Generációs váltás? – Miért éri meg a DMS-ből ECM-be történő migráció

I. ECM rendszer – a Doxis4

A Doxis4 a teljes vállalat által alkalmazható platform, különböző rendszerekkel, információkkal és dokumentumokkal történő közös munkát tesz lehetővé ezeket egyszerre igazgatva és strukturálva. A különböző rendszerekből és információs forrásokból érkező különböző dokumentumok egy helyre archiválhatóak, egy helyen hozzáférhetőek, kezelhetőek, szerkeszthetőek valamint rendszerezhetőek. Az ECM rendszer segítségével nem csak hozzáférhetőek a szükséges dokumentumok, hanem akár más formátumban is megjeleníthetőek és szerkeszthetőek, aktába foglalhatóak – mindig az aktuális felhasználói illetve a dokumentumot éppen használó részleg igényeinek megfelelően. A különböző dokumentumtípusok mellett a különböző, egymással kapcsolatban álló üzleti folyamatokat is képes megjeleníteni és lehetővé teszi a velük történő munkát. A Doxis4 platform lehetőségeit az alábbi ábrán foglaltuk össze:

II. Mik a változtatás szükségességére utaló jelek? – Jelentkeznek az Önök vállalata esetén is?

A váltás szükségességének gazdasági jelei:

• magas üzemeltetési költségek pl. régi hardver miatt
• magas támogatási illetve karbantartási költségek pl. olyan esetekben, amikor a magas költségek mellett kicsi a szolgáltatás mértéke, hiszen a rendszert már nem is fejlesztik tovább
• az alkalmazott rendszer előállítója már nem is található meg a piacon, így a további fejlesztésre lehetőség sincs
• vállalatok egyesülésekor illetve átvételekor fellépő konszolidációs hiány esetén, mikor két olyan különböző rendszer használata lenne szükséges, melyek nem tudnak együttműködni

A váltás szükségességének technikai/műszaki jelei:

• hiányzó kapcsolódási pontok illetve integrációs lehetőségek – ilyen esetekben nincs lehetőség adatcserére a különböző rendszerek között
• magas karbantartási költségek
• a rendszer működéséhez gyakori karbantartási beavatkozás szükséges
• rossz teljesítmény
• a rendszer nem skálázható, nem igazítható a vállalat igényeinek megfelelően
• nincs platformtámogatás
• a rendszer és az adatbázisok régiek
• a rendszert nem lehet kiépíteni a vállalat egészére
• a rendszer nem fejleszthető tovább
• a rendszer funkcionálisan már nem versenyképes, előbb-utóbb használhatatlanná válik

A váltás szükségességének szervezési jelei:

• a rendszer támogatása vagy a rendszer fontos részei kifutnak – rendszerkiesés esetén előfordulhat, hogy nem lehet visszalépni fontos dokumentumokhoz
• a szolgáltató támogatása gyenge, elhanyagolható vagy egyáltalán nincs
• a szolgáltató know-howja nem megfelelő, a termék elöregszik
• nem állnak rendelkezésre funkcionális illetve technológiai frissítések vagy bővítések
• a felhasználók és az adminisztrátorok elvárásai már nem teljesíthetőek

Az említett pontok óriási rizikóval járnak amennyiben a vállalat nem változtat, a nem biztonságosan mentett dokumentumok és adatok rendszerkiesés esetén elveszhetnek. Amennyiben a fentiek igazak az Önök vállalata esetén, az illetékeseknek fel kell tenniük maguknak a kérdést: van-e esetleg olyan rendszer, mely az alábbi hiányosságokra megoldást tud nyújtani?

Érvek az ECM mellett:

1. Az ECM rendszerek alkalmazkodnak az aktuális technológiai újításokhoz, és egy a jövőben is biztos technológiát nyújtanak a vállalatok számára, mivel

• funkcionálisan kiépíthetőek és skálázhatóak a vállalatok kihívásaihoz alkalmazkodva
• az információkat bárhol és bármikor magas szinten elérhetővé teszik
• biztonságosak.

1. Az ECM rendszerek feloldják az információk és alkalmazások különbözőségeit – az üzleti folyamatok során a vállalat egészének rendelkezésére állítja a különböző részlegek információit.
2. Megfelelnek a világ számos új kihívásának pl. többnyelvűség, mobil alkalmazások, világméretű kollaboráció.
3. Csökkentik a karbantartási és fenntartási költségeket mivel több, különböző rendszer helyett egy egységes rendszert állítanak a vállalat rendelkezésére.
4. Egyetlen felhasználói felületen működnek, így csökkennek a vállalat adminisztrációs költségei is.

III. Hogyan zajlik a migráció egy régi rendszerből az új ECM rendszerbe?

Az alábbi ábra szemlélteti a migráció lépéseit:

1.lépés: Analízis és a koncepció meghatározása

• hogyan épül fel az eddigi archívrendszer/DMS
• hány archivált dokumentum és fájl található a rendszerben
• hogy néz ki a jelenlegi adatállomány
• milyen hardvert alkalmazott eddig a vállalat
• mekkora a jelenlegi tárhely
• milyen mennyiségű adatot kell migrálni
• milyen és mekkora adatbázisokat alkalmazott eddig a vállalat
• metaadatok mennyisége, típusa
• milyen adattípusok és indexek kerülnek alkalmazásra
• vannak-e esetleg olyan változtatások (struktúra, felépítés), melyek az eddigi rendszerben még nem szerepelnek
• vannak-e olyan dokumentumok, amelyeket már nem szükséges migrálni

E kérdések elősegítik a zökkenőmentes migrációt, mely biztosítja, hogy ne vesszen el semmilyen információ.

2.lépés: Migrációs környezet bevezetése

• a tényleges migrációt segíti

3.lépés: Tesztmigráció

• biztosítja, hogy az éles migrációban minden jól működjön

4.lépés: Migráció

• valódi migráció az új rendszerbe

5.lépés: Átállás az új rendszerre

• kezdődhet a munka az új platformon

Migráció egy önálló migrációs környezetben:

Az alábbi ábrán látható, hogy hogyan zajlik a migráció egy önálló migrációs környezetben:

Rendelkezésre áll egy forrásrendszer a már meglévő adatokkal és metaadatokkal, ebből történik a migráció egy metaadat-transzformáción keresztül és kerül új (XML) formátumban az ECM rendszerbe. A forrásrendszerben a fájlokon és dokumentumokon kívül egyéni fájlok és dokumentumok is találhatóak a rendszerben, melyek egyenként kerültek mentésre, ezeket az ECM rendszer, hozzáférés után migrálja. Első lépésben tehát a rendszer hozzáfér minden mentett fájlhoz és dokumentumhoz, második lépésben következik a migráció, valamint az új dokumentumok felvétele a rendszerbe.

A Doxis4 konszolidációs szolgáltatásának (Consolidation Service) köszönhetően lehetőség van négy lépésben történő migrációra:

1.Metaadatok átvétele

• a nagy adatmennyiség és a tényleges dokumentumok ebben a lépésben még az eredeti tárhelyen maradnak

 2.Hozzáférés az idegen archívumhoz speciális tárhelyadaptereken keresztül (Consolidation Service)

• a forrásrendszer ezután leállítható – a vállalat máris spórol a fenntartási és karbantartási költségeken

3.Az új dokumentumok azonnal az Doxis4 ECM rendszerben kerülnek archiválásra

• a felhasználók hozzáférnek a migrált és az új dokumentumokhoz egyaránt

4.Dokumentumok migrációja rendszerleállás nélkül

• anélkül, hogy a dokumentumokhoz történő hozzáférést illetve a velük történő munkát korlátozná

A rendszer ezután 100%-osan elérhető és működik, megfelel a jogszabályi előírásoknak, valamint minden szükséges adatot átvesz. A dokumentumok kereshetőek, teljesek, bármikor azonosíthatóak és bármikor ellenőrizhetőek.

IV. Milyen előnyökkel jár egy új generációs ECM rendszer a vállalatuk számára?

• korszerű ECM rendszer használatával biztosított, hogy az alkalmazott migrációs eljárás megfelel az aktuális jogszabályoknak
• a migráció gyorsan és revízióbiztosan zajlik úgy, hogy a rendszernek közben nem kell leállnia
• jövőbeli technológiát állít rendelkezésre
• egységes platformot biztosít a vállalat minden részlege számára
• csökkennek a rendszer fenntartási, karbantartási és adminisztrációs költségei

A Doxis4 előnyei:

• koncepciója bizonyított: több, mint 200 migrációs projektet hajtottunk végre a rendszerrel
• ECM Excellence: know-how 30 éves tapasztalattal
• hosszútávú karbantartás, folyamatos fejlesztések és opcionális támogatás
• helyi és nemzetközi jelenlét