Hogyan termel 17 millió eurót a modern dokumentumkezelés? 

A cikk forrásaként használt SER Group cikkét itt olvashatod el.

Ismered Dávid és Góliát történetét… 

…de vajon érted is? 

Sokáig azt hittem, hogy arról szól, hogy váratlan győzelmet arat az esélytelen fél. (A köztudatban is így él a sztori.) 

A bibliai történetben a filiszteusok és a zsidók serege úgy dönt, hogy párviadalban döntenek a győzelemről (az ókorban gyakran ilyen „gazdaságos” módon kerülték el az egyébként nagy vérveszteséggel járó csatákat). 

A filiszteus Góliát hatalmas termetű veterán harcos talpig bronzpáncélban, ő hívja ki az izraeliták bajvívóját. Ám ők megrettentek tőle. 

Dávid megunta az óriás hencegését és a király többszöri kérlelése ellenére vállalta a párbajt. Tudjuk róla, hogy páncél és kard nélkül ment harcolni (mert nem bírta el a súlyukat), illetve nagyon fiatal volt. Volt nála egy bot, a parittyája, na és a hite. 

A történet végét ismerjük: Dávid nyert. 

Azt hihetnénk, hogy győzelem meglepetésszerű: a tizenéves fiú leteríti a harcedzett óriást. 

Malcolm Gladwell rámutat arra, hogy a történet nem az, aminek látszik: Dávid nemhogy esélytelenebb nem volt, de az lett volna a meglepetés, ha elbukja a viadalt – más fegyvernemben harcolt: Góliátnak kardja volt, neki viszont lőfegyvere. 

Azért mesélem neked ezt a ~300 éves történetet, mert rámutat: 

Csak változással lehet életben maradni 

(Dávid esetében szó szerint.) 

1. Időnként felül kell vizsgálnod azt, hogyan értelmezel adatokat, kihívásokat vagy régi ismert történeteket. Biztos, hogy jól látjuk a helyzetet? 

2. Érdemes nem a „szokásos” módon nekimenni a kihívásnak, hanem megkeresni a legjobb stratégiát. Ha Dávid úgy küzd meg Góliáttal, ahogy mindenki várta tőle (vagyis közelharcban), akkor biztosan meghal. 

3. A változtatás előnyei néha egészen drasztikusak. Dávid nem 5%-kal volt jobb Góliátnál, hanem más ligába helyezte magát. 

Az alábbiakban vezetői összefoglaló tömörségében ismered meg azt, hogy a SEW-Eurodrive hogyan tudott 336%-os megtérülést és 17 millió eurót meghaladó értéktöbbletet elérni azzal, hogy a Doxis rendszerét bevezették és így hatékonyabbá tették a céges információáramlást. 

Ez már a pénzügyi hasznokon túl azért is óriási eredmény, mert egy 1931-ben alapított cég érte el – és idősebb cégek nehezebben újulnak meg. Ahogy telik az idő, úgy „csontosodik” be a szervezet: kialakulnak a rutinok, az „így szoktuk csinálni” folyamatok, és egyre súlyosabb elvárástömeget jelent maga a tradíció. 

Márpedig életveszélyes, ha egy cég nem tud jól változni, megújulni, a legfrissebb technológiákat okosan használni – mert így lemaradhat a piacon. Rengeteg Góliátcég van a piacon, akik méretükből és múltjukból adódóan félelmetes versenytársak(nak tűnnek), de csak idő kérdése, amikor jön egy Dávidcég (mondjuk egy startup), aki magától értetődő módon nyeri el a piaci részesedést. 

Mit kezdenél 313 millió dokumentummal? 

Kívülről a legtöbb nagyvállalat csillog-villog. 

Ám belülről… nos, érdemes üzleti rendezvényeken a folyosón beszélgetni és estig maradni, mert elő-előjönnek a sztorik arról, hogy a gyönyörű üvegiroda falai között micsoda káosz dúl mondjuk a dokumentumkezelésben. Ez önmagában nem „baj”, mert a növekedés, alakulás, fejlődés természetes része. 

Vidámabb perspektívából is tekinthetjük: lenyűgöző, hogy 17 000 ember 430 globális telephelyen képes úgy szervezni az életét és a munkáját, hogy motorokat és motoralkatrészeket gyártson és adjon el. A cégóriások létében semmi magától értetődő nincs, bámulatos szervezési teljesítmény mindegyik. 

A SEW-Eurodrive egy német székhelyű multi, 2023-ban 4,5 milliárd euró bevételt ért el. A Doxis bevezetése egy jó 10 éves projekt (először az anyavállalatnál kezdték, majd fokozatosan kapcsolták be a leányvállalataikat), hogy megoldjanak gyakorinak mondható kihívásokat: 

• rossz adatminőség, túl sok manuális munka. Sok telephelyükön szekrényekben, mappákban, papír alapon tároltak adatokat – ezeket naprakészen tartani, előkeresgélni, ellenőrizni és összevetni a többi helyszín különböző szoftvereiben tárolt adatokkal… rengeteg idő, munka és ezáltal költség. 
• fölösleges munka, dupla adatbevitel, selejtgyártás. Ha ezer adat van ezeregyfelé, abból következnek az „azt hittem, még senki nem csinálta meg” helyzetek, így például kétszer rögzítjük ugyanazt az adatot – vagy épp duplán gyártunk. Ez nemcsak időben veszteség, hanem anyagban is. (A papírmentes iroda előnyeit itt elolvashatod.) 
• roskadozó IT – a cég kinőtte a legacy rendszereit, túl sokféle adatot kellett volna túl sok applikációba küldeni, naprakészen tartani, lekezelni. Már nemcsak funkciókban nem bírta az infrastruktúra, de a kezelt volument is alig győzték. Egyszerűbb volt Doxisra váltani. 

A feladat: 313 millió dokumentumot (kb. 22 terabyte adat) bekapcsolni a mindennapi működésbe (digitalizálni, automatizálni, kereshetővé tenni) – figyelembe véve, hogy kb. 30-35 millióval gyarapszik a dokumentumkincs. Ipari mennyiségű adat, nincs mese, ide a Doxis kell. 

Képzeld el azt, hogy mától az összes emlékedhez hozzáférsz 

313 millió dokumentum vált könnyen elérhetővé, közösen szerkeszthetővé és hasznosíthatóvá. 

(Az iratszekrény vagy egy legacy szoftver mélyén levő doksi, amit azért nem használunk, mert nem találjuk meg – az mintha nem is létezne.) 

Próbáljuk meg elképzelni egyéni szinten, mit jelenthet az, hogy a cég könnyebben hozzáfér – lényegében – az emlékeihez. Agyrázkódás utáni gyógyulásnál vagy bizonyos függőségek elhagyása után tapasztalhatja az ember, hogy „kitisztul a feje”, megszűnik az „agyi köd”: olyan, mintha egyik pillanatról a másikra kétszer gyorsabban tudnál gondolkodni. 

Nem véletlen a hasonlat: a dokumentumkincs a cég memóriája, ennek elérése és hasznosítása pedig az, ahogyan a cég gondolkodik és cselekszik. 

A SEW-Eurodrive-nál tapasztalt előnyök: 

• egy dokumentum létrehozása és véglegesítése 20 napról 9,5-re csökkent a hatékonyabb kollaboráció miatt 
• a munkatársak magabiztosabban keresnek a dokumentumokban, mert tudják, hogy gyorsan megtalálják az információt, az pedig megbízható lesz (milliszekundumok alatt felugrik a megfelelő doksi, ami 313 millió dokumentum esetén döbbenetes gyorsaság) 
• mindig látszik, hogy ki mikor milyen adatot hogyan módosított, ami hatalmas biztonság és könnyedség 

Az időspórolás és produktivitásnövekmény 3 év alatt 9,6 millió eurónyi hasznot jelentett a cégnek. 

„Ha háromszor csinálom ugyanazt, megnézem, hogyan automatizáljam le” 

– mondta egy adattudós. 

Az AI-ról szóló cikkünk végén olvastad, hogy a következő évek egyik növekedési motorja az lesz, ki hogyan tud minél több folyamatot automatizálni. 

A te hozzáadott értéked nem az, hogy újra és újra képet csatolj egy doksihoz, rárakd a megfelelő címkét, a kézírást átalakítsd digitális szöveggé, kiszedd a számlából az ügyféladatokat és így tovább – mert ezt megcsinálja neked a Doxis. (Régebben manuálisan állítottuk be a „ha ez történik, ezt csináld” automatizmusokat, de az AI és az intelligens tartalomkezelés térnyerésével a dokumentumkezelőd egyre többször maga fogja javasolni az automatizálási lehetőségeket.) 

Ha így visszanyered az időd (és a mentális sávszélességed!), akkor többet tudsz nagyobb hozzáadott értékű feladatokkal foglalkozni. 

A SEW-Europe első évben 780 000, másodikban 1 560 000, harmadikban már 2 600 000 folyamatautomatizmust futtatott le. Ha nincs az ECM-rendszerük, akkor ezeket a feladatokat mind a kollégáknak kellett volna megcsinálniuk. 

A megspórolt munkaidő és az elért teljesítménynövekmény értéke (inflációval igazítva) a 3 év alatt 6 139 206 euró. 

A „favágást” megcsinálja az AI 

A jövőben a dokumentumaink „öntudatra” ébrednek: egyre jobban fogják tudni, hogy mit tartalmaznak és az a cégnek és az aktuális használónak miért fontos. 

A SEW-Europe az értékesítőcsapatát támogatja a Doxis AI funkcióival: 

• A kapcsolatfelvételekből kiszedi a kulcsszavakat és értelmezi azt (pl. nem kell végigolvasnod az e-mailt ahhoz, hogy célzottan tudd delegálni egy kollégádnak az ügyfelet). 
• Automatikusan behúzza az ügyfél kapcsolódó doksijait. Vásárlási előtörténet, meglévő szerződések, korábbi levelezés, rendelt mennyiség stb. 
• Ellenőrzi az adatokat kitöltés közben (pl. kiszűri az elírt cégre kiállított számlákat). 
• Tudja, hogy épp hol tartasz a folyamatban és felajánlja neked a gyakran használt dokumentumokat. 

Mindez rengeteg időt megspórol. A Doxis AI egy olyan asszisztens, ami tudja, hogy mire szoktál gondolni – és már „hozza is” a megfelelő információt vagy dokumentumot. 

A 3 év alatti becsült haszon 1 010 408 euró. 

(Könnyen) nem számszerűsíthető hasznok 

Elméletben minden forintosítható, ami a cégben történik – mert egy gazdasági szervezetben egy toll leejtése is bevételnövekményhez vagy kiadáshoz csatolható. 

Gyakorlatban viszont néhány haszon olyan sok áttéten keresztül fejti ki a hatását, hogy bonyolult (vagy értelmetlen) lenne konkrét összeget számolni rá. 

Ez távolról sem azt jelenti, hogy ezek értéktelen hasznok, sőt. Sokszor épp ezek jelentik a versenyelőnyt, mert egy átlagos vezető ignorálja azt, amit nem tud számokban kifejezni. 

A SEW-Europe-nál a nagyvállalati tartalomkezelő segített az alábbiakban is: 

• javult az employee experience (munkavállalói élmény) – az utóbbi évek HR-es sztárterminusa azt fejezi ki, hogyan érzi magát egy kolléga munkavégzés közben. Nyilvánvaló, hogy a rossz élmény a cégnek is rossz, mert csökkenő produktivitáshoz és növekvő fluktuációhoz vezet. Az egyik legnagyobb élménygyilkos az, ha valaki nem látja a munkájának értelmét – mondjuk azért, mert nincs értelme. A „duplán felvisszük az adatokat, mert elavultak a rendszereink” olyasfajta értelmetlenség, amit a legzseniálisabb vezető sem tud értelmessé maszkírozni. Ez egy probléma, amire megoldás a Doxis. 
• új insightokat tudnak kinyerni a kollégák – ha nem néhány száz gyakran használt doksihoz és adathoz férsz hozzá, hanem a másodperc tört része alatt az elmúlt 60+ év 300+ millió doksijában kereshetsz, az új távlatokat nyit a munkádban (a cég 90+ éves, de 50-60 évnyi dokumentumot kapcsoltak be a Doxis rendszerébe). Bármit csinálsz, több és pontosabb adatból tudsz tervezni, azok alapján gondolkodni, jobbat alkotni. A Forrester kiemeli azt, hogy a SEW jogászai képesek voltak proaktívabban intézni a cég jogügyeit azért, mert kulcsszavakkal az összes szerződésben villámgyorsan megtalálták a vonatkozó részeket. 
• nagyobb jogszabályi megfelelőség – ha egy helyen rögzítünk minden adatot (és a pontosságot ellenőrzi a dokumentumkezelőd), azzal az emberi hibák szinte egészét kiküszöböltük. 
• jövőállóság – egy cég sosem statikus, mindig jön valahonnan és tart valahová. Ugyanezt a logikát használjuk a dokumentumok kezelésénél is (ezért ennyire hangsúlyos a Doxis ECM-ben az adott dokumentum kontextusa és verzióelőzménye: tudjuk, hogy minden doksi egy munkafolyamat része) és a szoftvercsalád felépítésében. Arra számítunk, hogy a jövőben változtatni akarsz: új üzleti igényeid lesznek, bővülsz, átalakulsz, a friss technológiákat beépítenéd. Ezt csak úgy tudod megtenni, hogy van egy olyan adatbázisod és ökoszisztémád, ami „barátságos” az új modulokkal. A Doxis mindennel képes együttműködni, amit nagyvállalati IT-ben használnak – amivel még nem, azt pedig lefejlesztjük. 

Nem lehet könnyen kiszámítani a jövőálló dokumentumkezelő gazdasági értékét – de felelős vezetőként nem is szerződnél másra. 

A bevezetés költségei és a teljes megtérülés 

A tanulmány 2 szekcióra bontja a költségeket: 

1. rendszerköltségek (a szoftver licenszdíja, hardverdíjak, menedzsment és fejlesztés stb.) 

2. bevezetési költségek (tréningek, 200 napnyi helyszíni ügyféltámogatás) 

Ez nemcsak a tisztánlátás miatt fontos, hanem azért is, mert a Doxis egy bevezetéshangsúlyos rendszer. Ez azért van így, mert modernebb és gyorsabb dokumentumkezelésen keresztül egy jobb céget kapsz (ez a fő szolgáltatásunk), amit különböző eszközökkel érünk el (a Doxis ECM-mel, helyszíni tréninggel, digitális coachinggal). 

A bevezetés teljes becsült költsége jelenértékre számítva 3 988 068 euró. (A SEW egy multinacionális nagyvállalat 430 telephellyel.) 

A becsült értéktöbblet a bevezetés első 3 éve után 17 369 914 euró, így a Doxis miatti hatékonyabb dokumentumkezelés 13 381 846 euró nyereséget jelentett a SEW-Europe-nak. (Az ROI 336%, a breakeven 6 hónapnál kevesebb.) 

Minden Góliát Dáviddá akar válni 

Góliát hatalmas és ijesztő – ahogyan egy nagyvállalat is riasztó vetélytárs egy új belépőnek. 

Ám ez a nagyság hátránnyá is válhat. Egy startup fürge, mint Dávid: gyorsan dönt, hamar méri fel a piacot, gyorsan tud változtatni a termékein, mert van benne (mondjuk) 15 ember és néhány ezer dokumentum. 

Mit kezd ezzel egy nagyvállalat lomha bürokráciája? 

Ezért hatékony piacvédési stratégia lehet az, ha a nagy céget fölgyorsítjuk. A Doxis a SEW-Europe ~60 évnyi és 313 milliós dokumentumhalmában a másodperc törtrésze alatt találja meg a keresett kulcsszót, dokumentumot vagy adatot. Ez a fajta gyors dokumentumkezelés fürgébbé teszi a céget – és egy (majdnem) startup fürgeségével dolgozó tőkeerős nagyvállalat a legfélelmetesebb ellenfél. 

A teljes tanulmányt (benne a dokumentumkezelő bevezetésének előnyeit és költségeit táblázatokban részletezve) itt olvashatod el. 

Ha meghoztam az étvágyad esettanulmányokra, akkor nézd meg, hogy az ALTEO szoftverbevezetéséből mit lehet tanulni. Ha megvagy, akkor öblítsd le azzal, hogyan tudod egy bevezetés sikerét elősegíteni azzal, hogy jól kommunikálod a kollégáknak – ezt itt olvashatod.