisban kialakíthatja a saját cégére jellemző dokumentum és akta osztályokat, ezzel megkönnyítve tárolást és visszakeresést. |
A selejtezés célja, azon iratokat kiválogatása, melyekre ügyviteli szempontból már nincs szükség és melyek a hatályos jogszabályi előírások szerint már megsemmisíthetők.
| Megjegyzés: ma már a selejtezési folyamat a Doxis rendszer életciklus menedzsmentjével automatizálható. |
A megsemmisítés előtt az iratokról típusonként és évek szerinti csoportosításban jegyzéket készítettünk. Ezáltal a felesleges iratok nem lassították a mindennapi munkát, nem foglalták a helyet ügyfeleinknél.
Az archiváló anyagok azok a dobozok, kartonok melyekben tárolva papír alapú dokumentumaink akár évtizedekig is képes megőrizni eredeti állapotát.
| Megjegyzés: a dokumentumok Doxisban történő tárolásával polcai felszabadulnak, hiszen nincs szükség a papíralapú tárolásra. |
Vajon miért döntöttünk amellett, hogy a több évtizede nyereségesen működő papír alapú üzletágunktól megválunk és egy új területet helyezünk a fókuszba, a vállalati tartalomkezelést?
Mind az üzleti világunk mind pedig magánéletünk a papírmentesség irányába tart. Úgy láttuk, hogy rövidesen jóval kevesebb lesz a papír, mely a mi munkánkra is kihatással lesz.
A világ változására nekünk is változással kellett reagálnunk, ha ügyfeleink igényeit ki akartuk elégíteni, és talpon akartunk maradni. Olyan területet választottunk melyben kollégáinknak már volt tapasztalata, azonban mégis új és gyorsabb megoldást jelent ügyfeleink dokumentumkezelési problémáira modern – és jövőbe mutató megoldásokkal.
A „papírtól” való elszakadás:
- új kihívást
- új hozzáállást
- új tudást
- új vállalatvezetési szemléletet
- új kollégákat
- új munkakörnyezet (távmunka) kialakítását tette szükségessé és hozta magával.
Korábban egy cég életében már az is nagy előrelépést jelentett, ha iratai rendezetté váltak. Már ekkor lecsökkent az iratok keresésére fordított idő, amit a kollégák a tényleges munkájukra tudtak fordítani. Azonban az igazi áttörést az informatikai fejlesztések hozták meg az iratkezelés területen. Hiszen ma már a vállalti tudás teljes mértékben egy rendszerben kezelhető személytől, helytől, időtől függetlenül. És talán, ami a legfontosabb, hogy ma már mindenki elismeri az elektronikusan tárolt dokumentumok hitelességét.
Azonban az ECMx Kft. által forgalmazott Doxis rendszer ezen is jóval tovább mutat, mellyel következő cikkünkben ismerkedhetsz meg.