Vállalati probléma: Ki férhet hozzá a dokumentumaimhoz?

Olvasási idő: 5 perc

Az elektronikus tartalomkezelés mindenki számára ismerős. Különböző adatokat, dokumentumokat képeket, videókat, programokat tárolunk számítógépeken, tableteken, mobilokon és különböző okos eszközökön, amiket persze jelszóval és különféle biztonsági módszerekkel is levédhetünk. Megszokhattuk, hogy miután beregisztráltunk egy oldalra vagy egy programba, és saját magunk számára jelszót generáltunk, az adott tartalmat csak mi láthatjuk, küldhetjük tovább, módosíthatjuk és törölhetjük. Mi van azonban akkor, ha nem az egyén oldaláról nézzük a tartalomkezelést, hanem például vállalati szinten. Ilyenkor egy-egy projekten akár többen is dolgozhatnak egyszerre, viszont különböző jogosultsággal. A legtöbb vállalat rengeteg dokumentumot tárol offline és online egyaránt, viszont korlátozni szeretné ezeknek a hozzáférhetőségét.  Ki módosíthatja a dokumentumokat? Ki küldheti tovább? És mi van abban az esetben, ha valakinek csak az olvasást engedélyezzük?

Az tagadhatatlan tény, hogy az adatbiztonság manapság már kulcsfontosságú szerepet játszik, nem csak az egyén, de a vállalatok életében is. Rengeteg kutatás és cikk is foglalkozik a témával és különböző érdekes tényeket találhatunk róla. Például egy felmérés szerint az alkalmazottak 72%-a tulajdonított már el a munkahelyéről információkat.  A probléma viszont kettős. Hiszen a munkaadó természetesen biztonságban szeretné tudni fontos dokumentumait, viszont biztosítania kell, hogy a munkafolyamat teljesítéséhez szükséges eszközök és információk a munkavállalók számára hozzáférhetőek legyenek. Hogyan tudjuk ezeket korlátozni? Hogyan biztosíthatjuk alkalmazottaink számára a kellő információmennyiséget és óvhatjuk meg adatainkat egyszerre? Habár lehetetlennek tűnhet a feladat, de a megoldás már létezik.

Az SER terméke, a Doxis4 kifejlesztette professzionális jogosultságkezelő funkcióját, mely lehetővé teszi, hogy korlátlan mennyiségű és szintű hozzáférést állíthassunk be cégünkön, -vagy akár – cégcsoportunkon belül, ahol több száz, esetenként pedig több ezer munkatárs dolgozik, és használja a rendszert. Alkalmazása pedig nem is lehetne egyszerűbb, a jogosultságokat a Doxis4 saját, grafikus tervező felületén (CubeDesigner) keresztül kezelhetjük, csoportonként, vagy akár egyénileg, személyre szabva állíthatjuk be azokat. Ennek köszönhetően a vállalat maga szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá dokumentumaihoz, miközben biztosítja dolgozói számára a munkához szükséges információ mennyiséget.