Digitális coaching – így fejlessze cége termelékenységét európai szintre (gyorsan, hatékonyan és mérhetően)

Kerülgetjük az alábbi üzleti kérdéseket, de muszáj velük szembenéznünk:

• Miért olyan nehéz fölvennünk a versenyt az európai, amerikai, japán és (újabban) kínai cégekkel?
• Hogyan tudnak ők (látszólag) ugyanazért a munkáért sokszoros fizetést adni (és kapni)?
• Mi a különbség egy (például) német és egy magyar szellemi munkás között, ha (látszólag) ugyanolyan irodában ugyanolyan feladatokon dolgoznak?

De a kérdést gazdaságtörténelmi távlatokig feszíthetjük: miért van az, hogy a hozzánk hasonló lélekszámú európai országok 200 év alatt „bezzegállamokká” váltak, mi pedig mintha örökös felzárkózásban lennénk? Norvégia, Svájc, Dánia, Finnország, Hollandia és sorolhatnám – ezen államok alig 100-200 éve Magyarország szintjén voltak (vagy egyenesen szegényebbek voltak nálunk), ma Európa leggazdagabbjai közt vannak.

Miért?

Egyetlen okot fogunk e cikkben kiemelni (az egyébként könyveket megtöltő összetett válaszcsomagból). Azt az okot, amelyre Önnek közvetlen hatása lehet, ez pedig: ezen országok cégei hatékonyabbak, dolgozói termelékenyebbek. Ez az adatokból sajnos tisztán látszik.

E fölismerésre a magyar üzletemberek általában kétféleképp reagálnak.

1. Beletörődnek ésvagy ellenkeznek. „Mi nem vagyunk Hollandia, nálunk ez, az vagy amaz úgysem lenne lehetséges.”
2. Összeszorítják a fogukat és „csak azért is” megmutatják, hogy tudunk mi is olyan okosak, ügyesek és hatékonyak lenni, mint e Földön bárki.

A 2. csoport fogja felvirágoztatni ezt az országot.

E cikk nekik szól.

A találó magyar kifejezés az Ön cégére:

„Szervezet.”

Akármivel foglalkozik a cége (szervezete!), a hozzáadott érték nagyját a szervezőmunka adja.

Legyen példánk egy pékség (kérem, a példa tanulságait vonatkoztassa az Ön cégére).

Ha a „hozzávalóit” veszem, azokból külön-külön még nem lesz kenyér és boldog vevő.

• Egy rakás gép.
• Egy épület.
• Receptek sora.
• Pékek, bolti eladók, üzletvezetők.
• Beszállítók.

De ha csinálok egy üzleti tervet, kidolgozom a marketinget, odaviszem a berendezéseket, felújítom a bolti részt fölveszem az embereket, kialakítom a munkarendet, beszerzem az alapanyagokat és meghirdetem mindezt, akkor a végeredménye egy finom kenyérillatú eladóhelyiség, több ember megélhetése és egy (reményeink szerint) nyereséges szervezet.

Megtörténik a csoda: az egész több, mint a részek összege.

A kérdés az, hogy mennyivel több a magyar egész, mint a német egész

Valószínűleg megfelelő elhivatottsággal az Ön kenyere és pékárui ugyanolyan finomak lesznek, mint amit egy német pékségben vehetünk (vagy ha már itt tartunk, a világ bármely pékségével fölveheti az ízversenyt).

Eszemben sincs lebecsülni ezt a kőkemény szakmai munkát: kell hozzá a megfelelő alapanyag, az élelmiszermérnökök gondos tervezése, a hozzáértő pékek munkája, a gusztusosan kínálgató eladók szíve-lelke. Nehéz munka, de ezt meg tudjuk oldani, a magyar szakértelemmel sosem volt gond, a lemaradásunk okát nem itt találjuk.

Hanem?

Míg Magyarországon egy véletlenszerűen kiválasztott munkavállaló 24,37 dollárt tud termelni 1 óra munkával, addig a német 57,36 dollárt, egy svéd 55,28 dollárt. A többi országot megnézheti itt. Valószínűleg más szervezet más adatsort hoz ki, de ha a trendet nézi összességében, azt látja (minden felmérésben), hogy mi átlagosan kevesebb értéket termelünk 1 óra alatt. Ön nem dolgozik keveset, ahogy én és a pékség sem, az alacsonyabb érték oka nem a lazsálás – hanem az, hogy nem vagyunk olyan termelékenyek (produktívak).

Mi fán terem a termelékenység?

Vizsgáljuk meg pékségünket és nézzük meg, hogy a brit Nemzeti Statisztikai Hivatal által leírt termelékenységnövelő tényezők közül mire tudunk érdemben hatni:

Befektetés. Jobb eszközök, jobb alapanyagok, jobb szoftverek. Egy modernebb sütővel kevesebb a munka és jobb a végeredmény, így ez termelékenységet növel. Ha van tőkéje (vagy tud finanszírozást szerezni), valószínűleg eleve a legjobb eszközökre törekszik, hiszen ezektől várhatja a legjobb megtérülést. Európa közepén csücsülünk, van tőke és van technológia, mindez elérhető. (Azt nem mondom, hogy könnyen.)

Tudás. Bár sok a baj a magyar oktatással, mégis aki képzi magát (akár külföldön), az világszínvonalú munkára képes – elég, ha Karikó Katalint hozom példának. Szektoronként nagy a szórás, talán nehezen felvehetők a legjobb szakemberek, de léteznek a kiváló magyar szakemberek. (Belső képzésekkel a cég tudásszintje javítható, de ez egy másik cikk témája.)

Vállalatok száma és mérete egy piacon. Ez olyan makroadat, amely a pékségünk perspektívájából nézve egy piaci adottság – alkalmazkodni tudunk hozzá, mert a megváltoztatása évtizedes gazdaságpolitikai feladat.

Verseny szintje. A nagyobb verseny nagyobb termelékenységre kényszeríti a feleket. Fura helyzetben vagyunk a nagy európai közös piaccal és a globálissá alakult világgal, mert „házon belül” a versenyszintünk középszerű (a Világgazdasági Fórum a 137 vizsgált országból a 60. helyre rakott minket, de a honfitársunk által jegyzett angol nyelvű tanulmány még több érdekességgel szolgál), miközben a nyitott gazdaságunkkal a legnagyobb versenynek tesszük ki magunkat. Cégfüggő, hogy ez kit mennyire érint, egy néhány háztömbnek örömet szerző pékséget kevéssé, egy angolszász nyelvű szoftvereket készítő céget alapvetően. Ez is adottság.

Innováció és szervezés. Hogyan találok új ötleteket? Hogyan osztjuk be az időnket? Mivel mennyit foglalkozunk? Hogyan oldjuk meg a problémákat? Az arany itt van, így itt ásunk tovább.

Ha ez ilyen egyszerű, miért nem digitalizáltuk a cégeinket?

Annyira „adja magát”, hogy növeljük a hatékonyságunkat azzal, hogy digitálissá tesszük az üzletmenetünk lehető legnagyobb részét, automatizálunk, papírmentesítünk, kereshetővé teszünk és úgy általában használjuk a modern élet időnként varázslatnak tűnő eszközeit.

Miért nem tesszük?

Ennek 2 okát látom.

1. Félelem. Közhely, hogy az ember féli a változást, de belegondolt már, miért van ez így? A változás kimenetele bizonytalan, eleinte várhatóan több munkával jár és – talán ez a legfontosabb – átmenetileg csökkenti a kontrollunkat (hiszen eddig mindent adott módon csináltam, most meg alakíthatok ki új rutinokat). A változásfélés érthető és logikus, sőt: az a csoda, hogy akármilyen újítás az elmúlt több százezer év alatt megszületett.
2. Nehezen megfogható. Agyunk a megfogható és konkrét világhoz fejlődött hozzá az évszázezredek alatt (ez itt egy fa, ez itt egy kő, ez itt egy veszélyes oroszlán), míg modern és tudásalapú világunkban folyamatosan absztrakciókkal dolgozunk. Erre Ön és én képesek vagyunk, azt állítom csupán, hogy ez nem automatikus, munkát igényel. Mit jelent az, hogy „hatékonyságnövelés a digitalizáció által”? Ha nem ülünk le átszámolni, hogy az Ön cégében a digitális dokumentumkezelés napi 1,5 órányi időmegtakarítást jelent kollégánként (jelenthet ennyit!), akkor a „hatékonyságnövelés” lógni fog a levegőben. (254 munkanappal számolva az 381 felszabadított munkaóra, 47,6 db 8 órás munkanap. Ezek döbbenetes javulások: mintha majdnem ötödével – 18,75%-kal – növelné az állományát úgy, hogy egyetlen új embert sem kell fölvennie. Ha szeretné, hogy kiszámoljuk, az Ön cégében pontosan hány munkaóra nyerhető, írjon nekem.)

Tehát a digitális transzformáció érzelmi és intellektuális kihívás. Mindkettő nehéz, de Ön mindkettőre képes.

Sosem az eszközökön múlik

Hajlamosak vagyunk az üzleti problémákat eszközproblémaként kezelni (ezt most értsük tágan).

Ha ez a szoftver meglenne, az a módszertan megvolna, amaz a rendszer rendelkezésünkre állna, akkor nem lenne gond az időmenedzsmenttel, az elvesző dokumentumokkal, a lassú adatrögzítéssel.

Logikusan hangzik.

De hányszor volt már, hogy:

• lelkesen regisztrált mindenki egy épp divatos projekmenedzsment-szoftverbe, hogy röpke 2 hét múlva már senki se használja?
• méregdrágán bevezetett egy szoftvert, amit a végére már „legyünk túl rajta” módon kicsit elengedett mindkét oldal, ezért a funkcionalitás töredékét sem használják ki, több a gond vele, mint az előny?
• minden infrastruktúra és szoftveres háttér adva lenne, mégis mindenki számlákat és teljesítésigazolásokat nyomtat, lefűz, mappáz, iratszekrényez?

Nézzünk őszintén a szívünkbe: nem az eszköz hiányzik, hanem a szándék.

Startupokat durrantanak be Kaliforniában úgy, hogy ingyenesen elérhető és olcsó szoftvercsomaggal könnyítik a munkájukat. Google Docsban írnak, Google Sheetsben vezetik a táblázataikat és tárolják dinamikusan az adataikat, Asanában szervezik a munkájukat, online számlázójuk megcsinálja nekik „egy füst alatt” a könyvelést, a közösségimédia-jelenlétüket félig automatizálták.

Nem a szoftver okos, hanem az azt használó ember éhes és ügyes. Tudja, hogy farkasok közé megy ki, gyorsnak kell lennie, de kevés tőkéje van, ezért abból főz, amije van.

Nemcsak Kaliforniából érkezik a verseny: már a magyar iskolákban is kezdenek robotokat programozni és felkészülni a digitalizált, programozásigényes jövőre.

Mindezeket felismerve létrehoztuk a digitális coaching szolgáltatást.

Coaching és digitalizáció kéz a kézben

Egy bizonyos szint felett a business coaching természetesebb, mint a céges autó vagy a juttatási csomag. Ha egy felsővezető minden fontos döntésével tízmillió forintok moccannak meg és milliárdos üzletágak sorsa múlik a tiszta fejen, akkor a felelős döntés az, ha minden elérhető támogatást megszerzünk.

(És a verseny is erre kényszerít.)

Ugyanakkor a digitális transzformáció az elmúlt pár évtized hívószava: aki hatékonyságot akar növelni (vagy akár csak a piacon maradni), az kénytelen digitalizálni.

Jött hát a gondolat: miért ne kötnénk össze a kettőt?

A hátterünk megvan hozzá, jómagam:

• business coach képesítéssel (és tapasztalattal) rendelkezem
• szoftverbevezetéseket kísértem végig (több ezer órányi tapasztalatot gyűjtve)
• társtulajdonosi és cégvezetői tapasztalattal átérzem az „asztal másik felén ülő” problémáit
• egyetemi oktatóként és frissen végzett szakemberek mentoraként szereztem tapasztalatokat arról, hogy milyen kihívásokkal küzdenek most azok az emberek, akik pár év múlva az Ön frissen felvett kollégái lesznek

A háttér tehát megvan, hogy a felismert kihívást megoldjuk.

Gyakori probléma, hogy a digitalizációt és az üzleti nehézségeket külön és légüres térben kezeljük: a dokumentumkezelésünk önmagában létező problémának tűnik, a stagnáló termelékenységünk egy másiknak, a digitális lemaradás egy harmadiknak, a munkatársak digitálisképzettséghiánya egy negyedik különállónak.

Pedig egy szervezetben nincs „légüres térben” levő probléma.

De ez még kezelhető volna hagyományos szoftverbevezetéssel. A coachingszemlélet legnagyobb hozzáadott értékének azt tartjuk (mi is és korábbi ügyfeleink is), hogy a szoftverbevezetések és digitális fejlesztések gyakori problémáit oldja meg. Ezek:

• nincs jól megfogalmazva a probléma (az nem elég, hogy „akarunk X szoftvert Y okból”, pedig sok tucat oldalas riportok lényegi állítása sokszor csak ennyi, csak terjengősen megfogalmazva)
• a „szoftveres” nem érti az üzleti oldalt (és fordítva), a két fél elbeszél egymás mellett, így a cég nem azt kapja, amit várt
• a hosszas bevezetés során nincs gazdája a projektnek, pár hónap múlva már „nem is értem, miért csináljuk” – elillan a motiváció

Végeredményben ott egy szoftver, de már senki nem tudja, minek.

Ezzel szemben a digitális coaching egy olyan módszertant ad, amivel lehet fejlődni, mert az egész folyamat átlátható, érthető és mérhető.

Mutatok rá egy példát:

Tegyük fel, hogy a cikk elején hozott pékségünknél szeretnénk hatékonyságot növelni azért, hogy a nyereségességünk javuljon. (Ez gyakorlatilag minden cég célja.) Mit tesz egy hozzám hasonló digitális coach?

Végignézzük azt, hogy vannak-e „gyors győzelmek” a munkafolyamatban, például:

• a „kockás füzetet” digitalizáljuk: minden termék, készlet, blokk, számla, szerződés és papír digitálisan szülessen meg, legyen kezelve és tárolva – gyorsabb előkeresni, gyorsabb számolni, gyorsabb módosítani
• készletkezelőt vezetünk be, hogy a megrendelt alapanyagot és eladott árut elemezni tudjuk – csökkentsük a pazarlást, a túl- vagy alulrendelést (így nem áll le a termelésünk vagy nem romlik ránk a liszt)
• nyitunk egy webshopot, megszervezzük a kiszállítást és beregisztráljuk magunkat ételkiszállító appokba – forgalmat növelünk úgy, hogy (kis túlzással) a sütésen kívül nincs dolgunk (a fizetést és számlázást intézik a digitális rendszerek, a futár kiviszi, a vevő boldog)
• minden dokumentumunkat kereshetővé és a belső rendszerből elérhetővé tesszük – így nem megy el az idő azzal, hogy „hova is raktam”, „át tudod-e küldeni”
• a mozgóáras termékekhez automata rendelést rakunk be: akkor rendeljen, amikor épp olcsó

(És még ki sem szálltunk a helyszínre, hogy elemezzünk.)

Ezek kiváló ötletek, bólogat rá Ön is.

A neheze sosem az ötletelés, hanem hogy ezekből legyen valami

Minden cégben van bizonyos súrlódás.

• Súrlódást ad a munkatársak (és az Ön) rutinigénye (mit hogyan szoktak meg).
• Súrlódást ad az infrastruktúra, szoftver, épület, irodarész mostani állapota és a jövőbeni állapota közötti különbség – ha sok mindent kell átalakítani, az értelemszerűen nehezebb, mintha „nyitok egy online táblázatkezelőt, amiben elkezdünk vezetni pár adatot” könnyedségű a változás.
• Súrlódást okoz a költség (nemcsak a pénz, hanem az idő is, illetve a lehetőségköltség).

Ön kimatekozza, hogy az adott változás megérné a cégnek, majd belevág motiváltan.

Ekkor elhiszi, hogy minden akadályon átmegy.

De vajon tényleg így van?

Hadd meséljek el egy történetet.

A nagykanizsai vállalkozó, akinek a motivációját szétporlasztották a kollégák

Név és szakterület nélkül mondom, ismerősömmel esett meg, aki ebédelt az illetővel.

Ez az évtizedes tapasztalatú vállalkozó azt panaszolta, hogy egyszerűen nem tud semmilyen változást bevezetni a cégben. Elmegy Budapesten egy konferenciára, föllelkesül, tervekkel tér haza: majd azt látja, hogy a kollégáit valahogy nem izgatja, nem lesz belőle semmi. Elmegy egy angliai eseményre, ismét föllelkesül, hazatér és megint ugyanez a változtathatatlanság. Mintha a cége egy több száz tonnás tehervonat lenne, ami kötött pályán mozog.

A cég vezetőjeként mindez az ő felelőssége, ez tiszta sor.

A kérdés: miért nem tud változtatni?

És itt jön az, amit a legtöbb szoftverbevezető cég talán nem mond el Önnek: a szoftverbevezetés fájdalmas. Sokáig tart, sok embert kell meggyőzni és sok rutint kell újratanulni.

A végeredmény megéri, igen, ez világosan látszik az évi több száz megnyert munkaórából. De egy több hónapos folyamat nem vihető végig nyers motivációból, mert azt egy idő után a nehézségek szétmarják.

A digitális coachingot azért vezettük be, hogy az összes elakadást képesek legyünk feloldani. Mindig ott lesz Önnel egy ember, akinek megvan a „külső szem” előnye úgy, hogy az üzleti tapasztalata miatt félszavakból megérti a kihívásait.

• A megbeszélt periodicitásban találkozunk és objektíven mérjük a fejlődést (megbeszéljük az Önnek fontos KPI-okat).
• Azonosítjuk a kihívásokat és a következő lépéseket, melyeket mindig visszakövetünk.
• És ha kell, segítek Önnek az akadályok elhárításában (beszélünk a makacskodó kollégákkal, prezentációt tartunk, oktatást szervezünk).

Mi az ECMx-nél a bevezetett szoftverek által hatékonyabbá tett cégekben mérjük a sikert. Az odavezető út szinte mindegy, mi akármilyen akadályon átmegyünk, ha Önről van szó.

Ha kíváncsi a digitális coachingra, írjon nekünk és megbeszélünk egy időpontot: garantálom, hogy teendőlistával és friss motivációval fog felállni az ülésről.

Keressen e-mailen keresztül, vagy látogasson el LinkedIn oldalamra.