Tippek és trükkök a gördülékeny digitalizációhoz

Olvasási idő: 3 perc

A digitális átalakulás a legtöbb cégvezető fejében megfordult. A különböző rendszerek számos előnyt jelentenek, hiszen a dokumentumok könnyen kezelhetővé, a folyamatok gördülékennyé, a vállalati tartalmak pedig áttekinthetővé válnak általuk.  Számos vállalatvezető tisztában van a digitalizáció előnyeivel, szükségességével, nélkülözhetetlenségével, azonban mégsem tudják hogyan kezdjenek bele. Íme néhány tipp amit érdemes végig gondolni a digitalizációs projekt előtt.

• Találd meg a számodra legmegfelelőbb rendszert

Nem, nem mindegy melyik rendszert választod. Minden program más, csak úgy, mint minden vállalkozás. Tudni kell, hogy mi a célja a digitalizációnak, milyen területeken szeretnénk hasznosítani. Előre kell tisztázni, hogy mennyire fontos a vállalat számára a személyre szabhatóság, a jogosultságkezelés vagy éppen az integrációk lehetősége más programokkal. Még a projekt megkezdése előtt érdemes megbeszélni, hogy mire keresnek megoldást, miért fontos rá megoldást találni, hogy milyen sürgős a rendszer bevezetése és természetesen azt sem szabad elfelejteni, hogy döntés helyzetben mik a fő szempontok. Szempont lehet akár az integrációk lehetősége és mélysége, a felület felhasználóbarátsága, a rendszer nyelve vagy a kapacitása is.

• Szánj rá erőforrást

Mikor megfogalmazódik a rendszerbevezetés gondolata, fontos végig gondolni a fennálló erőforrásokat. Így számba kell venni, hogy mekkora összeget tudnak ráfordítani az új rendszerre, mennyi időn belül szeretnék használni, kik lesznek a projekt felelősei, és hogy ők milyen szaktudással és döntési jogosultságokkal rendelkeznek a teljes projekt végrehajtásához. Ezekkel az információkkal a döntési folyamat is sokkal egyszerűbb lehet.

• Kezdd kicsiben, gondolkozz nagyban!

A bevezetés ötlete mindig egy probléma felmerülésével kezdődik. Sokan beleesnek abba a hibába, hogy csak arra az egyetlen problémára, területre keresnek megoldását. Viszont egy jó rendszer nem csak egy részleg igényeit elégítheti ki, sőt mi több, akár vállalatra kiterjedő megoldást nyújthat. Érdemes körülnézni, munkatársaktól megérdeklődni, hogy nekik mire lenne szükségük, és hogy mely területeken lehetne még hasznosítani és kihasználni a digitalizáció adta lehetőségeket.

Azonban, ha egy rendszert túl költségesnek vagy kihasználatlannak tart a vezetőség, mindenképp meg kell említeni a hosszútávú tervezést. A digitalizációs folyamat nem egyik napról a másikra történik, de nem is egy vagy két évre szól. Sok rendszer bővíthető, így nem kell több kicsi, olcsóbb program között kattintgatni, jobb esetben minden funkció egy egységes platformon keresztül elérhető.

• Ismertesd meg a rendszert a kollégáiddal

Szinte bármilyen új rendszer esetében igaz, hogy amit az emberek nem ismernek azt nem is szeretik. Félnek tőle, vagyis inkább az újtól. Nem szívesen tanulják meg használni, kezelni, sőt, még mielőtt megismernék a programot, már ellene vannak. Sokan belekényelmesedtek a régi rendszerekbe, noha azok sokkal inkább időigényesebbek, macerásak és sok esetben elavultak is. Azonban, ha megismertetjük a rendszert a leendő felhasználókkal, sokkal elfogadóbbak lesznek vele kapcsolatban, és így könnyebben elsajátítják annak használatát. Ajánljunk fel ismertetőket, bemutatókat, vagy még a bevezetés előtt kérdezzünk rá, hogy nekik, mint felhasználóknak milyen funkciókra lenne szükségük a gördülékenyebb munkavégzéshez. Ezzel nem csak a bizalmukat nyerhetjük el, de a rendszer adottságait is ki tudják majd használni.

BPM: a „vízesés módszer” nélkül

A modern munkavilágban kétféle módszert ismerünk: egyik az ugyanazon a strukturált tevékenységek alkalmazása folyamatmodellek segítségével, a másik pedig a tudás-alapú feladatok, melyek végrehajtása nagyobb szabadsággal zajlik. A modern üzleti folyamatkezelés mindkét módszert lehetővé teszi.  

Az üzleti folyamatkezelés tradicionálisan a folyamatok normatív kezelését jelentette, mely az ipari munkamegosztásos termelésből származott. A normatív BPM az irodai munkához igazodván irányította a termelésben dolgozókat, mialatt ők elvégezték az erősen fegyelmezett munkalépéseket. A modern „tudásmunkásnak” azonban különböző típusú feladatokkal kell szembenéznie, melyek semmi esetre sem követnek szigorú folyamat-előírásokat. Ebből kifolyólag az irodai munka általános automatizálása az ipari termelés automatizálásával ellentétben nem feltétlenül vezet nagyobb hatékonysághoz. Az, hogy egy folyamat automatizáltan vagy anélkül működik-e hatékonyabban csak megfigyelés után ítélhető meg megfelelően. Az automatizálás csak abban az esetben a legjobb megoldás, ha a rutinmunka szekvenciája pontosan leírható, mint például vizsgálatok vagy számlák elfogadása esetén.

Minden olyan esetben, ahol szükség van emberi döntéshozatalra a szigorúan meghatározott üzleti modellek hátrányokhoz vezethetnek, mivel itt a munkatársaknak a tudásuk és a képességeik alapján kell ítélkezniük illetve utasításokat adniuk. Az automatizáció sokszor rugalmatlan és egy adott esetre formált ahhoz, hogy a valóság komplexitását visszatükrözze, sok munkafolyamat esetén az adott esetre vonatkozóan kell döntést hozni illetve feladatokat kezelni. Ilyen esetekben szükség van egy másik folyamatmodellre az automatizáláson kívül, egy olyanra, mely nem a folyamatra, hanem az adott esetre és célra koncentrál. Az eset lehet az ügyfél, a projekt, a megrendelés vagy egy reklamáció.

Annak érdekében, hogy a modellek könnyebben megkülönböztethetőek legyenek a BPM különbséget tesz a normatív („Doing by Design”) és az adaptív („Design by Doing”) módszerek között, melyek mindegyike egyaránt megtalálható a gyakorlatban. A normatív BPM-et, melyet „gyártási workflownak” is neveznek olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek minden lépése előre meghatározható, míg az adaptív BPM-et, melyek „adaptív esetkezelésnek”, „ad-hoc workflownak” vagy „okos folyamatok alkalmazásának” is neveznek pedig az olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek esetén a feladatokat végrehajtó munkatársak a folyamat során hoznak döntéseket. Az üzleti folyamatkezelés definíció szerint egy szisztematikus megközelítése az automatizált és a nem automatizált folyamatok megtervezésének, elkezdésének, dokumentálásának, mérlegelésének, ellenőrzésének és ennek megfelelően a folyamat céljainak elérése a vállalat hosszútávú stratégiájának megfelelően. A BPM magában foglalja a tudatos, összekapcsolt és egyre inkább IT-által támogatott döntéseket, fejlesztéseket, innovációkat és az egymáshoz kapcsolódó folyamatok kezelését.

Klasszikus, fentről lefelé történő folyamatkezelés, az ún. vízesés módszer.

Ad-hoc, alkalmazkodó folyamatkezelés.

Doing by Design vs. Design by Doing

A vízesés módszer alapelve, hogy a folyamatmodell meghatározza a folyamat végrehajtását. A modellnek meg kell határoznia minden kivételt és alternatívát, ha ezek nincsenek meghatározva, nem lehetségesek. Ez a tervezési koncepció olyan folyamatok esetén alkalmazható, melyek soha sem változnak, mint például a mobiltelefonok aktiválása. A folyamatok modellezése sokszor túl komplex, a „Doing by Design” módszer teljesen alkalmatlan például projektek implementálására, workflow kezelésre, hiszen ilyen esetekben a kötelező folyamatlépések nem határozhatóak meg előre. Azonban az adaptív módszer alkalmazása esetén sem teljesen a nulláról indul a folyamat, a résztvevők visszanyúlnak egy ugyanilyen vagy hasonló esethez, és azt használják iránymutatásként. Ez az ún. Ctrl C + Ctrl V megoldás, melyben a hasonló esetek ún. Best Practice-ként kerülnek alkalmazásra, a tervezés a folyamat közben zajlik – „Design by Doing”.

Integrált ECM és BPM

Egy modern BPM megoldásnak mindkét lehetőséget – a „Doing by Design”-t és a „Design by Doing”-ot is kombinálnia kell egy architektúrában. A Doxis4 iECM Suite-ban ezt a Feladat- és üzleti folyamatkezelés (BPM) teszi lehetővé. A Doxis4 a vállalati tartalomkezelést és az üzleti folyamatkezelést integráltan alkalmazza, más, integráció-orientált BPM rendszerekkel ellentétben. Ez lehetővé teszi, hogy az integrált ECM és BPM megoldások a teljes vállalatban alkalmazásra kerüljenek. Így a dokumentumalapú üzleti folyamatok függetlenül modellezhetőek, kezelhetőek, adminisztrálhatóak, optimalizálhatóak és végrehajthatóak ad-hoc módon és standardizáltan is, a különböző részlegek is használhatják őket, akár több vállalaton keresztül is. Fontos tulajdonság a dokumentumok, akták, folyamatok és feladatok közös metaadat platformja is. Az ilyen integrált ECM és BPM megoldások az üzleti folyamatkezelés új generációját képviselik.

Forrás: SER Solutions

Mit is jelent az ACM, Adaptive Case Management? – VIDEÓ

Az Adaptive Case Management – ellentétben a merev üzleti folyamatokkal – a célra összpontosít, alkalmazkodva a pillanatnyi módosítási igényekhez.

Ismerje meg Ön is, hogy miként támogatja, egyszerűsíti és teszi alkalmazkodóvá az üzleti folyamatokat az ACM megoldás. Ez az új megközelítés, gondolkodásmód váltás hatékonyságot növel azáltal, hogy rugalmas módon igazíthatók a folyamatok az elvárásoknak megfelelően.

Az adaptív ügykezelés lehetőséget nyújt, hogy egységes platformon kezeljük a folyamatokat, fennakadások nélkül.