ECM, BPM, DMS és a többi- rövidítések a dokumentum-, és tartalomkezelés területéről

Mindennapjainkat körülveszik az újabbnál újabb, hangzatos szavak, melyek ráadásul sokszor nem is kapnak magyar fordítást, hiszen vagy technikai jelentéssel bírnak, vagy jobban hangzanak az eredeti nyelvükön. Ennek tetejébe még általában rövidítésüket használjuk, ami sokszor megnehezíti a megértést. Persze ha látjuk a rövidítés eredeti alakját, akkor értelmet nyer. Összegyűjtöttünk néhány, a tartalomkezeléssel kapcsolatos, és hasznos rövidítést, melyekkel érdemes tisztában lenni.

DMS- Document Management System

Ahogy a neve is tükrözi, ez maga a dokumentumkezelés. Papíralapú, fizikálisan megjelenő dokumentumok digitális változatai, melyeket strukturálva, egy rendszer szerint tárolunk, majd ennek megfelelően kulcsszavak és egyéb indexadatok (pl.: eltárolás időpontja, létrehozó személy, fontosság) alapján könnyen és gyorsan előkereshetünk. Fő célja, hogy az információk biztonságosan tárolódjanak, emellett pedig könnyen előkereshetők legyenek.

BPM- Business Process Magamegement

Az üzleti élethez nem csak hogy hozzátartozik, de szerves részét képzik a folyamatok. Számos előre definiált folyamat segíti a cégek mindennapjait, gondoljunk csak a szerződéskezelésre, számlafeldolgozásra, vagy megrendelésekre. Ezek általában egy rendszer szerint működnek, ugyanazok a számlajóváhagyók és ugyanazon felhasználók indítják el a megrendelést. A folyamatok nagy része könnyen automatizálható is. Sokszor adódhat azonban váratlan esemény, ami megkívánja a strukturált workflow módosítását. Ilyen például az, ha valami hiba van a számlával, módosították az ajánlatot, vagy módosult a megrendelt áru mennyisége. Ilyenkor ezeket a tényezőket beleágyazhatjuk a már meglévő rendszerbe. Olyan is akad, amikor egy egyedi folyamatot kell létrehozni. Gondoljunk csak egy váratlan meghibásodásra, amely miatt szerelőt kell hívni az irodába, és neki kell egy számlát kiállítani. Ezeket nevezzük ad-hoc folyamatoknak. A rendszert pedig ami mind az előre definiált, mind pedig az ad-hoc jellegű folyamatokat kezelni, és összekapcsolni is képes hibrid folyamatnak nevezzük.

ECM- Enterprise Content Management

Az ECM pedig nem csak, hogy ötvözi a DMS és BPM funkcióit, és feladatait, számtalan- a vállalat megfelelő működéséhez elengedhetetlen- funkcióval egészül ki. Ezek közé tartozik még az adatmegosztás. Ha létrehozunk, majd eltárolunk egy dokumentumot, az általában a vállalaton belül mások munkáját is érinti, így egy programon belül tárolhatjuk el, és tehetjük lehetővé mások számára, hogy megkeressék az adott dokumentumot. DE kik azok a mások? Joggal merül fel a kérdés, hogy ki és hogyan láthatja a céges információkat, melyek sok esetben titkosak is. Az ECM egy másik fontos funkciója a jogosultságkezelés, mellyel biztosítani tudjuk a felhasználók számára, hogy a munkájukhoz szükséges információkhoz hozzájussanak, de ne fordulhasson elő a véletlen adattörlés vagy módosítás lehetősége. Ezt nem csak a jogosultságkezelés, de a verziókövetési funkció is elősegíti.

TCM-Team collaboration Software

A létrehozott, eltárolt és megosztott dokumentumokat sok esetben nem egyetlen személy kezeli, így fontos lehet a TCM szerepe a vállalatban. Ezek a rendszerek nem csak a dokumentumok közös elérésére szolgálnak, de megkímélik a felhasználókat a verziózásból adódó adatvesztéstől és az információhiánytól ami a nagyobb csapatok esetén fordulhat elő. A közös szerkesztésen felül lehetőséget ad a hozzászólások, és az egy programon belüli kommunikációra is. A feladatok ezáltal követhetővé, a folyamatok átláthatóvá válnak.

OCR-Optical Character Recognition

 Az optikai karakterfelismerő rendszereket gyakran alkalmazzák a DMS programokkal együtt, illetve építik be az ECM szoftverekbe is. Egy ilyen rendszer lehetővé teszi szkennelt dokumentumokról való adatkinyerést. Így például, ha megtanítják a rendszert, hogy az egyes információkat (például számlaszám, partner neve, stb.) hol találja a számlán, és milyen kulcsszavakkal egészülnek ki az adatok,  akkor a szkennelést követően a rendszer automatikusan ki is tölti ezeket az adatokat, így megkímélve a felhasználót a rengeteg manuális adatrögzítéstől.

BPM: a „vízesés módszer” nélkül

A modern munkavilágban kétféle módszert ismerünk: egyik az ugyanazon a strukturált tevékenységek alkalmazása folyamatmodellek segítségével, a másik pedig a tudás-alapú feladatok, melyek végrehajtása nagyobb szabadsággal zajlik. A modern üzleti folyamatkezelés mindkét módszert lehetővé teszi.  

Az üzleti folyamatkezelés tradicionálisan a folyamatok normatív kezelését jelentette, mely az ipari munkamegosztásos termelésből származott. A normatív BPM az irodai munkához igazodván irányította a termelésben dolgozókat, mialatt ők elvégezték az erősen fegyelmezett munkalépéseket. A modern „tudásmunkásnak” azonban különböző típusú feladatokkal kell szembenéznie, melyek semmi esetre sem követnek szigorú folyamat-előírásokat. Ebből kifolyólag az irodai munka általános automatizálása az ipari termelés automatizálásával ellentétben nem feltétlenül vezet nagyobb hatékonysághoz. Az, hogy egy folyamat automatizáltan vagy anélkül működik-e hatékonyabban csak megfigyelés után ítélhető meg megfelelően. Az automatizálás csak abban az esetben a legjobb megoldás, ha a rutinmunka szekvenciája pontosan leírható, mint például vizsgálatok vagy számlák elfogadása esetén.

Minden olyan esetben, ahol szükség van emberi döntéshozatalra a szigorúan meghatározott üzleti modellek hátrányokhoz vezethetnek, mivel itt a munkatársaknak a tudásuk és a képességeik alapján kell ítélkezniük illetve utasításokat adniuk. Az automatizáció sokszor rugalmatlan és egy adott esetre formált ahhoz, hogy a valóság komplexitását visszatükrözze, sok munkafolyamat esetén az adott esetre vonatkozóan kell döntést hozni illetve feladatokat kezelni. Ilyen esetekben szükség van egy másik folyamatmodellre az automatizáláson kívül, egy olyanra, mely nem a folyamatra, hanem az adott esetre és célra koncentrál. Az eset lehet az ügyfél, a projekt, a megrendelés vagy egy reklamáció.

Annak érdekében, hogy a modellek könnyebben megkülönböztethetőek legyenek a BPM különbséget tesz a normatív („Doing by Design”) és az adaptív („Design by Doing”) módszerek között, melyek mindegyike egyaránt megtalálható a gyakorlatban. A normatív BPM-et, melyet „gyártási workflownak” is neveznek olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek minden lépése előre meghatározható, míg az adaptív BPM-et, melyek „adaptív esetkezelésnek”, „ad-hoc workflownak” vagy „okos folyamatok alkalmazásának” is neveznek pedig az olyan folyamatok esetén alkalmazzák, melyek esetén a feladatokat végrehajtó munkatársak a folyamat során hoznak döntéseket. Az üzleti folyamatkezelés definíció szerint egy szisztematikus megközelítése az automatizált és a nem automatizált folyamatok megtervezésének, elkezdésének, dokumentálásának, mérlegelésének, ellenőrzésének és ennek megfelelően a folyamat céljainak elérése a vállalat hosszútávú stratégiájának megfelelően. A BPM magában foglalja a tudatos, összekapcsolt és egyre inkább IT-által támogatott döntéseket, fejlesztéseket, innovációkat és az egymáshoz kapcsolódó folyamatok kezelését.

Klasszikus, fentről lefelé történő folyamatkezelés, az ún. vízesés módszer.

Ad-hoc, alkalmazkodó folyamatkezelés.

Doing by Design vs. Design by Doing

A vízesés módszer alapelve, hogy a folyamatmodell meghatározza a folyamat végrehajtását. A modellnek meg kell határoznia minden kivételt és alternatívát, ha ezek nincsenek meghatározva, nem lehetségesek. Ez a tervezési koncepció olyan folyamatok esetén alkalmazható, melyek soha sem változnak, mint például a mobiltelefonok aktiválása. A folyamatok modellezése sokszor túl komplex, a „Doing by Design” módszer teljesen alkalmatlan például projektek implementálására, workflow kezelésre, hiszen ilyen esetekben a kötelező folyamatlépések nem határozhatóak meg előre. Azonban az adaptív módszer alkalmazása esetén sem teljesen a nulláról indul a folyamat, a résztvevők visszanyúlnak egy ugyanilyen vagy hasonló esethez, és azt használják iránymutatásként. Ez az ún. Ctrl C + Ctrl V megoldás, melyben a hasonló esetek ún. Best Practice-ként kerülnek alkalmazásra, a tervezés a folyamat közben zajlik – „Design by Doing”.

Integrált ECM és BPM

Egy modern BPM megoldásnak mindkét lehetőséget – a „Doing by Design”-t és a „Design by Doing”-ot is kombinálnia kell egy architektúrában. A Doxis4 iECM Suite-ban ezt a Feladat- és üzleti folyamatkezelés (BPM) teszi lehetővé. A Doxis4 a vállalati tartalomkezelést és az üzleti folyamatkezelést integráltan alkalmazza, más, integráció-orientált BPM rendszerekkel ellentétben. Ez lehetővé teszi, hogy az integrált ECM és BPM megoldások a teljes vállalatban alkalmazásra kerüljenek. Így a dokumentumalapú üzleti folyamatok függetlenül modellezhetőek, kezelhetőek, adminisztrálhatóak, optimalizálhatóak és végrehajthatóak ad-hoc módon és standardizáltan is, a különböző részlegek is használhatják őket, akár több vállalaton keresztül is. Fontos tulajdonság a dokumentumok, akták, folyamatok és feladatok közös metaadat platformja is. Az ilyen integrált ECM és BPM megoldások az üzleti folyamatkezelés új generációját képviselik.

Forrás: SER Solutions

Tartalomelemzési technológiák és platformok

A tartalomelemzés egy jövő-orientált téma, melyet az egyre inkább elterjedő digitalizáció, ügyfélorientáció és innováció még inkább ösztönöz. A cél, hogy a strukturálatlan adatokból származó információt úgy alkalmazzuk, hogy új területekre nyerjünk betekintést valamint segítségével fejleszthessük folyamatainkat.

Miután jelentős fejlődés tapasztalható a in-memory technológiáknak és a gépi tanulásnak köszönhetően az elemzés és a strukturálatlan adatok feldolgozásának területén (adatanalízis, Business Intelligence), a vállalatok egyre inkább a strukturálatlan adataikra fókuszálnak. A gépi tanulás itt szintén fontos szerepet játszik, azonban más feltételekkel, speciális technológiák szükségesek a strukturálatlan adatok feldolgozásához és világosan különböznek a strukturált adatok esetén alkalmazott technológiáktól.

A tartalomelemzés számára fontos faktor az adatok elérhetősége, valamint az, hogy a hozzáférés állandó és szisztematikus legyen. Ez az a terület, ahol a Doxis4 egyedi megközelítése kiemelkedik – hiszen egy olyan ECM és BPM platformról van szó, amely nem csak kezeli a tartalmakat, hanem elemzi is őket ugyanazon a platformon. Ellenkező esetben, külön rendszerekkel a beérkező emailek, az emailek archívuma, DMS, stb. számára, az elemző szolgáltatások komplett „dzsungele” alakulhat ki, mely nem tesz lehetővé teljes betekintést a felhasználók számára.

A integrált Doxis4 platform egyik másik előnye, hogy lehetővé teszi a tartalmak elemzését az üzleti folyamatok és workflowk kontextusában: hasonló eseteket keres, szakértőket azonosít és már zajló vagy lezárt folyamatok alapján hoz döntéseket az újakról, úgy, hogy ezek bármikor fejleszthetőek és automatizálhatóak a tartalomelemzés segítségével.

Forrás:https://www.ser-solutions.com/

Generációs váltás? – Miért éri meg a DMS-ből ECM-be történő migráció

I. ECM rendszer – a Doxis4

A Doxis4 a teljes vállalat által alkalmazható platform, különböző rendszerekkel, információkkal és dokumentumokkal történő közös munkát tesz lehetővé ezeket egyszerre igazgatva és strukturálva. A különböző rendszerekből és információs forrásokból érkező különböző dokumentumok egy helyre archiválhatóak, egy helyen hozzáférhetőek, kezelhetőek, szerkeszthetőek valamint rendszerezhetőek. Az ECM rendszer segítségével nem csak hozzáférhetőek a szükséges dokumentumok, hanem akár más formátumban is megjeleníthetőek és szerkeszthetőek, aktába foglalhatóak – mindig az aktuális felhasználói illetve a dokumentumot éppen használó részleg igényeinek megfelelően. A különböző dokumentumtípusok mellett a különböző, egymással kapcsolatban álló üzleti folyamatokat is képes megjeleníteni és lehetővé teszi a velük történő munkát. A Doxis4 platform lehetőségeit az alábbi ábrán foglaltuk össze:

II. Mik a változtatás szükségességére utaló jelek? – Jelentkeznek az Önök vállalata esetén is?

A váltás szükségességének gazdasági jelei:

• magas üzemeltetési költségek pl. régi hardver miatt
• magas támogatási illetve karbantartási költségek pl. olyan esetekben, amikor a magas költségek mellett kicsi a szolgáltatás mértéke, hiszen a rendszert már nem is fejlesztik tovább
• az alkalmazott rendszer előállítója már nem is található meg a piacon, így a további fejlesztésre lehetőség sincs
• vállalatok egyesülésekor illetve átvételekor fellépő konszolidációs hiány esetén, mikor két olyan különböző rendszer használata lenne szükséges, melyek nem tudnak együttműködni

A váltás szükségességének technikai/műszaki jelei:

• hiányzó kapcsolódási pontok illetve integrációs lehetőségek – ilyen esetekben nincs lehetőség adatcserére a különböző rendszerek között
• magas karbantartási költségek
• a rendszer működéséhez gyakori karbantartási beavatkozás szükséges
• rossz teljesítmény
• a rendszer nem skálázható, nem igazítható a vállalat igényeinek megfelelően
• nincs platformtámogatás
• a rendszer és az adatbázisok régiek
• a rendszert nem lehet kiépíteni a vállalat egészére
• a rendszer nem fejleszthető tovább
• a rendszer funkcionálisan már nem versenyképes, előbb-utóbb használhatatlanná válik

A váltás szükségességének szervezési jelei:

• a rendszer támogatása vagy a rendszer fontos részei kifutnak – rendszerkiesés esetén előfordulhat, hogy nem lehet visszalépni fontos dokumentumokhoz
• a szolgáltató támogatása gyenge, elhanyagolható vagy egyáltalán nincs
• a szolgáltató know-howja nem megfelelő, a termék elöregszik
• nem állnak rendelkezésre funkcionális illetve technológiai frissítések vagy bővítések
• a felhasználók és az adminisztrátorok elvárásai már nem teljesíthetőek

Az említett pontok óriási rizikóval járnak amennyiben a vállalat nem változtat, a nem biztonságosan mentett dokumentumok és adatok rendszerkiesés esetén elveszhetnek. Amennyiben a fentiek igazak az Önök vállalata esetén, az illetékeseknek fel kell tenniük maguknak a kérdést: van-e esetleg olyan rendszer, mely az alábbi hiányosságokra megoldást tud nyújtani?

Érvek az ECM mellett:

1. Az ECM rendszerek alkalmazkodnak az aktuális technológiai újításokhoz, és egy a jövőben is biztos technológiát nyújtanak a vállalatok számára, mivel

• funkcionálisan kiépíthetőek és skálázhatóak a vállalatok kihívásaihoz alkalmazkodva
• az információkat bárhol és bármikor magas szinten elérhetővé teszik
• biztonságosak.

1. Az ECM rendszerek feloldják az információk és alkalmazások különbözőségeit – az üzleti folyamatok során a vállalat egészének rendelkezésére állítja a különböző részlegek információit.
2. Megfelelnek a világ számos új kihívásának pl. többnyelvűség, mobil alkalmazások, világméretű kollaboráció.
3. Csökkentik a karbantartási és fenntartási költségeket mivel több, különböző rendszer helyett egy egységes rendszert állítanak a vállalat rendelkezésére.
4. Egyetlen felhasználói felületen működnek, így csökkennek a vállalat adminisztrációs költségei is.

III. Hogyan zajlik a migráció egy régi rendszerből az új ECM rendszerbe?

Az alábbi ábra szemlélteti a migráció lépéseit:

1.lépés: Analízis és a koncepció meghatározása

• hogyan épül fel az eddigi archívrendszer/DMS
• hány archivált dokumentum és fájl található a rendszerben
• hogy néz ki a jelenlegi adatállomány
• milyen hardvert alkalmazott eddig a vállalat
• mekkora a jelenlegi tárhely
• milyen mennyiségű adatot kell migrálni
• milyen és mekkora adatbázisokat alkalmazott eddig a vállalat
• metaadatok mennyisége, típusa
• milyen adattípusok és indexek kerülnek alkalmazásra
• vannak-e esetleg olyan változtatások (struktúra, felépítés), melyek az eddigi rendszerben még nem szerepelnek
• vannak-e olyan dokumentumok, amelyeket már nem szükséges migrálni

E kérdések elősegítik a zökkenőmentes migrációt, mely biztosítja, hogy ne vesszen el semmilyen információ.

2.lépés: Migrációs környezet bevezetése

• a tényleges migrációt segíti

3.lépés: Tesztmigráció

• biztosítja, hogy az éles migrációban minden jól működjön

4.lépés: Migráció

• valódi migráció az új rendszerbe

5.lépés: Átállás az új rendszerre

• kezdődhet a munka az új platformon

Migráció egy önálló migrációs környezetben:

Az alábbi ábrán látható, hogy hogyan zajlik a migráció egy önálló migrációs környezetben:

Rendelkezésre áll egy forrásrendszer a már meglévő adatokkal és metaadatokkal, ebből történik a migráció egy metaadat-transzformáción keresztül és kerül új (XML) formátumban az ECM rendszerbe. A forrásrendszerben a fájlokon és dokumentumokon kívül egyéni fájlok és dokumentumok is találhatóak a rendszerben, melyek egyenként kerültek mentésre, ezeket az ECM rendszer, hozzáférés után migrálja. Első lépésben tehát a rendszer hozzáfér minden mentett fájlhoz és dokumentumhoz, második lépésben következik a migráció, valamint az új dokumentumok felvétele a rendszerbe.

A Doxis4 konszolidációs szolgáltatásának (Consolidation Service) köszönhetően lehetőség van négy lépésben történő migrációra:

1.Metaadatok átvétele

• a nagy adatmennyiség és a tényleges dokumentumok ebben a lépésben még az eredeti tárhelyen maradnak

 2.Hozzáférés az idegen archívumhoz speciális tárhelyadaptereken keresztül (Consolidation Service)

• a forrásrendszer ezután leállítható – a vállalat máris spórol a fenntartási és karbantartási költségeken

3.Az új dokumentumok azonnal az Doxis4 ECM rendszerben kerülnek archiválásra

• a felhasználók hozzáférnek a migrált és az új dokumentumokhoz egyaránt

4.Dokumentumok migrációja rendszerleállás nélkül

• anélkül, hogy a dokumentumokhoz történő hozzáférést illetve a velük történő munkát korlátozná

A rendszer ezután 100%-osan elérhető és működik, megfelel a jogszabályi előírásoknak, valamint minden szükséges adatot átvesz. A dokumentumok kereshetőek, teljesek, bármikor azonosíthatóak és bármikor ellenőrizhetőek.

IV. Milyen előnyökkel jár egy új generációs ECM rendszer a vállalatuk számára?

• korszerű ECM rendszer használatával biztosított, hogy az alkalmazott migrációs eljárás megfelel az aktuális jogszabályoknak
• a migráció gyorsan és revízióbiztosan zajlik úgy, hogy a rendszernek közben nem kell leállnia
• jövőbeli technológiát állít rendelkezésre
• egységes platformot biztosít a vállalat minden részlege számára
• csökkennek a rendszer fenntartási, karbantartási és adminisztrációs költségei

A Doxis4 előnyei:

• koncepciója bizonyított: több, mint 200 migrációs projektet hajtottunk végre a rendszerrel
• ECM Excellence: know-how 30 éves tapasztalattal
• hosszútávú karbantartás, folyamatos fejlesztések és opcionális támogatás
• helyi és nemzetközi jelenlét