Tegnap még papír…. 

Digitalizált dokumentumok-dokumentummenedzsment, melynek mottója a pírmentes iroda, bármely dokumentum, információ bárhonnan elérhető.

Papírmentes iroda igényének megjelenése ügyfeleinknél 

Hogy mikor jelenik meg egy vállalat életében az igény a papírmentes iroda kialakítására azt nagyon sok tényező befolyásolja: a költséghatékonyság, a környezet tudatosság, az idő és hely megtakarítás vagy hogy lépést kíván tartani az informatikai világ fejlődésével ezen a területen is.  

Ügyfeleinkkel történő közös gondolkodás és munka kellett ahhoz, hogy az iratok kezelésének egy új útja indulhasson el.  

Iratrendezési és bértárolási munkáink során tapasztaltuk, hogy a velünk dolgozó cégeknél a mindennapi produktív munkát azonos problémák hátráltatják és azonos kiutat keresnek ebből: 

• rendszeresen nem találják a szükséges dokumentumokat 
• nem volt megfelelően szabályozva, hogy ki és milyen információkhoz férhet hozzá 
• nem volt átlátható rendszer 
• vezetőség szeretett volna nagyobb kontrollt a cég felett és hatékonyabb munkavégzést 
• cégre szabott megoldást szerettek volna kapni 

Felmérések szerint 2007-ben a cégeknél a munkavállalók a napi munkaidő 30%-t a dokumentumok visszakeresésére pazarolták 

DMS megoldás első lépései 

Először is nekünk magunknak kellett beletanulnunk ebbe a világba, és kiválasztani azt a dokumentummenedzsment rendszert, amely tapasztalataink alapján képes ügyfeleink igényeinek kielégítésére.  

Így esett választásunk 2006-ban a kis és középvállalatok dokumentumkezelési problémáira megoldást kínáló HABEL dokumentummenedzsment rendszerre. Ez a DMS rendszer biztosította és archiválta nem csak a teljes vállalati tudást, hanem optimalizálta az akkor innovatív megoldásnak számító workflow és a bizonylatértelmezési funkciókkal az egész vállalati struktúrát. Képes volt irányítani a teljes információáramlást és átvenni a vállalat jelentős szervezési, felosztási és biztonsági feladatait. A HABEL dokumentummenedzsment segítségével ügyfeleink jól bevált megoldásokon keresztül növelhették saját szervezeteikben a hatékonyságot, a rugalmasságot és a biztonságot.  

2007-ben megalapítottunk a HABEL Magyarország Kft.-t, és megkezdtük tevékenységünket az elektronikus archiválás piacán. 

Mit jelentett számomra a DMS rendszer használata? 

A cégcsoporthoz csatlakozásomtól én feleltem a mindennapi adminisztrációért. Akkor még kis cég lévén az én felelősségem volt, hogy a könyvelés, az árajánlatok, a megrendelések, a beszállítói dokumentumok, a marketing anyagok, és bármely a céghez kerülő információ mind-mind biztonságos és nem utolsó sorban visszakereshető módon legyenek rendszerezve, főként papír alapon tárolva. 

A DMS rendszer bevezetésével mindennapi munkám teljesen átalakult, hiszen ettől kezdve nem papíralapon, hanem elektronikusan tároltam minden dokumentumot, ennek köszönhetően megtehettem, hogy magánéleti változásom ellenére a cégcsoportnál dolgozhattam tovább. 2010-ben a cég telephelyétől 200 kilométerre költözve ugyan olyan hatékonysággal végeztem munkámat, mintha kollégáimmal egy irodában ülnék. Természetesen ehhez szükséges volt a cégvezetés rugalmasságára és bizalmára is. Így, hogy a rendszer „élesben” bizonyított saját szervezetünkön belül, biztosan állíthattuk ügyfeleinknek, hogy egy DMS rendszer ténylegesen azt nyújtja, mint amit a mottója mond: 

Bármely dokumentum, információ bárhonnan elérhető 

2023-ban mikre figyeljünk egy DMS rendszer kiválasztásakor?  

Egy dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor a következő fő kritériumokat kell figyelembe venni: 

• Automatizálási lehetőségek: A rendszernek nemcsak az átlátható dokumentumkezelést kell támogatnia, hanem az üzleti folyamatok digitalizálását és automatizálását is. 
• Keresési funkciók: Annak érdekében, hogy mindig késedelem nélkül megtaláljuk a szükséges információkat, intelligens keresési funkciókra van szükség. Az üzleti szempontból releváns metaadatokkal rendelkező automatizált kulcsszavak elengedhetetlenek a hatékony metaadat-kereséshez. A teljes szöveges keresés lehetővé teszi a szöveges tartalom keresését is, ami azt jelenti, hogy a megfelelő dokumentumok gyorsabban megtalálhatók. 
• Együttműködés: A jó együttműködés érdekében fontos, hogy munkatársaink egyszerre dolgozhassanak egy dokumentumon, és könnyen megoszthassák az információkat egymással és másokkal (kollégákkal és külső partnerekkel). 

• Naplózási biztonság: A DMS-nek rendelkeznie kell auditbiztos archiválási funkciókkal. Ez magában foglalja például azt, hogy az eredeti dokumentumokat biztonságosan archiválják a módosításokkal szemben.  
• Méretezhetőség: A rendszernek magas szintű alkalmazkodóképességgel és kiterjedt skálázhatósági lehetőségekkel kell rendelkeznie. Ez egyrészt biztosítja a szükséges rugalmasságot ahhoz, hogy gyorsan lehessen reagálni a változásokra, például az új jogi követelményekre. Másrészt lehetővé teszi a speciális osztályok számára a rendszer használatát, a különböző és egyedi felhasználási elvárások lefedését. 

Ha DMS-ről van szó, sok vállalat először a SharePointra gondol. A standard megoldás számos jó funkciót kínál, de gyorsan eléri korlátait. Például nincs ésszerű módja az egyes metaadatok tárolásának. Különösen a nagyvállalatok számára ez magas szintű informatikai erőfeszítést jelent, ami semmissé teszi a felhőmegoldások egyik legnagyobb előnyét, a könnyű rendelkezésre állást.  

A felhőalapú megoldások nem csak magánéletünk, hanem üzleti életünk megkerülhetetlen részévé válik. A felhőalapú DMS-ről itt szerezhetsz további információkat.