BPM: a „vízesés módszer” nélkül
A modern munkavilágban kétféle módszert ismerünk: egyik az ugyanazon a strukturált tevékenységek alkalmazása folyamatmodellek segítségével, a másik pedig a tudás-alapú feladatok, melyek végrehajtása nagyobb szabadsággal zajlik. A modern üzleti folyamatkezelés mindkét módszert lehetővé teszi.
Az üzleti folyamatkezelés tradicionálisan a folyamatok normatív kezelését jelentette, mely az ipari munkamegosztásos termelésből származott. A normatív BPM az irodai munkához igazodván irányította a termelésben dolgozókat, mialatt ők elvégezték az erősen fegyelmezett munkalépéseket. A modern „tudásmunkásnak” azonban különböző típusú feladatokkal kell szembenéznie, melyek semmi esetre sem követnek szigorú folyamat-előírásokat. Ebből kifolyólag az irodai munka általános automatizálása az ipari termelés automatizálásával ellentétben nem feltétlenül vezet nagyobb hatékonysághoz. Az, hogy egy folyamat automatizáltan vagy anélkül működik-e hatékonyabban csak megfigyelés után ítélhető meg megfelelően. Az automatizálás csak abban az esetben a legjobb megoldás, ha a rutinmunka szekvenciája pontosan leírható, mint például vizsgálatok vagy számlák elfogadása esetén.
Minden olyan esetben, ahol szükség van emberi döntéshozatalra a szigorúan meghatározott üzleti modellek hátrányokhoz vezethetnek, mivel itt a munkatársaknak a tudásuk és a képességeik alapján kell ítélkezniük illetve utasításokat adniuk. Az automatizáció sokszor rugalmatlan és egy adott esetre formált ahhoz, hogy a valóság komplexitását visszatükrözze, sok munkafolyamat esetén az adott esetre vonatkozóan kell döntést hozni illetve feladatokat kezelni. Ilyen esetekben szükség van egy másik folyamatmodellre az automatizáláson kívül, egy olyanra, mely nem a folyamatra, hanem az adott esetre és célra koncentrál. Az eset lehet az ügyfél, a projekt, a megrendelés vagy egy reklamáció.
Annak érdekében, hogy a modellek könnyebben megkülönböztethetőek legyenek a BPM különbséget tesz a normatív („Doing by Design”) és az adaptív („Design by Doing”) módszerek között, melyek mindegyike egyaránt megtalálható a gyakorlatban. A normatív BPM-et, melyet „gyártási workflownak” is neveznek olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek minden lépése előre meghatározható, míg az adaptív BPM-et, melyek „adaptív esetkezelésnek”, „ad-hoc workflownak” vagy „okos folyamatok alkalmazásának” is neveznek pedig az olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek esetén a feladatokat végrehajtó munkatársak a folyamat során hoznak döntéseket. Az üzleti folyamatkezelés definíció szerint egy szisztematikus megközelítése az automatizált és a nem automatizált folyamatok megtervezésének, elkezdésének, dokumentálásának, mérlegelésének, ellenőrzésének és ennek megfelelően a folyamat céljainak elérése a vállalat hosszútávú stratégiájának megfelelően. A BPM magában foglalja a tudatos, összekapcsolt és egyre inkább IT-által támogatott döntéseket, fejlesztéseket, innovációkat és az egymáshoz kapcsolódó folyamatok kezelését.
Klasszikus, fentről lefelé történő folyamatkezelés, az ún. vízesés módszer.
Ad-hoc, alkalmazkodó folyamatkezelés.
Doing by Design vs. Design by Doing
A vízesés módszer alapelve, hogy a folyamatmodell meghatározza a folyamat végrehajtását. A modellnek meg kell határoznia minden kivételt és alternatívát, ha ezek nincsenek meghatározva, nem lehetségesek. Ez a tervezési koncepció olyan folyamatok esetén alkalmazható, melyek soha sem változnak, mint például a mobiltelefonok aktiválása. A folyamatok modellezése sokszor túl komplex, a „Doing by Design” módszer teljesen alkalmatlan például projektek implementálására, workflow kezelésre, hiszen ilyen esetekben a kötelező folyamatlépések nem határozhatóak meg előre. Azonban az adaptív módszer alkalmazása esetén sem teljesen a nulláról indul a folyamat, a résztvevők visszanyúlnak egy ugyanilyen vagy hasonló esethez, és azt használják iránymutatásként. Ez az ún. Ctrl C + Ctrl V megoldás, melyben a hasonló esetek ún. Best Practice-ként kerülnek alkalmazásra, a tervezés a folyamat közben zajlik – „Design by Doing”.
Integrált ECM és BPM
Egy modern BPM megoldásnak mindkét lehetőséget – a „Doing by Design”-t és a „Design by Doing”-ot is kombinálnia kell egy architektúrában. A Doxis4 iECM Suite-ban ezt a Feladat- és üzleti folyamatkezelés (BPM) teszi lehetővé. A Doxis4 a vállalati tartalomkezelést és az üzleti folyamatkezelést integráltan alkalmazza, más, integráció-orientált BPM rendszerekkel ellentétben. Ez lehetővé teszi, hogy az integrált ECM és BPM megoldások a teljes vállalatban alkalmazásra kerüljenek. Így a dokumentumalapú üzleti folyamatok függetlenül modellezhetőek, kezelhetőek, adminisztrálhatóak, optimalizálhatóak és végrehajthatóak ad-hoc módon és standardizáltan is, a különböző részlegek is használhatják őket, akár több vállalaton keresztül is. Fontos tulajdonság a dokumentumok, akták, folyamatok és feladatok közös metaadat platformja is. Az ilyen integrált ECM és BPM megoldások az üzleti folyamatkezelés új generációját képviselik.
Forrás: SER Solutions
