Ha ezt a cikket elolvassa, jövő ilyenkorra papírmentes irodája lesz

„Papírmentessé kell tennem a cégem!” – kevés cégvezető riad fel így hajnalban.

Ám a San Franciscó-i termelékenység puszta említésétől szívük hevesebben ver.

A kettő kéz a kézben jár.

Vegyünk egy véletlenszerű startupot a Szilícium-völgyből: biztos, hogy az „amit lehet, automatizálunk és digitalizálunk” alapelv szerint rendezik a munkájukat. Nyomtatott számla? Szerződések papíron? Csak a legvégső esetben kerül tinta a papírra.

Ezzel szemben a magyar középvállalathoz úgy ülök be a megbeszélésre, hogy iratszekrények tucatját kerülgetjük, mire a tárgyalóba érünk. Papíron jön a posta, papíron jön a szerződés, papíron jön a bérpapír.

Miért?

Ha tudjuk (márpedig tudjuk), hogy a digitális munkaszervezés hatékonyabb, miért nem vezettük be eddig? Ha az eszközök megvannak, miért nem fejlesztünk? Segítek Önnek a „céges önreflexióban”, mert ha a válaszokat megtalálja, akkor a digitalizálás könnyű, gyors és örömteli lesz.

Azért nincs változás, mert mindig van „jobb dolgunk”

Minden szervezetben a változás ellen hat:

• a hétköznap („majd máskor, most sok a dolgunk”)
• és a megszokás nehézkedési ereje („így szoktuk”)

Érdekünk lenne egy fejlesztés, de nem tudjuk rávenni magunkat a cselekvésre, mert most egy adott szerződést teljesítünk, egy adott tüzet oltunk el, egy adott telefont veszünk fel. És önmagában nem is akkora probléma, hogy elrohanok kinyomtatni a szerződést, nem?

Csalóka dolog ám a „csak ezt gyorsan”: nem 1 szerződés kinyomtatása viszi a pénzt és az időt, hanem ez a fajta működés. Az „itt és mostban” a különbség a magyar és a San Franciscó-i cég között csak 2 perc és 4 oldal papír – 1 év alatt viszont kijön, hogy más ligában fociznak. (Vezetői feladat minél nagyobb időhorizontot belátni!)

Minden megoldásra van egy kifogás:

• „Jó példa X ország Y cége, de mi nem tudunk papír nélkül működni, nem ott élünk, nem az a hátterünk, nem így szoktuk meg, nem így tanultam az egyetemen.” (Nincs összefüggés.)
• „Erre most nincs idő.” (A piac egyik törvénye: fejlődj vagy pusztulj – ha most nincs rá idő, akkor jön egy konkurens, aki megoldja, hogy neki legyen rá ideje és a hatékonyabb működésével megszerzi a piacot.)
• „Ez túl drága.” (Megtérülő befektetésről beszélünk, a hatékonyságnövelés csak megtérülő lehet.)

Ezek komoly félelmek és sokszor nehezen megoldható helyzetek.

De minden változás nehéz – minél nagyobb a változás, annál inkább. Ez a vezetői feladat: A-ból B-be elvinni a céget és a csapatot akkor is, ha a kihíváshegy ijesztően magas. A megmászáshoz nem kell LinkedInre kirakott oklevél, sem a névjegykártyára írt fellengzős titulus. Egy üzemanyagunk van: szándék a változásra.

Minden mást út közben megvehetünk – az elakadásban pedig digitális coachinggal segítek.

A papírmentes iroda nem szoftverkérdés

Évtizedek óta dolgozunk a dokumentumkezelésben, ami a rutin és az izgalmas esettanulmányok mellett azt is jelenti, hogy sok brosúrát olvasunk, sok szakmai konferenciára megyünk, sok előadást hallgatunk.

A papírmentes üzletmenet előnyei között szokták emlegetni:

• „zöld megoldás”
• jövőbiztos
• költségeket csökkent (nem nyomtatok, nem fogy a tinta, nem fizetek több irodai négyzetmétert azért, hogy iratszekrényeket tároljak)
• gyorsítja a céget (hivatkoznak kutatásokra, hogy heti hány órát pazarol egy papír alapú üzletmenetben egy dolgozó arra, hogy megtaláljon egy dokumentumot)
• biztonságot növel (asztalon felejtett érzékeny információk vs. „mindenki ahhoz fér hozzá, amihez jogilag hozzáférhet”)
• hatékonyabb működést hoz

Ezek mindegyike igaz – és Ön ezek mindegyikét tudja.

Kevésbé magától értetődő az, hogy a papírmentes iroda a cég szabadságát növeli, mert egy dokumentum:

• biztosabban megvan (nem egy fiókban vagy egy PC-n tárolunk, hanem egy szerveren)
• könnyen kereshető (nem egy dossziéból kell előhalászni, hanem kulcsszavas keresővel, mapparendszerrel megtalálom)
• gyorsan módosítható (pl. ha egy szerződést frissíteni kell, akkor megspóroljuk a jóváhagy-nyomtat-aláír-szkennel-átküld-nyomtat-aláír-szkennel-iktat irodai táncot és a szerzodes_final3_vegleges_v2.docx fájlnevek mögötti fáradalmakat – átírom a felhőben, lefrissül mindenhol, a verziókövetéssel pedig könnyen látom, hogy mi van most, mi volt korábban)

És a papírmentes cégben:

• könnyebb a közös munka (átküldök egy linket, csatolok egy prezit, meghívok valakit egy doksiba – szemben azzal, hogy kinyomtatom, tárgyalóba viszem, ott felejtettem, visszamegyek, újra nyomtatok, előkeresem, hova is raktam. Na meg ha bármit leírunk és módosítunk, akkor külön figyelnünk kell arra, hogy mindenkinél mindig a legfrissebb dokumentumok legyenek)
• helyfüggetlenné, rugalmasabbá válik a munka (nem kell a kávézóba egy paksamétával mennem, hanem felnyitom a laptopom, bejelentkezek a céges dokumentumkezelőbe és elérem az anyagokat akár a Starbucksból, akár Baliról, akár a cég központi irodájából)

De még ezekkel is csak karcolgatjuk az előnyöket.

Semelyik cégvezetőtől nem hallottam még: „bárcsak többet e-mailezhetnék”

Azért papírmentesítünk irodákat, hogy minél kevesebbet foglalkozzunk a dokumentumkezeléssel. Furcsa ez a mondat egy dokumentumkezeléssel foglalkozó csapattól? Pedig a mi feladatunk épp az, hogy Ön minél kevesebb időt foglalkozzon a „papírozással” – ehhez tudnunk kell az Ön cégének dokumentumhasznossági arányát, amit így számolunk:

projektérték / időráfordítás + dokumentumszám = dokumentumhasznosság

Nézzük ezt egy példán.

• Van egy megbízásunk, amely az üzletkötéstől a lezárásig 10 munkaóránkba kerül.
• Kapunk cserébe 1000 Ft-ot.
• A teljes munkavégzés során 10 dokumentumot készítettünk (prezentáció, szerződés, számla, teljesítésigazolás stb.), ezt mind létre kell hoznunk, cégen belül dolgoznunk velük, később tárolnunk.
• Tegyük fel, hogy a 10 munkaórából 2-t dokumentumkezeléssel töltünk.

A föntiekkel számolva:

1000 / 2 + 10 = 83

Itt jönnek az izgalmas kérdések: hogyan legyek hatékonyabb?

Például ha ugyanezt a projektet 5 dokumentumból megoldom és 1 munkaórám megy rá, akkor:

1000 / 1 + 5 = 166

Belátható, milyen komoly értéknöveléssel jár az, ha ugyanazt a megbízást kevesebb dokumentummal és gyorsabb dokumentumkezeléssel oldom meg. Az az erőforrás, amit így megtakarítottam, lecsapódhat stratégiai kedvem szerint:

• Ha munkaóraként „költöm el”, várhatóan jobb minőségben teljesítjük a megbízást. Ha nem iratszekrényben töltöm a fél napom, többet tudom csiszolni a tenderanyagot.
• Ha költségcsökkentésben a megbízómnak adom a megtakarítást (nem 1000 Ft a projekt, hanem 900), akkor a jobb árak miatt könnyebben versenyzek.

Ez egy tudományos igényű képlet?

Távolról sem.

Arra jó, hogy félkövérrel és aláhúzva hangsúlyozzam: egyik cég sem a dokumentumkezeléséből él.

(Jó, mi igen, de nekünk ez a szakterületünk.)

„Adminozás”, „backoffice” vagy más néven fut az a kötelező irodai munka, ami az üzletmenthez és a törvényi megfelelőséghez kell – de az Ön partnerei nem azért keresték meg a cégét, mert „kérem, olyan szép szerződést írtak, hogy nem bírtam magammal, leszerződtem velük”. Van ehelyett étterme, szoftvert üzemeltet, pályázatokat készít, nyomdát visz, hotele zsibong turistáktól – akárhogy is, mi elérjük, hogy a dokumentumkezelés időrabló nyűg helyett pénztermelő öröm legyen.

Hol érdemes elkezdeni a papírmentesítést?

A változás nehéz, ezért egy kicsi, könnyű, egyszerű feladatba vágnék, hogy ne ülje meg a gyomrát.

Digitalizáljuk a cég postai forgalmát!

Sok cég szolgáltatóhoz delegálja a-tól z-ig a postai szolgáltatásokat, mert nem akarják a kollégáik drága munkaidejét adatrögzítésre, postai feladásra, sorban állásra pazarolni.

Ennél magasabb szint, ha a beérkező küldeményeket azonnal digitalizálja:

• a DOXIS algoritmusa már felismeri, hogy ez egy szerződés, az egy fax, amaz egy tértivevény –és automatikusan címkéz, kategorizál, tárol
• a feladatokat azonnal ki lehet osztani (nincs az „asztalodra tettem”, „oké, de a héten home office-ban vagyok”, „oké, akkor digitalizálom”, no és felejtésbiztosabb digitálisan kiadni)
• digitálisan tárolunk (rengeteg postán jövő, NAV-tól érkező papír nem most kell, hanem „a következő 5 évben bármikor”, de teljesen felesleges évekig kerülgetni az iratszekrényt, ha tárolhatjuk a szerverünkön is)
• és a papírdokumentumot a feldolgozás után azonnal megsemmisítjük – nem azért, mert papírfóbiássá váltunk, hanem spórolunk a tárolással és biztonságot növelünk (a digitális verzió lesz az éles dokumentum, amit megfelelő jogkörökkel elérnek azok, akiknek el kell érniük)

Ez könnyű és gyors lépés, kb. azonnal megcsinálható bármely cégnél.

„Szatyorban vittem a számlákat a könyvelőhöz”

Ez a mondat belőlem is a ’90-es évek iránti nosztalgiát váltja ki, de ma már a papír alapú pénzügy versenyképtelen.

• A NAV úgyis elektronikusan vár el rengeteg adatot (tehát valamikor digitalizálni kell mindent).
• Az intuícióból vezetett középvállalatok korának vége: minden felsővezető hozzáfér egy dashboardhoz, ahol látja, hogy épp mennyi pénz van a cégben (vagy az osztályán), hogy áll a cash-flow, milyen pénzekre és kiadásokra lehet számítani, mire mennyi a büdzsé, illetve amit még beállít magának (pl. hirdetési költések, adójóváírások, pályázati pénzek stb.)

Nem saccper akarjuk látni a céget 2 héttel ezelőtti számokból, hanem itt és most, mert meetingre megyek, döntést hozok, riportot csinálok, kampányt tervezek, beszerzést intézek – és látnom kell.

Ez a naprakészség csak úgy érhető el, ha elektronikusan számlázok, digitális a pénzügy és a céges tartalomkezelés. Egy példa: ma éves szerződést kötünk, amely havi 1000 Ft bevételt és 800 Ft kiadást jelent – a következő döntésemnél (amely akár aznap du. van) már ezekkel számolni szeretnék, így a havi elszámolás nekem lassú volna.

Apropó szerződés.

Képzelje le, hogy soha többé nem kell szerződést szkennelni

Megkönnyebbült sóhajt hallok a monitor másik oldaláról.

Ma már bankszámlákat lehet nyitni webkamerás azonosítással – és mi még mindig személyesen írogatunk alá papírokat… vagy nyomtatunk, szkennelünk, nyomtatunk, szkennelünk?

Lassú és nehézkes folyamat, ráadásul utána még postázni is kell. Ugyan már.

Szerencsére a szerződéstervtől a jóváhagyásokon át az aláíráson keresztül a tárolásig papírmentessé tehető a leszerződési folyamat egésze. „Hogyan tudtam enélkül élni eddig” szintű céges életminőségjavító fejlesztésről beszélünk, ráadásul a legnagyobb előnyt akkor élvezi, ha az adott dokumentum később kellene (megnézni egy adatot, projektütemezést kiírni belőle, pályázat mellé csatolni). A keresés nem fél óra, hanem fél perc. A papírmentesítése után ezt a bekezdést elolvasni tovább tart, mint bármelyik szerződését előkeresni.

A digitalizált HR híre eljut a munkavállalói csoportok mélyére is

A munkáltatói márka nem az, amit fontoskodva LinkedInre kiírok – hanem az, amit az elutasított jelölt érez és másoknak elmond. Kapott-e például választ?

Mindez több munka, mint szép szavakat kiírni, ez tény.

A jó hírem az, hogy a HR keze alá dolgozhat a papírmentes vállalati tartalomkezelő például így:

• az onboarding automatikusan indulhat azzal, hogy létrehozunk egy fiókot a frissen felvett kollégának (így megkapja a beléptetéshez összerakott dokumentumcsomagot és hozzáfér mindenhez)
• az elutasított jelölteknél egy kattintásba kerül, hogy automatizáltan kapjanak egy levelet – ez így a helyes
• a felvett jelölt „papírozása” papírmentes most és a későbbiekben is (a szerződéstől kezdve a bérpapíron át a 1-on-1 megbeszélések agendájáig)

Minőséget biztosítunk, papírt nem

A minőségbiztosítás szerintem izgalmasabb, mint ahogy a vállalati életben sokan kezelik: tekinthetek rá úgy, hogy a cég „lerakja az érettségit” azzal, hogy (még inkább) rendszerben kezd működni, és erről egy audit során visszaigazolást is kap.

Fontos és jó lépés, de hagyományosan nagy a papírigénye, mert még a dokumentáció dokumentációját is dokumentáljuk.

Viszont az egész folyamat (a minőségirányítási rendszer kiépítésétől kezdve az auditálásig) papírmentesen és digitálisan intézhető. A DOXIS „dobozból tudja” az alábbi rendszereket:

• ISO 9001:2015
• ISO 14001:2015
• ISO 27001
• ISO 13485:2016

A legnagyobb előnye a digitális minőségbiztosításnak az, hogy könnyebben kerül a vállalat vérkeringésébe mindaz, amit a felkészülés során kidolgozunk – így a tanúsítvány nem egy „szép plecsni a LinkedInen” lesz, hanem mindennapi gyakorlat és versenyképesség.

Következő lépés: kutassa át az irodáját digitalizálható papírokért

Ezt akár most, e cikk olvasása közben is megteheti. Húzza ki az íróasztal fiókjait, nézze meg a szekrényeket, lesse meg az asztalát: hányféle papírt lát?

Számla? Digitalizálható.

Szerződés? Digitalizálható.

Posta? Digitalizálható.

Ha kicsiben kipróbálja (pl. a be- és kimenő posta papírmentesítésével), tapasztalása lesz, hogy cége gyorsabbá, kényelmesebbé, költséghatékonyabbá vált. Mint egy biztosan megtérülő befektetés: célja lesz, hogy minél több papír alapú folyamatot digitalizáljon, mert megéri.

Egy gyors üzenetváltásba kerül, hogy elinduljunk.

Keressen e-mailen keresztül, vagy látogasson el LinkedIn oldalamra.