Digitalizáció a fenntarthatóságért
Olvasási idő: 3 perc
Napjaink egyik legnagyobb és legégetőbb problémája a környezetszennyezés, mely mindenki érint, így nem mehetünk el mellette szó nélkül. És hogy hogyan jön a képbe a digitalizáció és az ECM rendszerek? Számos kutatás foglalkozik a vállalatok papírfelhasználásával, és sajnos be kell látnunk, hogy a cégek nagyban hozzájárulnak a környezetkárosító hatásokhoz. Gondolta volna például, hogy egy átlagos irodai alkalmazott évente 10.000 papírlapot használ el, vagy hogy ugyancsak egy irodista napi 6 felesleges oldalt nyomtat, amiből 90% az interneten is elérhető lenne? Ennek eredményeképpen az éves globális papírfelhasználás 370 millió tonna, ami csaknem 64 piramis súlyának felel meg. A cégek nagy része tisztában van a problémával, sőt a papírmentesítésre is nyitottak lennének, azonban nem tudják, hogy hogyan álljanak hozzá, és milyen feladatok várnak rájuk.
Tippek a papírmentes irodához
Meglévő és új dokumentumok digitalizálása
Ha már az újonnan keletkezett dokumentumokat nem papíralapon tároljuk, akkor érdemes a régieket is beiktatni. Így nem csak a keresés és a rendszerezés lehet átláthatóbb, de nagy hely szabadulhat fel az irodákban is. Gondolj bele, hogy mennyi időt spórolhatsz ezzel, hiszen az irodisták átlagosan napi 2,5 órát töltenek dokumentumok keresésével, amit a rendszertelen, strukturálatlan adattárolás okoz.
Digitális folyamatok
Milyen előnyei vannak a digitális folyamatoknak?
- Átláthatóbb, hiszen minden feladat, hozzá kapcsolódó dokumentum és megjegyzés is egy helyen elérhető.
- Biztonságosabb, mivel nem kell számolni az adatvesztés kockázatával.
- Gyorsabb, mert a feladat felelőse azonnal értesül a teendőjéről.
Vidd magaddal az irodát!
Ha a vállalat számára fontos, hogy alkalmazottai bármikor és bárhonnan elérhessék releváns dokumentumaikat, vagy akár egy üzleti út alkalmával is jóvá tudjanak hagyni egy számlát, akkor nélkülözhetetlen számukra a mobilon, tableten is elérhető rendszerek. Nem csak az utazó kollégák, de a Home Officeban dolgozók munkáját is megkönnyítheti. Ehhez nem kell más, mint egy megfelelően rugalmas és sokoldalú rendszer, mellyel minden információ és adat egy helyről érhető el.
Kollaborációs felület
Két vállalat együttműködéséből, kapcsolatából fakadóan rengeteg papíralapú irat származik, melyek helyettesíthetők lennének egy online kollaborációs platformmal. A szükséges dokumentumok, folyamatok, megjegyzések mind egy helyen tárolódnak, ezzel kiküszöbölve a folyamatos e-mailezést és az ezzel járó információvesztést.
Te mennyire vagy papírmentes?
