1 millió vagy akár annál is több mappa: Hogyan válhat meg a bonyolult fájlrendszerektől és a papíralapú mappáktól a Doxis4 eAkták segítségével?

Nap mint nap több ezer vagy akár több millió dokumentummal van dolgunk, ezeket valamilyen módon rendszereznünk és tárolnunk kell, erre pedig különböző rendszerek állnak rendelkezésünkre. A jövőben, sőt akár már ma is lehetőségünk van olyan technológiák alkalmazására, melyek segítségével dokumentumainkat és információinkat másként tudjuk kezelni. Az ilyen rendszerekkel egyidejűleg elkerülhetjük a jelenleg felmerülő problémákat, csökkenthetjük a papíralapú dokumentumok mennyiségét, megfelelünk az aktuális jogszabályoknak, lehetőséget biztosítunk a kollaborációra és könnyebben ellenőrizhetjük folyamatainkat.

Kihívások

A dokumentumok sok esetben különböző helyiségekben, pincékben, stb. kerülnek tárolásra – ez történhet rendszerezetten és átláthatóan pl. mappákkal, de rendszertelenül és strukturálatlanul is.  Az ilyen megoldások esetén hozzáférés csak a papíralapú dokumentumokhoz lehetséges, nehezen található meg az információ amire valóban szükség van, így nehéz a mindennapi nagy mennyiségű információáradat kezelése.

A Sopra Streria Consulting 2015 novemberi felmérése szerint a résztvevő vállalatok kevesebb, mint 40%-a használ valamilyen technológiát az információk és a vállalat tudásának tárolására, ellenben több, mint 90%-uk az emailezést használja az információk elosztására pl. fájlok csatolásával, valamint több, mint 48%-uk szerint az információk, a feladatok és az üzleti folyamatok mennyisége okozza a vállalat komplexitását. Ezek a problémák mind megoldhatóak lennének a megfelelő technológia használatával.

A digitális rendszerezés egyre nagyobb jelentőséggel bír. A papíralapú dokumentumok jelenléte folyamatosan csökken, ellenben az emailek, az elektronikus dokumentumok és elektronikus adatok mennyisége folyamatosan nő. A digitális rendszerezésnek köszönhetően az információ elérhető különböző helyszínekről, sosem veszik el és a költségek is csökkennek. Problémát okozhat azonban, hogy sok vállalat esetén a digitális és a papíralapú dokumentumok rendszerezése nem egységes, illetve sokszor a már rendelkezésre álló szoftver kerül alkalmazásra annak ellenére, hogy nem ez lenne a megfelelő megoldás.

Feladatok nap mint nap:

• projektek illetve más csoportos feladatok, melyek különböző részlegek által, különböző helyszíneken sokszor akár globálisan megoldandóak
• dokumentumok létrehozása és szerkesztése, mely szintén több munkatárs közbenjárását igényelheti
• emailezés
• különböző feladatok elvégzése
• engedélyezések
• dokumentumok, adatok és információk mentése és rendszerezése.

Ezen folyamatok esetén problémák merülhetnek fel, amennyiben

• nem a megfelelő szoftver kerül alkalmazásra
• nem a megfelelő tartalmak jelennek meg
• a fájlrendszer nem megfelelő illetve túl komplex
• a rendszer és a dokumentumok átláthatatlanok, a határidők nehezen követhetőek
• nincsenek meghatározott hozzáférési jogosultságok így bárki bármikor bármit megváltoztathat, törölhet
• a folyamatok nem ellenőrzöttek, nincsenek szabályok
• az elhelyezés manuálisan történik, így nő a hibázási lehetőség és a későbbiekben fontos információkat nem találunk meg
• egy információ többször kerül elhelyezésre és egy idő után senki nem tudja melyik a megfelelő
• a keresés bonyolult, nincsenek automatizmusok.

Digitalizáció és rendszerezés

A digitalizáció megfelelő működéséhez szükség van egy rendszerre, mely kényelmesen és egyszerűen teszi lehetővé a munkatársak számára a fájlok, dokumentumok és emailek elhelyezését és rendszerezését.

A Doxis4-ban lehetőség van a funkciók testreszabására akár úgy is, hogy a különböző szakterület a dokumentumokat a számukra legmegfelelőbb nézetben tekinthetik meg. Pl. van olyan részleg, ahol a projekt részleteinek megjelenítése a fontos, van azonban olyan, ahol a beérkező számlák részletei. A Doxis4-ban az elhelyezés egyedi, így mindenki könnyedén megtalálhatja az általa mentett információkat, s ezek akár több kontextusban is használhatóak. A dokumentumok elhelyezhetőek a rendszerben szkenneléssel, drag & drop segítségével pl. emailekből, illetve importálhatóak fájlrendszerekből, mindezt akár tömeges feldolgozás esetén is, a metaadatok rögzítésének köszönhetően. További információ bármikor hozzáadható, forrástól függetlenül pl. számla esetén a vevő adatai egyszerűen átvehetőek, nem kell újból bevinni őket. A más alkalmazásokkal történő integráció is lehetséges pl. MS Outlook. Az integrációnak köszönhetően nagy mennyiségű metaadat átvitel is lehetséges pl. emailekből, Word dokumentumokból. A rendszerben elhelyezett információk ezután manuálisan illetve automatikusan is aktákba rendezhetőek.

A hozzáférés egyszerű, a keresési lehetőségek sokfélék pl. különböző számlatípusok listázása, teljes szöveges keresés, egyéni keresési maszkok, találati listák, javaslati listák, prioritás jelölése színekkel stb. Keresésre nem csak a dokumentumokban és fájlokban, hanem a különböző folyamatokban is van lehetőség, pl. számlavezetés.

Akta – az elem, mely végül mindent összeköt

Az akták egy egységes kontextust biztosítanak a különböző tartalmak számára. Akták lehetnek ügyfélakták, személyi akták, – bármilyen olyan információ ami egymással összefüggésbe hozható aktává alakítható. A digitális akták rugalmasak, de van egy minta, mely alapján létrehozásra kerülnek – ez meghatározza a felületüket, a fedőlapjukat illetve a regiszterstruktúrájukat, azonban bármikor igény szerint átalakítható. Az akta fedőlapján saját vagy akár idegen, más rendszerből származó metaadatok találhatóak. pl. ügyfél törzsadatai ERP rendszerből. Az akták belső struktúrájában az ún. regiszterstruktúrában találhatóak az információk melyek igénynek megfelelően rendszerezhetőek. A regiszterek lehetnek statikusak és dinamikusak is, így biztosítva a különböző megjelenítési lehetőségeket, alkalmazkodván ahhoz, hogy éppen dokumentumról, aktáról, adatokról, fájlokról, URL-ekről, stb. van-e szó. A regiszterstruktúra figyelembe veszi a megtartási határidőket, jelzi a különböző verziószámokat és listázza a végrehajtott változtatásokat. Az akták ezen kívül még információs cockpitként is szolgálnak, segítségükkel a folyamatok leképezhetőek és könnyedén követhetőek, így tehát minden információ egy helyen elérhető.

Hogyan segíti a vállalatot egy ilyen aktarendszer?

Átláthatóbbá teszi a folyamatokat – a rendszer és a hozzáférés központosított

Egyszerűbbé teszi a közös munkát – ugyanazt az információt teszi elérhetővé ugyanabban az időben mindenki számára

Jogbiztos – a dokumentumok és az adatok ellenőrizhetőek

Rendszert teremt – káosz helyett.

Forrás: https://www.ser-solutions.com/