Hogyan javítja a marketinget a jobb dokumentumkezelés? (Egy DMS meglepő előnyei)

Szerinted hol veszíti a legtöbb pénzt egy marketingosztály?

(Máshol is tipikus probléma, de e cikkben marketinghatékonyságot növelünk a dokumentumkezelővel.)

Amíg ezen töprengsz, mutatok 6 számot. Ezt egy 10+ éves karrierrel bíró marketingestől kaptam – már nem kezdő, még nem veterán.

Az archívumában van: 48 730 fájl, 3 554 mappa

Az éles meghajtóján: 5 177 fájl, 531 mappa

Összesen: 53 907 fájl, 4085 mappa

Ez mind a munkájához kellő anyag:

• szerződések
• régi számlák (még abból az időből, amikor nem egy számlázóban tárolta)
• teljesítésigazolások
• mérlegek
• riportok
• briefek és projektindítók
• ötletek, feljegyzések
• meetingek jegyzőkönyvei
• kutatási anyagok (felmérések, kérdőívsablonok, -kitöltések, rendelt kutatások)
• prezentációk
• szövegvázlatok
• képek (illusztrációkhoz, hirdetésekhez, csomagolásokhoz, social media felületekhez)
• videók
• hanganyagok
• számítások, adatsorok
• reklámszövegek
• posztszövegek
• stratégiák

Szóval csupa olyasmi, ami benzin a cégek marketingmotorjában.

Ha nálad van egy 6 fős marketingcsapat (ez kicsinek számít), akkor ők 10 év alatt létrehoznak mondjuk 323 442 fájlt és 24 510 mappát.

Ez a dokumentummennyiség kihívást jelent:

• Minél régebb óta működik a cég, annál nehezebb új kollégát felvenni. A kiválasztás alapból költséges folyamat, de ha hízik a megtanulandó fájlhalom (mi hol van, mi fontos, munkámhoz mi kell), akkor a betanulási idő megnő – a csapatok és a cégek idővel a nagyobb komplexitás felé mennek.
• Minél nagyobb egy cég, a probléma is annál nagyobb – általánosságban a nagyobb cég szervezettebb a kicsinél. A középvállalat folyamatai elvileg jobbak, mint egy kisvállalaté. A multi folyamatai jobbak, mint egy középvállalaté. A nagyobb szervezettségi szint azt is jelenti, hogy több a lépés, az elfogadási kör, az adminisztráció – és a dokumentum.
• Minél több termékünk, telephelyünk, kollégánk, csatornánk és [egyebünk] van, annál több információt kezelünk (okkal nem dokumentumot írtam, mindjárt látod, hogy miért). A Starbucks saját doksijában olvasom, hogy a vevő 170 000 egyedi italt tud összerakni a cég által kínált hozzávalókból – biztos vagyok benne, hogy nem készült termékadatlap mind a százhetvenezer lehetőséghez (szerintem valami emberileg kezelhető kategóriaszinten dolgoznak), de a feladat nagysága még a rutinos dokumentumkezelési specialistát is elgondolkodtatja egy pillanatra. Ugyanez igaz a piac szofisztikációjára: ma olyan csatornákon vagy jelen, amelyek 5-10 éve még nem is léteztek. Magyarán a mai munkád komplexebb és dokumentuméhesebb, mint a 10 évvel ezelőtti.

Rengeteg fájl születik meg azért, hogy kimenjen egy ehhez hasonló cikk vagy frissüljön a céges TikTok (igen, idáig hallom a sóhajod).

Okos vagy, ezért felteszel egy jó kérdést:

„De mi van akkor, ha nem nyitok minden megbeszélésnek új doksit?”

Kiszámolom:

Ha egy héten van 4 megbeszélésed és 40 hetet dolgozol az évben, akkor ez 160 fájllal kevesebb. Ez 10 év alatt már 1600 megspórolt doksi. Ez elnagyolt számítás, amelyen azt látod, milyen gyorsan skálázódik ezres halommá a „csak nyitok egy új doksit”.

Ha találsz néhány megspórolható fájlt és megfelezed azt az 50 000 db-os mennyiséget, az jó irány, nem igaz?

Félig jól gondolkodsz: lehet, hogy átláthatóbb struktúrát találsz, ami gyorsítja a munkád.

A gond az, hogy a meeting ugyanannyi információmennyiséget generált. Átbeszéltetek 5 napirendi pontot, kiosztottatok 8 feladatot, szoros jegyzeteléssel 1,5 oldalnyi jegyzőkönyvet írtatok. Nem csökkentetted a komplexitást azzal, hogy ezt a jegyzetet Google Docsba, Asanába, Slackbe, egy Drive-on tárolt txt-be vagy akárhova rakod egy-egy külön fájl helyett – csak átrendezted. Ha a kertben 1 vagy 10 gödröt ásol, a gödörszám változik, de a föld mennyisége nem.

Látatlanul azt mondom, hogy nem eszközkihívásod van: bár érdekelt vagyok abban, hogy a Doxis4-re rábeszéljelek (jól is járnál vele), az évek során láttam már kis túlzással textfájlokból vagy nyomtatott határidőnaplókból menedzselt marketingosztályokat és modern cégeket.

A fő különbség: vannak-e folyamatok vagy nincsenek.

A legnagyobb veszélye annak, ha a hatalmas dokumentumhalmot nem tudod jól kezelni

Lehet, hogy ismered a statisztikákat, hogy hány órát vesztegetünk arra, hogy a papír alapú / rendszerezetlen / hiányos / redundáns / [bármi egyéb hibával bíró] dokumentumtömegben megtaláljuk azt, amit keresünk.

• „Átküldöd a projekt teljesítésigazolását?” Keres-keres-keres, elment 2 perc, küldöd.
• „Volt egy korábbi prezink ebben a témában, megnézzük azt?” Keres-keres-kutat, elment 5 perc, megnézitek.
• „Elhagytam a poszthoz tartozó képeket, nálad megvannak?” Keres-keres-talál, elment 3 perc, megvannak, átdobtad.

Mindegyik „csak 2 perc” (ami sokszor 5-10), de arra pont elég, hogy a fókuszod megtörje és nap végén úgy érezd: egész nap tettem-vettem, de érdemben alig haladtam a lényeges munkámmal. És minél több a dokumentum, annál súlyosabban terheli meg a munkaidőd az, hogy eligazodj bennük.

A jobb dokumentumkezelés mindezt megoldja. Ezek „csak” költséges tünetek.

De van egy félelmes jelenség, ami minden marketingosztályon felüti rút fejét – a tiédben is.

Ez pedig a felejtés. Projekteket, ötleteket, folyamatokat, dokumentumokat és stratégiákat egyaránt érint.

Képzelj magad elé egy marketingest, aki talán te vagy

5 évvel ezelőtt a világot akarta(d) megváltani, de a kezdeményezései(d) elhaltak.

Hogy miért?

Jó kérdés: prezentálta őket, lelkes volt, büdzsét kért… „Visszatérünk rá”, mondta egy felettes, majd valahogy elfelejtődött az egész.

Semmi gond, tanulunk, konferenciára járunk, ötletekkel jövünk vissza. „Hódítsuk meg ezt a csatornát”, itt az ötlet kibontva vázlatos tervvé, prezentálta, lelkes volt, büdzsét kért… „Visszatérünk rá”… majd megint elhalt.

Miért halnak el ötletek?

Mert a napjaid bonyolultak:

• minden nap meghozol 3 fontos és 30 kevésbé fontos döntést
• közben a rövid távú napi taskokat pörgeted
• „vajon mit ebédeljek ma?”
• információt adsz és kapsz (meeting, e-mail, telefon, Slack, Discord, a másik e-mail-címed)
• a munkád adminisztrálod és delegálod
• stratégiai szinten gondolkodsz (a tenderrel mi legyen, előfizessünk-e erre a szoftverre, az AI-jal írt hirdetések megverik-e a junior kollégákat, a PPC-költésekre hogyan szerezz még büdzsét, a tervezett rendezvényt végül megtartsuk-e)
• fut a magánemberi feladatlista is (bevásárlás, család, gyerek, kutya, telek, orvos, anyuka stb.)

Ebben a darálóban kéne emlékezned arra, hogy 1,5 hete prezentáltál egy fontos projektet és vajon hogy állhat a folyamat. Valamit el fogsz felejteni, a kérdés az, hogy mit.

Jobb, ha az emlékezést kidelegálod feladatkezelő helyett a dokumentumkezelő rendszereteknek.

„Erre egyébként volt egy stratégiánk”

Az is elszomorít, amikor az archivált anyagaid között böngészve rádöbbensz, hogy micsoda kincsesbányán ülsz. Pár tipikus példa:

• cikkek, amiket nem publikáltatok (vagy nem csináltatok belőlük 10 külön anyagot)
• stratégiai doksik, ötletek, tervek, amikkel nem kezdtetek semmit (nem volt elutasítva, nem volt elfogadva sem: csak elfelejtődött)
• rengeteg ügyfélsztori, ami csak úgy ott hever
• jobbnál jobb kampányok, amik egyszer lefutottak, aztán soha többé
• videók, amiket csak vágni kéne és felhasználni

Akármelyik céget néztem meg eddig, dugig voltak elfelejtett kincsekkel.

Ez 2 úton is károsítja a céget

1. Veszteséget jelent az, ha egy adott anyag kihasználatlan marad (belemegy pénz, idő, szellemi erőfeszítés és lehetőségköltség, majd kihasználatlanság miatt nem kap lehetőséget sem arra, hogy megtérüljön).
2. Elmaradt nyereséget okoz, ha a piacon nem az vagy, aki lehetnél. És a „lehetnél” alatt azt értem, hogy tele vagytok jó marketingötletekkel, csak ezek szó szerint a (digitális) fiókban maradnak.

A felejtés és rossz anyagkihasználatlanság több veszteséget okozott cégeknek, mint amennyit rossz kampányok, félresikerült termékbevezetések vagy más marketinghibák tudnak okozni.

Mit tehetsz?

Ha modern dokumentumekezelésre bízod azt, hogy tudja, mid van, akkor azonnal megnő a marketinged hatékonysága és a működésed nyereségessége.

A dokumentumkezelés így javít a marketingeden:

Az alábbi előnyökkel valószínűleg nem foglak meglepni, viszont fontos mindegyik.

A papírmentes(ebb) iroda pénzt spórol. Részletes cikkben olvashatod, hogyan lehet papírmentes az irodád, egy másik anyagunkban megbecsültem, mennyit spórolhatsz a papírmentessé tett irodával.

Könnyebbé teszi a dokumentumok elérését, felhasználását, továbbítását – és ezáltal a csapatmunkát. Minden „marketingmozzanat” mögött több kolléga többféle anyaga van:

• a (például) poszthoz kell szöveg
• termék, téma vagy anyag (pl. egy cikk)
• árazás, kampány
• rá kell néznetek a stratégiára
• frissítitek az ütemezési táblázatokat (mi ment ki hova)
• kutatási anyagra ránéztek
• analitikát átfutod
• célcsoportról szerzett insightokba beleolvasol (és folytathatnád)

Ha mindez különböző laptopokon (vagy különböző felhőkben) van, akkor oda és vissza pingpongoztok a fájlokkal, ami időigényes és követhetetlen. Ha egy központi DMS-ből elérhető minden, akkor a munka felgyorsul és stresszmentesebbé válik.

Aszinkron munkavégzés = jobb termelékenység. Képzeljük el azt, hogyan lehet a legkevésbé hatékony módon megírni egy LinkedIn-posztot:

• több kolléga személyesen megjelenik egy megbeszélésre a cég irodájában, hogy a stratégiai irányt megbeszéljék
• megírják az anyagot
• majd a visszajelzési körhöz ismét személyesen, egy időben megjelennek az egyik tárgyalóban

Mindössze 1 hét alatt megvan az, ami kiváló munkaszervezéssel 2 óra lenne.

A legnagyobb időtemető a szinkronban végzett munka (vagyis amikor mindenkinek egy adott időpontban kell foglalkoznia az adott taskkal). Szerencsére sok munkafolyamat aszinkron módon végezhető: én elküldöm, amikor készen vagyok, te megnézed, amikor odaérsz a napi munkádban.

Verziókövetés miatt bátrabb módosítások. A strategia_4_vegleges_final2_utolso.docx világában fellélegzés az, ha egy dokumentumkezelő képes verziókövetésre. Ha a Doxis4-et használod, látni fogod, ki mikor mit változtatott, és ha bármilyen okból egy korábbi verziót akartok visszaállítani, az néhány kattintás. A módosítás, verziókészítés, iteráció hatalmas hozzáadott értéket jelent – ezért minden lépést megőrzünk neked.

Biztonságos hozzáférési szintek.

• Láthatja-e a próbaidős kolléga a legérzékenyebb adatokat?
• Hogyan adjunk úgy mozgásteret a juniornak, hogy ne tudja véletlenül szétszedni a sokéves stratégiánkat és legféltettebb dokumentumkincseinket?
• Elbocsátáskor hogyan biztosítom azt, hogy a sokat érő intellectual propertym ne távozzon a kolléga pendrive-jával együtt?

Az adatlopásokról és dokumentumvédelemről itt olvashatsz.

Belső analitika arról, hogy mit használtunk, mit nem. „Mintha már mindenhol ezt a képet látnám”, jön egy megérzésed, és ha jó dokumentumkezelőd van, akkor lekérheted, hogy hány anyaghoz töltöttetek fel egyazon képet. Még jobb: megnézheted, hogy mi az, amivel „majd valamikor kezdünk valamit” félreraktatok, de aztán elfelejtettétek (a korábban írt felejtés ellen megvéd a rendszer).

Automatizáció miatt kevesebb „próbálom magam utolérni”. A mindennapi munkád fontos, de unalmas részét automatizálható feladatok adják ki.

• „Ha ezzel kész vagyok, rögzítsem X helyen.”
• „Ha ez megtörténik, történjen utána Y.”
• „Ha ezt elfogadták, kapjon róla értesítést Y.”

Ezeket az automatizálható folyamatokat először megértjük és feltérképezzük, majd beállítjuk neked. Azt fogod érezni: nohát, hirtelen mindenre van időm.

Tehát költséget spórolsz, nyereségességet növelsz és termelékenyebbé válsz te, a csapatod és az egész cég – mindez úgy, hogy kevesebb időt töltesz automatizálható vagy kiváltható feladatokkal és többet azzal, ami a tényleges hozzáadott értéked (ötletelés, stratégiaalkotás, ügyfelek kiszolgálása, terméklétrehozás, árazás, általános marketing).

De ezeket tudod.

A cikket szerintem a most következő rész miatt nyitottad meg:

A dokumentumkezelés legértékesebb előnyei a marketingosztályodnak

Az alábbiak mindegyikét elméletileg tudod. Egyik sem bonyolult – de a megvalósításuk gyakran nehéz, mert a mostani eszközeid talán nem állnak úgy kézre… vagy mindig félreraktad őket, mert épp volt sürgősebb feladatod.

1. Sablonizálás és tanulás. Ahogy egyre többet dolgozol ugyanazon a piacon, csatornán és termékkörön, úgy mélyül a megértésed.

Tapasztalatod egyre mélyülő bányájából a legjobb megoldások gyémántjait hozod fel:

• így érdemes felépíteni egy Facebook-posztot
• erre a hírlevélváltozatra reagálnak a legjobban
• ezek a leghatékonyabb hirdetési felépítések
• ez az árazási struktúra hozza a legtöbb profitot

Ezek csak akkor tudnak hasznosulni, ha a rögzítitek őket és a csapat újra és újra és újra felhasználja azt, amit megtanultatok.

A feladat tehát:

1. legyen folyamat arra, hogy folyamatosan rögzítjük azt, amit a piacról megtanultunk és finomítjuk a korábbi tudásunk
2. ezekből készítsünk jegyzeteket és sablonokat
3. mindenki tudja, hol vannak ezek a dokumentumok
4. mindenki könnyen elérhesse őket
5. és tudja, mikor hol használhatja fel

Ha a céged folyamatosan tanulja magát és a piacát (erre csináltok folyamatokat), akkor lekörözitek azokat a szervezeteket, amelyek kénytelenek minden kampányt, termékbevezetést, stratégiát a nulláról újrakezdeni.

2. Egységes kommunikáció. „Arculati kézikönyv”, álmodból felverve is tudod, miért fontos. Viszont nem sokat ér az egységes kinézet, betűtípus, logó, szövegezés és a többi arculati elem, ha azt nem éri el a cégben bárki, akinek el kell érnie.

Ennél is fontosabb, hogy a cég mindig egyfelé tartson. Fölfoghatatlan mennyiségű pénzt veszítettek már cégek azért, mert pl. elindult egy akció, de erről nem értesültek az ügyfélszolgálatosok, a recepciósok vagy a boltban levő eladók. Ha van dokumentumkezelőd (és mögötte komoly folyamatok), az minimalizálja ezt a hibalehetőséget.

3. Kreativitásnövelés. A cégek felejtik, hogy mit csináltak korábban. Te vissza tudod idézni a 3 évvel ezelőtti legjobb kreatívjaidat? Meg kell őket nézned. Na igen, de ha fájlok tízezrei között kell megtalálnod 15 kreatívot, akkor egy idő után legyintesz és hagyod.

Pedig a folyamat kinézhet úgy is, hogy megérkezel a kampányindító meetingre:

„Figyeljetek, indítjuk ezt a nyereményjátékot. Itt eléritek az összes korábbi nyereményjáték szövegezését, képeit, stratégiáját, másik doksiban a PPC-hirdetéseket, ezek eredményeit, itt vannak a lementett hozzászólások, itt vannak a korábbi nyertesek, ide kattintva látjátok a megtérüléseket és ha ide mentek…”

Az ilyen összeszedettség váratlan előnye az, hogy kreativitást növel: az újonnan felvett kollégának a 6 évvel ezelőtti kampányanyagokról eszébe jut egy olyan csavar, amitől leesik az állad. Ezek a kellemes kreatív véletlenek csak úgy történhetnek meg, ha mindig minden könnyen elérhető.

(Az is előny, hogy mennyi időt spórol, ha minden könnyen elérhető, linkelhető, átdobható, megosztható.)

4. Gyorsabb reakció. A social mediát felrobbantó húsgolyós poszt egy jó példa arra, hogy néha gyorsan lehet reagálni a váratlan eseményre. A gyors reakciót segíti, ha a kollégának a felhatalmazás mellett hozzáférése van friss posztokhoz, képekhez és minden stratégiai anyaghoz.

Amíg a lassan moccanó és 20. századi munkaszervezéssel dolgozó cég még az offline megbeszélést sem írta ki, addig a gyors 21. századi cég már reagált.

Nem minden igényli az azonnaliságot, de a váratlan események és lehetőségek természete az, hogy, nos, váratlanok. És olyankor a dokumentumaidnak a legkisebb súrlódás nélkül kell szolgálniuk téged – mert azért vannak.

Hogyan lesz a dokumentumkezelőből jobb ügyfélélmény?

A legtöbb marketingproblémát relevanciaproblémára lehet visszavezetni.

• Nem neki szól, félrement a célzás.
• Nem jó az árazás az adott szegmensnek.
• Nem ez a legjobb üzenet neki.
• Nem akkor érdekli, amikor megtalálod.
• Nem ott tart a folyamatban (új vevőnek szánt anyagot ne kapjon meg a 10 éve veled levő ügyfél)

A munkád kihívásai nagyok. Ha a céged egy B2B réspiacon 1500 másik céget szolgál ki és cégenként van 3 döntéshozó (vagy a döntést befolyásoló ember), már az is 4500 ember. Ez nem tömegtermék, de már itt sem tudsz 4500 különböző ember fejébe belelátni: milyen csatornán szeret milyen üzenetet megkapni, mi mozgatja a döntését, mi a fizetőképessége és mi a válasz a további 500 kérdésedre.

Ez nehéz. Nagyon nehéz.

Egy hangyányit könnyebbé válik, ha a dokumentumokkal nem kell már küzdened – mert téged szolgálnak.

Ha úgy érzed, hogy értjük a problémáid és folytatnád a beszélgetést egy tárgyalóban, akkor írj nekem.

Keress e-mailen keresztül, vagy látogass el LinkedIn oldalamra.