Tippek és trükkök a gördülékeny digitalizációhoz

Olvasási idő: 3 perc

A digitális átalakulás a legtöbb cégvezető fejében megfordult. A különböző rendszerek számos előnyt jelentenek, hiszen a dokumentumok könnyen kezelhetővé, a folyamatok gördülékennyé, a vállalati tartalmak pedig áttekinthetővé válnak általuk.  Számos vállalatvezető tisztában van a digitalizáció előnyeivel, szükségességével, nélkülözhetetlenségével, azonban mégsem tudják hogyan kezdjenek bele. Íme néhány tipp amit érdemes végig gondolni a digitalizációs projekt előtt.

• Találd meg a számodra legmegfelelőbb rendszert

Nem, nem mindegy melyik rendszert választod. Minden program más, csak úgy, mint minden vállalkozás. Tudni kell, hogy mi a célja a digitalizációnak, milyen területeken szeretnénk hasznosítani. Előre kell tisztázni, hogy mennyire fontos a vállalat számára a személyre szabhatóság, a jogosultságkezelés vagy éppen az integrációk lehetősége más programokkal. Még a projekt megkezdése előtt érdemes megbeszélni, hogy mire keresnek megoldást, miért fontos rá megoldást találni, hogy milyen sürgős a rendszer bevezetése és természetesen azt sem szabad elfelejteni, hogy döntés helyzetben mik a fő szempontok. Szempont lehet akár az integrációk lehetősége és mélysége, a felület felhasználóbarátsága, a rendszer nyelve vagy a kapacitása is.

• Szánj rá erőforrást

Mikor megfogalmazódik a rendszerbevezetés gondolata, fontos végig gondolni a fennálló erőforrásokat. Így számba kell venni, hogy mekkora összeget tudnak ráfordítani az új rendszerre, mennyi időn belül szeretnék használni, kik lesznek a projekt felelősei, és hogy ők milyen szaktudással és döntési jogosultságokkal rendelkeznek a teljes projekt végrehajtásához. Ezekkel az információkkal a döntési folyamat is sokkal egyszerűbb lehet.

• Kezdd kicsiben, gondolkozz nagyban!

A bevezetés ötlete mindig egy probléma felmerülésével kezdődik. Sokan beleesnek abba a hibába, hogy csak arra az egyetlen problémára, területre keresnek megoldását. Viszont egy jó rendszer nem csak egy részleg igényeit elégítheti ki, sőt mi több, akár vállalatra kiterjedő megoldást nyújthat. Érdemes körülnézni, munkatársaktól megérdeklődni, hogy nekik mire lenne szükségük, és hogy mely területeken lehetne még hasznosítani és kihasználni a digitalizáció adta lehetőségeket.

Azonban, ha egy rendszert túl költségesnek vagy kihasználatlannak tart a vezetőség, mindenképp meg kell említeni a hosszútávú tervezést. A digitalizációs folyamat nem egyik napról a másikra történik, de nem is egy vagy két évre szól. Sok rendszer bővíthető, így nem kell több kicsi, olcsóbb program között kattintgatni, jobb esetben minden funkció egy egységes platformon keresztül elérhető.

• Ismertesd meg a rendszert a kollégáiddal

Szinte bármilyen új rendszer esetében igaz, hogy amit az emberek nem ismernek azt nem is szeretik. Félnek tőle, vagyis inkább az újtól. Nem szívesen tanulják meg használni, kezelni, sőt, még mielőtt megismernék a programot, már ellene vannak. Sokan belekényelmesedtek a régi rendszerekbe, noha azok sokkal inkább időigényesebbek, macerásak és sok esetben elavultak is. Azonban, ha megismertetjük a rendszert a leendő felhasználókkal, sokkal elfogadóbbak lesznek vele kapcsolatban, és így könnyebben elsajátítják annak használatát. Ajánljunk fel ismertetőket, bemutatókat, vagy még a bevezetés előtt kérdezzünk rá, hogy nekik, mint felhasználóknak milyen funkciókra lenne szükségük a gördülékenyebb munkavégzéshez. Ezzel nem csak a bizalmukat nyerhetjük el, de a rendszer adottságait is ki tudják majd használni.