Mennyi papírt (és költséget) spórol meg egy „papírmentes iroda”?
Először el se fogod hinni a történetet, amit 1 mondatban mesélek neked. (Én se hinném, ha nem a saját szememmel láttam volna.)
Egy magyar cég egy dolgozója a papír alapú számlát (!) az ügyfélnek személyesen (!) vitte el, mert… nos, őszintén nem tudom, hogy miért (azon kívül, hogy „mindig is így csinálták”).
Ennél gazdaságtalanabb folyamatot nehéz volna tervezni.
Eközben te nézed Netflixen és HBO-n a jobbnál jobb dokumentumfilmeket San Francisco startupjairól. Követed a machine learning alapú fejlesztéseket, munka után szövegalkotó és képgeneráló algoritmusokkal kísérletezel. Automatizálsz. Folyamatot fejlesztesz. Házad előtt hibrid parkol.
Ez mind szép és izgalmas.
Ám lehet, hogy te is egy olyan cégben ülsz, ahol ha újítanál, akkor a „mindig így szoktuk” pajzsával védik meg a múltbéli működést. Lehet, hogy tulajdonosként döbbensz rá arra, milyen nehéz feladat újfajta működést bevezetni, új folyamatot vinni a megszokott munkanapokba – vagy egyáltalán elfogadtatni a legkisebb változást is.
Az a jó hírem van, hogy ha az újítás szándéka megvan benned és fejlesztesz, akkor a fönti anekdotában leírt cégekhez képest gigászi versenyelőnyöd lesz. Mintha ők rollerrel állnána föl a Formula–1 rajtrácsára – egyszerűen nem ugyanaz a kategória.
Kezdjük az elején.
Mennyi papírt használsz?
Nem szeretem a papírmentes irodáról vagy dokumentumkezelésről szóló cikkekben azt a kifejezést, hogy „attól függ”. Azt sem, hogy a papírmentes iroda „költséghatékonyabb működést” ad és „hatékonyságot növel”.
Ez amúgy így van.
Mégis: ilyen általánosságokra támaszkodva nem tudsz döntést hozni, de legalább elalszol rajtuk.
Ezért szeretném néhány felméréssel a papírmentes működés (és az annak megágyazó folyamatfejlesztés) lehetséges hatását és költségcsökkentését megbecsülni. Vagyis: lásd, mekkora összeget nyersz vagy veszítesz, ha így vagy úgy döntesz.
Egy magyar kkv átlag havi 5000 oldalt nyomtat
Ez derült ki még 2017-ben, amikor a Canon Hungária felkérte a Trend International Market Research szakértőit, hogy vizsgálják meg, mennyit nyomtat a véletlenszerűen kiválasztott magyar kis vagy középvállalat. A HWSW és a Piac & Profit is írt a kutatási eredményről – ha a részletezett számokra kíváncsi vagy, ajánlom az átfutását, a nagyságrendet érzékelteti az 5000 oldal.
Egy 2018-as cikk szerint idehaza vágyálom a papírmentes iroda (Fellowes megbízásából dolgozott a Szinapszis Piackutató Intézet). Ennél én bizakodóbb vagyok (már csak azért is, mert ügyfeleinknek többek közt a papírmentes üzleti folyamatok kialakításában segítünk).
Jártál konferenciákon, olvasod a szakmai kiadványokat, tehát látod: a papírmentesség vagy automatizáció leginkább egy „jó lenne, de még nem jutottam el oda” feladat. Legtöbb cégvezető nem tartja olyan fontosnak, mint – mondjuk – a negyedéves bevételi célok elérését. Hiszen ez csak papír, minimális a költsége, nem?
Hát, ezek a cégvezetők talán nem olvasták a tavalyi cikkünket, amelyben azzal „fenyegettem” őket, hogy ha elolvassák, jövő ilyenkorra papírmentes irodájuk lesz (te is saját felelősségre kattints, mert még a végén folyamatfejlesztésbe kezdesz).
Számoljunk egy gyorsat:
Mennyibe kerül a havi nyomtatásod?
5000 oldalt nyomtatunk és 2023-as átlagárakkal számolok. (A netről elérhető végfelhasználói árakat lesem – ha van egy évtizedes partnered, ennél elvileg jobb árakat kaphatsz.)
- 1 db 500 db-os 80g-os nyomtatópapírt most átlagosan 2500 Ft-nak látok (~1905–3200 Ft). Ebből kell 10 csomag, ami 25 000 Ft.
- 2000 oldal kapacitású festékpatront látok 20 000 Ft-ért, ebből kell havi 2,5 db, ami 50 000 Ft.
- A gépeink néha elromlanak, szervizelni kell, alkatrészt cserélünk, amit évente egyszer egy átvizsgálással és karbantartással intézzünk el. Ezt átlagoljuk le havi 0,5 órára. 4500 Ft kiszállási díj és 6500 Ft-os óradíj leosztva havi 3700 Ft.
78 700 Ft havonta (1 oldal így kerekítve 16 Ft), évente 944 400 Ft – és áramot nem is számoltunk rá.
Ennyi az összes költség?
Hah, jó is volna.
Most jön a „neheze”:
- A nyomtatott dokumentumokat kezelni és tárolni kell. Ha üzleti titkok, személyes adatok, érzékeny infók is vannak rajta – márpedig miért ne lennének –, akkor zárható iratszekrényeket rakunk a drágán bérelt irodai négyzetméterekre, majd az egészre kötünk egy biztosítást, mert ha egyszer leég, beázik vagy kifosztják, akkor odaveszett a cég intellektuális tőkéjének egy része, potenciálisan perelhetők is vagyunk.
- Az elavult dokumentumokat meg kell semmisíteni. Az egyik cikk leírja, hogy egy munkatárs gyereke egy hibásan nyomtatott szerződés hátoldalára színezett – ez finoman szólva nem biztonságos dokumentumkezelés.
- Ha frissül egy verzió (pl. szerződésből), akkor újra kinyomtatni, kezelni a verziókülönbségeket, egyértelművé tenni, hogy melyik az elavult, melyik az éles.
- Előkeresni, visszarakni, előkeresni, visszarakni, dolgozni vele, „hova raktam” – egy nyomtatott dokumentumban nem tudsz úgy keresni, mint egy adatbázisban. Ha kell egy számla, akkor egy gyors keresés helyett elkezded sorszám alapján kikeresni? Bizony elkezded és megy, megy, megy az idő.
- Személyesen kiviszed a számlát, mert… a cikk feléhez érve sem értem, miért (benzinköltség, munkaidő, gépkocsi amortizációja).
A 4 napos munkahét már most bevezethető volna, ha nem nyomtatnál
A „3 gyakori adat”, amit rendre látsz a dokumentumkezelés kapcsán:
- A McKinsey 2012-es anyagában olvasod: az alkalmazottak átlagosan 1,8 órát töltenek naponta azzal, hogy információt keresnek a dokumentumokban.
- Az Interact úgy találta, a munkaidő 19,8%-a megy el doksikezelésre. (Ez a szám több helyen előjön, de a hivatkozások már nem hozzák be az eredeti forrást. Az IBM is átvette a 19,8%-ot.)
- Az IDC szerint a munkaidő 30%-ra rúg a „hova is raktam, mit is keresek” üresjárat.
Ezek pontosak vajon? Nem tudjuk ellenőrizni – főleg azt nem, hogy Magyarországon hány százalék az infókereséssel töltött munkaidő.
De mocorog benned a helyes kérdés: vajon számít, hogy a munkaidő 20 vagy 23%-a megy el keresgéléssel? A végeredmény szinte ugyanaz: nem vagyunk olyan hatékonyak, amilyenek lehetnénk.
Mit jelentenek ezek a számok?
Azt, hogy ha képes lennél máról holnapra szinte teljesen kiiktatni az információkereséssel töltött időt, akkor az olyan, mintha 20%-kal megnövelnéd az állományt úgy, hogy egyetlen új embert sem vettél fel. Ez termelékenységnövekményben álomszerű fejlődés – ha a te kapacitásaid 20%-kal megnőnek (de a költségeid változatlanok), akkor köröket versz a konkurenciádra.
Hogy ezt a növekményt hogyan realizálod a cégben, már rád van bízva:
- 5 nap helyett dolgozhattok 4-et úgy, hogy ugyanannyi munkával végeztek, de egy kipihentebb, motiváltabb állományod van (csökken a fluktuáció, nő a lojalitás)
- Elbocsáthatsz vagy áthelyezhetsz pár embert
- Élvezheted azt, hogy 20%-kal nőtt a kapacitásotok és pár új projektre ezt a plusz energiát rárakhatod
Kellemes vezetői dilemma, nem?
Ez a megoldásfókuszú olvasat.
Amibe a nyomtatás valójában kerül
A havi 78 700 Ft aprópénz ahhoz, amivel most borzolni fogom az idegeid. Ezt szeretetből teszem (mert a megoldásban is tudunk segíteni), de látnod kell azt, hogy a „papír alapú számlát kocsival kiviszem az ügyfélhez” (te, ezt még mindig nem értem) mennyibe kerül.
Nem ismerem a céged (még, de kíváncsi vagyok rá, ezért írj nekem). Azt feltételezem, hogy van nálatok 50 ember és a 2022 decemberében mért bruttó átlagkeresetből indulok ki, ami 581 900 Ft a KSH szerint.
Azt gondolom, hogy „a munkaidő 20%-át elfecséreljük” rémszámok helyett konzervatívan közelítünk, mert akármilyen hatékony rendszert vezetünk be, valamennyi idő elmegy a dokumentumkezeléssel. Tegyük fel tehát, hogy a munkaidő 10%-a „megy a levesbe”. Ez 1 kollégánál havi bérköltségben 58 190 Ft. 50 embernél 2 909 500 Ft havonta, ami évente 34 914 000 Ft.
Ez már zavaróan nagy összeg.
Főleg a „semmire”.
Renden, igazad van: béren kívüli juttatások, bónuszok, kollégák közötti eltérések (van, aki nem papírozik semmit, másnak ez a teljes munkaköre), 13. hónap, cafeteria, másfajta bérsáv, adózási bónuszok. Ebben igazad van. Nekem meg abban van igazam, hogy ha lecsípünk 5 milliót vagy hozzárakunk 6-ot, attól ez még botrányosan nagy összeg ahhoz, hogy elfolyjon a semmire.
Tudod, hogy „kéne” – hogyan lesz belőle cselekedet?
Munkám során hozzád hasonlóan okos és cégükkel foglalkozni akaró vezetőkkel tárgyalok.
(Aki nem akarja fejleszteni a cégét, az nem jut el idáig a cikkben.)
Sosem arról van szó, hogy a vezetők nem tudják, hogy mit „kéne” bevezetni. Eljárunk konferenciákra, elolvassuk a Forbesban az inspiráló cikket, LinkedInen kedveljük a lelkesítő posztot és elhatározzuk, hogy bizony európaivá leszünk, termelékenységet növelünk, kő kövön, papír nyomtatóban nem marad.
Majd jön a neheze: fogni a változásmagocskát és elérni, hogy meggyökerezzen a vállalatban. Túl sokszor köves talajra hull: a kollégák ellenállnak, nem akarják, nyűg van vele, a vezetők elunják, eltelik háromnegyed év és már csak muszájból szöszölünk egy projekttel. Az elején mindenki lelkes volt, most pedig mintha mézben próbálnánk karatézni: sok erővel maradunk egy helyben.
Nem fogom szépíteni: folyamatot fejleszteni, szoftvert bevezetni, papírmentesíteni és digitalizálni nehéz. De látod, hogy mekkora „pénz van benne” és tudod, hogy meg kell csinálni (főleg, mielőtt a konkurens végzi el).
Ezért nem mondom azt, hogy nagy elköteleződésben gondolkodj. Egyelőre minden szoftvert verj ki a fejedből és kezdjük el egy digitális coachinggal. Erről itt olvashatsz cikket és pont azért fejlesztettük ki ezt a szolgáltatást, hogy öröm legyen a folyamatfejlesztés.
Olvasd el azt a cikket is, majd írj nekem és kezdjünk el beszélgetni.
Ez egy kötelezettségmentes beszélgetés, amely során nem érzed azt, hogy értékesíteni akarnánk neked. Csak olyan csomagot rakunk össze, amire ha rábólintasz, akkor tudod, hogy „most nyertem 1 éves időtávban X tízmillió Ft-ot a cégemnek” (kiszámolhatjuk neked) – és végig látni fogod a lépéseket. (Bevezetésben erősek vagyunk pont azért, mert tudom, hogy a siker oroszlánrészét a folyamatfejlesztés adja.)
