Hatékony verziókövetés: a „projekt4_vegleges2_UTOLSO_v2” verziókáosztól a neked dolgozó dokumentumokig
Mennyi pénzt szórsz ki az ablakon azért, mert nem találsz meg (elég hamar) egy dokumentumot, duplán dolgozol, nem nyered ki a céged dokumentumaiban levő értéket?
A felmérések szerint túl sokat. Itt hivatkozunk 3 olyan adatra, amelyet meglátva várhatóan arra gondol: „hm, minél hamarabb fejlesztenem kell a dokumentumkezelésünkön”. Amikor egy cég információs folyamatait vizsgáljuk át (a tiédet is szívesen átnézzük, ha írsz nekem), gyakran kétszámjegyű növekedést érhetnek el a termelékenységben, ha a folyamataikat digitalizálják, automatizálják és fejlesztik.
A „Hogyan javítja a marketinget a jobb dokumentumkezelés?” cikkünkben olvashattad, hányféleképp tud egy cég információt veszíteni – és ezzel megkárosítani önmagát. Például elkészítenek egy kampánytervet, majd nem kezdenek vele semmit (nem valósítják meg, nem vetik el, egyszerűen elfelejtik). A sportnyelvből kölcsönözve ez a fajta „ki nem kényszerített hiba” a legkompetitívebb piacokon egyszerűen nem fér bele.
Most a dokumentumok verziókövetésére fókuszálunk azért, hogy megoldást találjunk a „final_vegleges_3_tenylegutolso_2” poklára – ezt a verziókáoszt senki nem élvezi, ám sokszor a cég nem tud jobbat, ezért belecsúszik. Ajánljunk hát jobbat.
De egyáltalán miért kell egy dokumentumból több verzió?
Ha ezt a cikket olvasod, jó eséllyel a te munkád hozzáadott értéke is leginkább két „i” kezdőbetűs szóval jellemezhető:
- iteráció
- integráció
Vagyis modern gazdaságunkban próbálunk minél több „dolgot” a folyamatba kapcsolni (cég, ember, technológia, régió, gondolat, K+F stb.), mert a nagyobb „összekapcsoltság” (mélyebb és szélesebb integráció) általában értéknövelő. A zsebedben vagy asztalodon pihenő okostelefonod tervezése, gyártása, szállítása, értékesítése és működtetése (szoftverek) nagyobb integrációt igényel, mint a nagyszülők házában szóló rádió.
- nem 1 ember dolgozik egy szerződésen, hanem több
- nem 1 ember készít egy kampányt, hanem több
- nem 1 ember tervez meg egy házat, fogad egy el prezit, küldi nyomdába a katalógust (stb.), hanem több
A „reneszánsz ember” korának vége, szinte mindent csapat csinál, amely több verziót hoz létre minden doksiból.
(Ha egyedül dolgozol és dokumentumaidat tényleg senkinek nem kell látnia, beledolgoznia, jóváhagynia, láttamoznia, akkor is hasznos, ha a módosításaidat vissza tudod követni. Mi van, ha korábban törölt bekezdéseket mégis fölhasználnál?)
A legfapadosabb verziókövetés – és annak minden nehézsége
Induljunk ki a legnehézkesebb megoldásokból.
Létrehozol egy fájlt munka.doc néven és e-mailben átküldöd a kollégádnak e-mailben.
Ő beleír valamit, ráment, visszaküldi neked ugyanazt a fájlt, amit letöltesz.
Az operációs rendszered próbál segíteni azzal, hogy a 2. alkalommal letöltött fájlt munka (1).doc névre kereszteli a 3. alkalommal letöltöttet munka (2).doc néven és így tovább.
Az alábbi gondokkal szembesülsz előbb vagy utóbb:
Megzavarodhattok a verziókban. Nézd ezt a helyzetet: letöltöm újra a legelső doksit, amit így munka (3).doc néven ment a gépem – és hogy fokozzam a káoszt, még beleírok a dokumentumba és rámentek. Később honnan tudom, hogy a munka (3).doc a legfrissebb verzió? És honnan tudom, hogy mit írtam bele? És még fontosabb: a kollégám hogyan értesül arról, hogy a doksi változott?
Sosem egyértelmű, hogy mi hol van. Lankadatlanul figyelned kell, hogy mit küldtél, melyik levélfolyamban, kinek, milyen néven, a gépeden mit melyik mappába mentettél. Hiába van ott a kereső a gépeden vagy a felhőtárhelyes szolgáltatód felületén, ha már a fájl nevét is elfelejtetted, hát még azt, hogy hova raktad.
1 nap múlva nem fogsz emlékezni rá, hogy „kinél pattog a labda”. Az agyunk nem arra fejlődött ki, hogy azt tartsuk észben, hogy az adott munkába bevont 15 dokumentum közül melyik épp kinél van, épp ki szerkeszt mit. Eleve azért van a számítógép, hogy helyettünk tudja mindezt. Ha nincs dokumentumkezelőd, ami az emlékezést átveszi, akkor neked kell észben tartanod (valamifajta táblázattal, manuálisan).
Nem biztonságos. Az e-mail nem a legbiztonságosabb online csatorna. Megfelelő beállításokkal, end-to-end titkosítással ez javítható, de egy pentester vagy IT-szakember még így is húzni fogja a száját – joggal. A működési területetektől függően ez lehet egy „nonissue” (nem tényező) vagy komoly probléma – a gyógyszeripar, a bankszektor, az államigazgatás egészen más biztonsági standardoknak felel meg, ott az „átdobom csatolmányban” nem játszhat.
A mindenkit érintő probléma viszont az, hogy hogyan tudod a cégben tartani a kulcsfontosságú dokumentumokat úgy, hogy közben alvállalkozókat vonsz be, illetve kollégák jönnek és mennek. Nem szeretnéd, hogy valaki pendrive-on elvigye a fél céget – érdemes elolvasnod, hogyan tudod megvédeni az adataid az elbocsátott kollégáktól. (Egy dokumentumkezelő képes hozzáféréseket és jogosultságokat kezelni, de ne ugorjunk előre).
Könnyű elveszteni azt, hogy melyik az éles dokumentum. Ez a fajta működés azt feltételezi, hogy minden kolléga mindig tudja, hogy melyik az éles és legfrissebb dokumentum, melyek a korábbiak. De ezt a munka (3).doc és hasonlók halmában nehéz kitalálni és közmegegyezésre vinni. Ennek eredménye, hogy rengeteg idő megy el kereséssel („ki írt bele utoljára? Átküldöd a legfrissebbet?”), és megnő a duplikáció veszélye (pl. egy lektorálást kétszer csináltok meg véletlenül). Több költség, több frusztráció.
Nem érhető el mindig a friss dokumentumverzió. A neve is mutatja (e-mail), hogy a klasszikus levelezés logikáját digitalizáljuk a doksiküldözgetéssel. A legfrissebb éles dokumentum (amit tegyük fel, hogy komoly kognitív költségekkel megcsináltok) mindig „valakinél van”.
Ez azért probléma, mert így az aszinkron munkavégzési lehetőséget kiszeditek a rendszerből: ha neked eszedbe jut valami, akkor meg kell várnod, amíg a kolléga átküldi a friss dokumentumát – alternatívaként egy új doksiba felvezeted a módosításaid, ezt a verziót észben tartod, majd a doksi megérkezésekor (milyen abszurd így leírva, nem?) megteszed a tényleges módosítást. (Dokumentumproblémát kezelsz még több dokumentum létrehozásával, ami nem megoldja, hanem súlyosbítja a problémát.)
Ellenőrzéseknek megfelelni egy rémálom. Eddig főleg a dokumentumok utaztatásáról, érkeztetéséről olvastál, de mi van azzal, hogy korábbi verziókat és módosításait elérd? Az e-mailes „verziókövetéssel” már az is eredmény, ha minden korábbi verzió megvan, de utána jön a neheze: ki mikor mit módosított? Ez egy 15 módosítást megélt dokumentumnál is már jelentős feladat, több ezer dokumentumon utólag megcsinálni az ellenőrzés miatt egészen pazarló – főleg abban a korban, amikor (e sorok írásakor) nagyvállalatok is azzal kísérletezgetnek, hogy pl. az ügyfélszolgálati munkát AI-kliensekkel gyorsítsák vagy kiváltsák. Ebben a környezetben ez az ősi dokumentumkezelés súlyos versenyhátrány – mintha dárdákkal mennél egy tankcsatába.
A verziók megőrzése olyan, mint a tűzoltókészülék
Adott tehát a probléma, hogy hogyan lehetne úgy dokumentumok verziókezelését megoldani, hogy a fönt felsorolt „fejfájásokra” fájdalomcsillapítót kapjunk.
Nem hiszek a bináris fejlesztésfelfogásban („vagy csúcstechnológia, vagy semmi”), a digitális coachingot is az hívta életre, hogy látom: a fejlődés csak lépésről lépésre megy (ahogy olvastad feljebb: iterációban).
Amikor tehát az előbbi dokumentumkezelési problémákkal találkozik egy cég, elkezdenek a verziókezelésen gondolkodni. A megoldás része lehet:
Egységes fájlnévstruktúra. Ez az üzletmenetektől függően fog felépülni, de pl. ha ügyfelekkel dolgozol, akkor lehet ügyfélnév_időszak_projekt_projektelem_0.1.
Dönthetsz úgy is, hogy az ügyfélnevet és időszakot mappaszinten kezeled és ezért kiveszed a fájlnévből.
0.1, 0.2, 0.3 (…) számozással az iterációkat, 1.0, 2.0, 3.0 (…) számokkal pedig a mérföldköveket jelzed.
Nem egy jó megoldás van: ha egyértelmű és jól szolgálja a céged munkamenetét, akkor az az elnevezés jó, a varázserő az egységességben van. Komoly hiba, ha a cég slamposan kezeli a saját szabályait: itt egy elírás, ott egy lehagyott verzió, és pár hónap alatt kialakul a verziókáosz. Manuális meló, odafigyelést igényel, de megoldható.
Centralizált dokumentumkezelés. A saját gépén mindenki azt módosítgat, amit akar, de az éles dokumentum az, ami a cég szerverén, dokumentumkezelőjén, felhőtárhelyén vagy akárhol megtalálható. Ha élesben módosítasz dokumentumon, oda felviszed a változásokat és az „játszik”. A workflow-kat is így építed fel: a centralizált dokumentumhoz szólunk hozzá, azt módosítjuk, azt vesszük alapul, ahhoz adunk hozzáférést (vagy attól veszünk el).
Egyértelmű dokumentumkezelési policyk. Ha átírok egy mondatot, az új verziónak számít? Miért igen, miért nem? Ha leadási határidő után szeretnék módosítani, hogyan tehetem meg? Ha elfogadok egy módosítási javaslatot, hogyan vezetem fel az éles doksiba? Ezeket egyszer kell átgondolnod és a napi munkavégzéssel összehangolni, utána már „csak” be kell tartani.
Hogyan archiválok? Minden verziót megőrzök, mert ez szolgálja az üzleti érdekeim ésvagy ezt írják elő a jogszabályok. Ha nem őrzöm meg, akkor tárolom valahol vagy törlöm? Vedd figyelembe, hogy minél több dokumentum van egy cégben, annál jobban nő a komplexitás, ami potenciálisan költségeket és hibaesélyt növel, tehát a dokumentummenedzsment része az, hogy könnyes búcsút veszünk azon doksiktól, melyekre már nincs szükség. Csak hát melyek ezek? Vékony jégen táncolunk: ha túl agresszív az archiválás és a törlés, a cég értéket veszít, compliance kockázatot növel.
A dokumentumaidON vagy dokumentumaidDAL szeretnél dolgozni?
Ha a tökéletes verziókövetést, fájlnevezést, mapparendszer és archiválást megcsinálod, akkor ez a munkanapod jelentős részét elviszi. Sok az infó, sok a dokumentum. Ha viszont engedsz a gyeplőn, akkor elönt titeket a verziókáosz, a „hova is mentettem” és lassul a munka.
A megoldáshoz két erőteljes koncepciót ajánlok figyelmedbe (mindkettő a Doxis4 dokumentumkezelő része):
- Kontextusdelegálással a rendszer mindent észben tart. Vannak „dokumentumguruk”, akik azt javasolnák neked, hogy már fájlnevek szintjén is minél több kontextust adj meg (a fájlnévstruktúrás résznél az ügyfeles példa sem elég részletes, hanem legyen benne, hogy melyik év, milyen típus, ki a felelős, meg még vagy 8 infó). Értem, hogy strukturáltabbá teszik a fájlokat, viszont nem tartom életszerűnek. A modern dokumentumkezelés nem tőled várja a kontextust (= manuálisan add meg, mi hova tartozik és kihez), hanem a lehető legtöbb kontextust delegálhatod a rendszernek. Megnyitsz egy dokumentumot a Doxis4 rendszerében és látod, hogy hova tartozik, ki szerkesztette legutóbb, mi a verziótörténet, milyen dokumentumok kapcsolódnak hozzá. Ezek egyikét sem kell kézzel megadnod, mert…
- …automatizált és AI-t használ. Miközben a világ elalél az LLM-ek képességeitől (pl. GPT4 a ChatGPT-ben), addig a Doxis4 egyre fejlettebb szöveg- és beszédfelismerőt fejleszt, automatikusan felismeri a kapcsolatokat a dokumentumaid között, magától tölti ki a metaadatokat, átolvassa a szkennelt dokumentumokat és berakja a megfelelő ügyhöz, ügyfélhez, mappához, workflow-hoz és így tovább. A rendszer dolgozik azon, hogy minden takaros maradjon, míg te végezheted a magas hozzáadott értékkel bíró (és egyébként fájlnevezgetésnél jóval élvezetesebb) munkádat.
A kollaboráció és a verziókövetés „dobozból kiszedve” megoldott: egy centralizált céges szerveren tároljátok a dokumentumokat (és erre épül rá a Doxis4), és ha csak egy vesszőt is változtattok a dokumentumokon, a CMS létrehoz egy új verziót úgy, hogy az ne legyen zavaró. Minden korábbi verzió később előhívható a megfelelő metaadatokkal (ki dolgozott rajta és mit) – és addig őrizzük, amíg szeretnétek.
A kontextusdelegálást és automatizálást szívesen megmutatjuk neked a saját irodádban. Ha felveszed velem a kapcsolatot, megbeszéljük a holmikort.
