AI a dokumentumkezelésben: a jelen és a jövő

Technológiai buborék vagy valós forradalom a mesterséges intelligencia?

Mondanám, hogy millió dolláros kérdés – pedig inkább billió dolláros.

Vajon átalakítja a dokumentumkezelést (is), megváltoztatja a céged információfeldolgozását, felforgatja a munkavégzést?

Rá sem ismerünk majd 10 év múlva az irodánkra – vagy a jövő is marad a régiben?

Nehéz kérdésekre keresünk e cikkben válaszokat. Vezetőként kísérletet kell tenned rá, hogy felmérd, hogyan nézhet ki a világ 10 év múlva, hiszen ez befolyásolja, merre navigálod céged hajóját. (Olvastad e cikkben, hogy mi a vezetők talán legfontosabb dolga.)

A dotkomlufi tanulsága

A vezetés nemcsak rugalmasságot, állhatatosságot, szellemi erőt (stb.) igényel – hanem mély lényeglátást is.

Milyen következtetésre jutsz e grafikonról?

(A NASDAQ index lokális csúcsát követő relatíve gyors összeomlás.)

A dotkomlufi csúcsévében ömlött a kockázati tőke a technológiai szektorba, irreálisan túlárazott részvények tükrözték az irreális növekedési várakozásokat. Szinte minden szárnyalt, aminek „.com”, „.net” volt a nevében (vagy azt hitték, hogy köze van az internethez).

Majd a spekulatív buborék kipukkadt, a részvények visszaestek (a tőzsdeindex kb. 5000 pontról esett kb. 1500-ig). Sok cég becsődölt, mire a technológiai szektornak sikerült konszolidálnia.

Eltelt azóta bő 2 évtized. Azóta a Nasdaq nemcsak visszanyerte, de túlszárnyalta az évezredváltás körüli értékét (amikor ezt írom, akkor a dotkomlufi csúcsértékének több mint háromszorosán áll az index, 16 000 pont körül). Ez már nem spekulatív, hanem betonbiztos fundamentális alapú növekedés: olyan világban élünk, amit minden korábbinál jobban ural a technológia.

Fontos magunkban tudatosítani, hogy a „vajon X technológia körül lufi fújódik-e” nem bináris (igen/nem) kérdés – ez sokkal inkább intervallum. Lehet valami körül úgy hype (felhajtás), hogy közben van (vagy lesz) mögötte valós érték, tényleges növekedés, fejlődési potenciál.

Ennek megértése a probléma könnyebbik fele.

A nehezebb az, hogy sosem tudhatjuk, hogy pontosan mikor vagyunk egy buborékban – és hogy az mikor pukkan.

Értem a vágyat, hogy kapjunk egyszerű és gyors választ egy 3 bekezdéses vezetői összefoglalóban az aktuális csúcstechnológia hasznáról – de egyszerű és pontos válaszokat én sem tudok (sem senki a világon). Valószínűnek tartom, hogy az AI körül is van sok irreális elvárás – és az is biztos, hogy van valódi gazdasági előnye a technológia használatának.

Tudni azt, hogy mit nem tudunk – fontos tudás!

Kíváncsiságunkat lakassuk jól azzal, hogy megnézzük a jövő AI-vezérelt dokumentumkezelését.

„Csak idő kérdése, hogy a dokumentumaink öntudatra ébredjenek”

Dr. John Bates a Document Manager lapjain arról ír, hogy a generatív AI (ilyen pl. a ChatGPT) már most könnyebbé tette azt, hogy hatalmas adatbázisokkal és tudásközpontokkal dolgozzunk. Hasonlítsd össze, mennyivel „kézreállóbb” megkérdezni egy csetfelületen a szoftvert arról, hogy ki írta az Anyám tyúkját (vagy mi szerepel az adott ügyfél keretszerződésében), mint ezt klasszikus keresőlogikával megtalálni (vagyis beírni a Google-be). Eddig találatokat kaptunk – ma már közvetlenül a válaszokat.

(Bates a SER Group ügyvezetője, korábban az AI-t is használó Eggplant vezetője volt, Computer Science [számítógéptudomány] PhD fokozatát a Cambridge-en szerezte.)

Bates érdekes közeljövőt lát: képzeld el, hogy nem te ülsz be a meetingre, hanem egy (ro)bot. Ha jobban belegondolsz, nem a személyes (vagy virtuális) jelenléted adja a hozzáadott értéket – a megbeszélés az információgyűjtés, tapasztalatcsere és döntéshozatal egy viszonylag hatékony módja. (Már persze ha jól vezetik. És bár szinte senki nem szeret megbeszéléseken részt venni, sokszor egyszerűen nem tudunk jobbat, tehát minden ellenállás ellenére velünk maradtak a meetingek.)

De vajon ott kell ülnöd minden meetingen? „Ez lehetett volna egy e-mail” – gondolod sokszor joggal.

Mi lenne, ha a meeting elkerülésének nem egy e-mail lenne az egyetlen alternatívája?

MI lenne – úgy értem, szó szerint az MI (AI) meetingelhet helyetted, mert már ma sincs technológiai akadálya, hogy egy bot helyetted vegyen részt a megbeszélésen.

Azt mondja, amit te mondanál. Rögzíti az elhangzottakat. Összefoglalót ír. Akár bizonyos lépéseket magától is megtesz (pl. ír egy e-mailt, felvesz egy eseményt a naptáradba, „feltaszkolja” a feladatokat stb.).

Ha csak ezt hozza el az AI, már az is forradalmi. Minél nagyobb egy szervezet, annál több időt (és ezáltal erőforrást) tölt azzal, hogy szervezze a munkát – ez a legabsztraktabb szinten az információ cégen belüli elosztásáról szól. Mikor ki mit csináljon, kinek milyen észrevétele van, ki hogyan halad.

A modern, AI-jal megsegített cég információmenedzsmentjét már mesterséges segédek támogatják, így eljöhet (Bates szavaival) a „szervezeti memória” korszaka. Képzeld el, hogy a keresgéléssel, adatgyűjtéssel, adminisztrációval, meetingeléssel, státuszellenőrzéssel és hasonló szervezési és infógyűjtési feladatokkal tizedannyit kell csak foglalkoznod, mint most.

Ez úgy lehetséges, hogy a Doxis (és az általa használt AI) egyre jobban és jobban „tudni fogja”, hogy épp milyen információ kell neked. Te foglalkozhatsz stratégiai döntésekkel és magas hozzáadott értékű feladatokkal – a robotmunkát meghagyod a robotnak. Mintha lenne egy titkárod, amely nemcsak a naptárodat és a feladataidat kezeli, hanem az egész cégre rálát.

De miért ilyen fontos ez?

A delphoi jósda előtti felirat és a szervezetek öntanulása

„Ismerd meg önmagad” – ez a felirat fogadta a Delphoi jósda bejárata fölött a betérőket. A tanácsot érdemes cégeknek is megfogadniuk.

Egy korábbi cikkünkben (Hogyan javítja a marketinget a jobb dokumentumkezelés?) olvastad már azt, hogy mekkora értéket jelenthet az, ha egy cég „folyamatosan tanulja magát”.

Ez 2 okból is értékes:

1. Minél több dokumentum marad aktív használatban, annál hatékonyabb a cég működése. Ha egy fontos doksi létét elfelejtjük (pl. egy jó prezentációsablon, egy megbeszélés memója, egy elkészített üzleti stratégia), az duplán veszteséges. Közvetlen veszteség a pocsékba ment erőforrás (munkaidő, cégeszközök amortizációja stb.), közvetett veszteségnek tekinthető a ki nem termelt hozam (például egy kampány, ami jobban sikerülhetett volna, ha a legjobb tudásunk szerint készítjük el, de a „tudásunk” egy részét egyszerűen nem találtuk meg a digitális iratszekrények mélyén)
2. A hatékonyabb működés versenyelőnyt jelenthet. Minden, ami a cégben történik, erőforrásba kerül – így a keresgélés is. A papírmentes iroda előnyeiről szóló cikkben olvashattad már, hogy a munkaidő milyen nagy százaléka lényegében pocsékba megy. Az már üzleti döntés, hogy a hatékony dokumentumkezelővel így megspórolt (kárba nem vesző) időt még több munkavégzésre vagy épp szabadságolásra (esetleg csapatépítőkre) használja fel egy cég – ebbe nem szólunk bele, mi a döntés lehetőségét adjuk vissza neked.

A jövő AI alapú dokumentumkezelője mélyebben fogja ismerni a cég adatait és dokumentumait, mint amire a legszorgalmasabb kolléga és a legtájékozottabb vezető képes.

Hogyan?

Úgy, hogy paradigmát váltunk.

A mai dokumentumkezelők RPA logikát is használnak (robotic process automation), amik „ha ez történik, csináld azt” felépítéssel automatizálják a folyamataid. Ezt a legkevésbé sem szeretném lebecsülni, mert elképesztő termelékenységnövekményt érhetsz el az automatizálással.

A paradigma hátránya, hogy csak azt csinálja, amit amúgy is csinálnánk – jobban, gyorsabban és végső soron olcsóbban (a Doxis hamar visszahozza a bevezetés költségét és utána tiszta haszonba fordul, egy referenciánk történetét (bevezetési tippekkel együtt) itt olvashatod). A „ha ez történik, csináld azt” automatizmusokat még mindig mi alakítjuk ki.

A jövő AI alapú dokumentumkezelőjében ott az ígéret, hogy erre már semmi szükség nem lesz. A DMS-ünk tudni fogja, mit csináljon az adott dokumentummal (anélkül, hogy ezeket a szabályokat és automatizmusokat meg kellene mondanunk neki). Sőt: valószínűleg jobb megoldásokat talál, mint amire mi képesek lennénk, mert „jobban lát a pályán”, több adatot tud feldolgozni és így több lehetőséget talál a hatékonyság növelésére.

Az e-mail nélküli világ

A munkahelyi kommunikáció egy „szükséges rossz”.

Nem azért, mert a kollégáid ne lennének jó fejek (valószínűleg azok).

Hanem azért, mert még nem találkoztam olyan vezetővel (se digitális coaching során, se üzleti rendezvényeken, se sehol), aki azt mondta volna:

„Rita, egyszerűen IMÁDOK e-maileket olvasni és küldeni. Meg tudjuk oldani a dokumentumkezelőtökkel, hogy SOKKAL TÖBB e-mailt kapjak?”

Mégis levelezünk, mert valahogy információt kell kapnunk és adnunk.

Próbálunk jobb módszert találni, sok cég az azonnali üzenetekkel próbálja kiváltani az e-mailezést (Slack, MS Teams, céges Discord stb.). Ez tudja gyorsítani a kommunikációt (nem kell egy „Igen, mehet”-re fél napot várni), de közel lehetetlenné teszi az elmélyült munkavégzést.

Az optimalizációs kísérleteken érezzük, hogy sebtapaszt próbálunk rakni az egyre súlyosabban vérző szervezetre.

• Már-már vallássá nőtt a „zero inbox”, amit nem mindenki tud tartani.
• Cégek különböző szabályokat alkotnak arra, hogy mi legyen e-mail (vagy csetüzenet), milyen gyorsan kell rá válaszolni, hétvégén tilos e-mailt küldeni.
• Produktivitási szakemberek javasolják, hogy legyen dedikált idő a napodban, amikor egyáltalán látod az inboxod. Cal Newport elképzeli az e-mail nélküli világot egyik könyvében.

(Néha arra is gondolok, hogy az evolúció csúcsa valójában az e-mail – amely minket, a homo sapiens sapienst használja önmaga sokszorosítására.)

Nem maga az e-mail (vagy a csetüzenet) a probléma – ezért nem orvosolhatjuk egy jobb levelezővel vagy egy izgalmasabb felépítésű üzenetküldővel.

A fő gond, hogy túl sok információt kell feldolgoznunk az egyre gyorsabbá és komplexebbé váló üzleti folyamatainkban. Ha mi nem tesszük meg, akkor senki más nem teszi.

Vagy… mégis?

A jövő „tudatos dokumentuma” érteni fogja, hogy ő épp megérkezik a cégedbe. Elsőre furcsa elgondolni, hogy az ügyfélszerződésed „megérti”, hogy mit tartalmaz, melyik ügyfélhez tartozik, milyen címkéket viseljen, milyen metaadatokat generáljon, hova szortírozza magát és utána milyen folyamatokat indítson el, hogyan jelezze a megérkezését. Pedig úgy néz ki, ez a jövő.

És ez rengeteg „elküldtem-láttad-megkaptad-csatoltam” információküldést átvesz tőlünk, emberektől.

Intelligens beérkeződokumentum-kezelés: a jövő itt van

Talán azt mondod nekem: John Bates víziója a jövő dokumentumkezelésről izgalmas (és figyelni fogsz rá), de téged most a jelen érdekel.

Hol tart most a nagy DMS-ekbe épített mesterséges intelligencia?

Szerintem találkoztál már olyan (jellemzően pluginekkel megoldott) egyedi nagy nyelvi modellekkel (LLM), amelyek azt teszik lehetővé, hogy egy PDF-fel „csetelj” (összefoglaltasd, belekérdezz a tartalmába, ilyesmi).

Zseniális technológia.

Mi más szemlélettel állunk a dokumentumokhoz: sosem az önálló tartalmat tartjuk a fókuszban (pl. egy PDF-ben levő számlát vagy egy szerződést), hanem mindig a kontextust és a folyamatot.

A dokumentum mindig jön valahonnan és megy valahová.

Mit jelent ez?

Ha megnézed a beérkező dokumentumok kezelését, látod, hogy ez is már egy 5 lépéses folyamat:

1. Rögzítés. Megérkezik egy forrásból a postád, azt beszkenneljük és a Doxis-szal beolvastatjuk a tartalmát. Bármilyen dokumentumod érkezik postán (vagy papír alapon egyik osztályról a másikra), annak a tartalmát ki tudjuk nyerni, ezáltal digitalizáljuk.
2. Kategorizálás. A rendszerünk megérti, hogy milyen dokumentumot olvasott be (pl. egy szerződést), az pontosan melyik ügyfélhez tartozik, milyen címkéket kell kapnia és milyen folyamatokat indítson el (pl. küld automatikusan egy e-mailt az aláírónak, átállít a CRM-ben egy státuszt). Minden a helyén van, hozzá sem kell nyúlnod.
3. Kinyerés. Úgy a metaadatokat, mint a tényleges adatokat „érti” a rendszer és tetszőleges automatizmusokat állíthatsz be rá. Például a marketingosztályod szól, hogy szeretnének automatikusan megkapni minden olyan ügyfélszolgálati kommunikációt, ami egy adott terméknél negatív hangvételű. Felállíthatod a dokumentumkezelésedet úgy, hogy az összes ügyfélszolgálati csatorna információját szöveggé alakítsd (pl. a telefonbeszélgetésekből készüljön leirat), majd a Doxis kiszűri, hogy melyik vonatkozik a kért termékhez. Ezeket „elolvassa” a szoftver (egy nyelvi modell feldolgozza a szöveget) és kiválogatja azt, ami negatív. Végül a kiválogatott anyagokat továbbítja a kért módon (pl. feltölti a marketingosztálynak egy mappába, majd értesítést küld róla). Szó nincs arról, hogy méregdrága munkaórákkal bármelyik kollégád manuálisan gyűjti az információt.
4. Validáció. A Doxis belső és külső adatbázisokkal is összeveti a kinyert adatokat, így például észreveszi, ha egy számlán az ügyfél elírta az adószámát vagy a cégnevét.
5. Folyamatautomatizáció. A következő években a nagy érték nem a még több adatban lesz, hanem abban, hogy mit kezdesz az adataiddal és a dokumentumaiddal. Minél több folyamatot tudsz emberi érintés nélkül lefuttatni az automatizmusok segítségével, annál költség- és időhatékonyabbá válik a céged működése. Ami egy embernek fél napnyi munka, az a szoftvernek 10 másodperc.

Valószínűleg az AI körüli felhajtás egy része idővel kipukkan.

Ám amíg mások az irreális álmokat kergetik, addig te egy modern dokumentumkezelő bevezetésével munkaórák ezreit spórolhatod meg. Az így szerzett hatékonyságnövekedést pedig már nem karcolja sem a divat, sem a tőzsdei szeszély.

Keress e-mailen keresztül, vagy látogass el LinkedIn oldalamra.