Doxis4 eAkták: A digitális munkahely megvalósítói

A Doxis4 eAktáit a vállalat igényeihez igazodva állítjuk össze. Külön prototípust fejlesztünk minden ügyfelünk számára workflowkkal, aktarendszerekkel, stb., a szoftver nem „dobozolt”, hanem egyéni igényekre szabott. A rutinfeladatok agentek segítségével automatizálhatóak, s a rendszer a legmodernebb funkciókkal rendelkezik – omniboxok, idővonalak és szociális ECM segítségével működik.

Hogyan kerülnek mentésre fájlok az aktarendszerben?

Emailek mentésére egészen egyszerűen, a drag and drop segítségével van lehetőség pl. Outlookból illetve más emailrendszerekből. Nagyobb mennyiség esetén szkenneléssel illetve importálással kerülnek mentésre a fájlok. A mentés bármilyen formátumban lehetséges, valamint a rendszer minden formátumot meg tud jeleníteni (jelenleg rendszerünk 250 különböző formátumot ismer fel). Ennek köszönhetően nincs szükség a rendszerek közötti váltásra, mely jelentősen megkönnyíti az adminisztrátorok munkáját, főleg több ezer fős vállalatok esetén.

Hogyan kereshetünk az aktákban?

Papíralapú aktákkal szemben digitális akták esetén bármilyen típusú keresés lehetséges például:

• dátum alapján történő többszörös keresés a keresési mezők segítségével
• „szövegbányászat” à kifejezések keresése, a keresési értékek korlátozásával
• teljes szöveges keresés.

Kereséskor már gépelés közben automatikusan megjelennek a találati listák, valamint más rendszerekből is kijelölhető és átmásolható a gyorskeresőbe a keresendő kifejezés. A keresési gyakoriság alapján a rendszer ajánlja a gyakran keresett kifejezéseket, minél gyakrabban keresünk rá az adott kifejezésre, annál nagyobb méretben jelenik meg, ezzel is elősegítve, hogy minél gyorsabban megtalálhassuk amire szükségünk van.

A Doxis4 mobileCube kliens segítségével az akták akár  az irodán kívül is elérhetőek okostelefonokon illetve tableteken keresztül. A felhasználó ugyanazt látja maga előtt mint a winCube illetve a webes kliensen keresztül a számítógépén, ugyanazokhoz a fájlokhoz fér hozzá és ugyanazokkal a jogosultságokkal rendelkezik.

Példa egy ügyfélakta keresési felületére

Találati listák szerkesztése:

A klasszikus keresések esetében pl. Google, begépeljük a keresendő kifejezést és az esetek többségében a több száz vagy akár ezer találat közül nem tudjuk, hogy melyik a nekünk megfelelő. A Doxis4 aktái estén lehetőség van a fájlok prioritásának megjelölésére – magas, közepes illetve alacsony -, mely színekkel is szemléltethető, így egyszerűbben és gyorsabban megtalálhatjuk a szükséges fájlt.

Dokumentumok és folyamatok szerkesztése:

A különböző fájlok a Doxis4-ban kerülnek megnyitásra, ezután lehetőség van:

• információk hozzáadására
• bélyegzésre
• jegyzetek, post-it-ek, szövegkiemelők használatára – mint a papíralapú dokumentumok esetén
• valamint rengeteg egyéb tulajdonság alkalmazására.

A legnagyobb különbség a papíralapú aktákkal szemben a verziószámozás lehetősége. Ennek segítségével mindig pontosan látható, hogy ki, mikor, melyik verziót hozta létre, és ez nem csak a vállalat számára fontos ellenőrizhetőségi szempont, hanem a jogszabályok is előírják. Az azonos fájllal dolgozó kollégáknak nincs szüksége több email váltására, a programban jegyzetek készíthetőek a dokumentumokhoz, melyet minden hozzáféréssel rendelkező lát és szerkeszthet.

Workflowk és folyamatok irányítása:

Vegyük példaként a beérkező posta kezelését, ez egy olyan terület, amely minden vállalatot érint. A papíralapú postát először kiválogatjuk, majd beszkenneljük és kiosztjuk az illetékes munkatársaknak – ugyanúgy, mint a papír postával tennénk, ám mindezt digitálisan, az üzleti transzformációs kihívásoknak megfelelően.

A Doxis4-ban lehetőség van

• kötegelt szkennelésre nagyobb mennyiségű dokumentum esetén
• a fájlok mindenkori továbbítására és szerkesztésére
• egyéni és csoportos postafiókok létrehozására
• jegyzetek és megjegyzések hozzáadására
• feladatok előállítására melyekhez ezután dokumentumok adhatóak hozzá, aktába helyezhetőek, stb.

Példa egy HR akta felületére

Mit érhet el a vállalat a Doxis4 eAkták segítségével?

Átláthatóságot

• minden gyorsan és egyszerűen megtalálható
• rugalmas
• a fájlok központilag kerülnek elhelyezésre
• digitális és papíralapú dokumentumok integráltan

Hatékonyságot

• gyors elhelyezés és keresés
• a szolgáltatás minősége javul

Jogszabályoknak megfelelő ellenőrizhetőséget

• verziószámozás
• megőrzési határidők figyelembe vétele
• adatvédelem és adatbiztonság
• megfelelőség

Felhasználók általi elfogadottságot

• könnyű kezelés
• munkatársak helyettesítése könnyebben megoldható pl. szabadság, betegség esetén
• a rendszer felhasználóra szabható – feladatnak, pozíciónak megfelelően.

Bővebb információ az eAktákról: SER Solutions eRecords