Hogyan válaszd ki a legjobb dokumentumkezelő rendszert? – A döntést megkönnyítő szempontok
Már nincs visszaút: megjelent az igény valahol elméd legmélyén, hogy új dokumentumkezelő rendszerre lehet szüksége a cégednek (vagy a meglévőt cserélnéd le).
Hogyan állj neki a feladatnak?
Első körben olvasd el ezt a cikket, mert könnyíti a döntést, ha közösen átgondoljuk a legfontosabb szempontokat. A kérdéssel most kell foglalkoznod: a szoftverválaszték bőséges, ami a döntés halasztására csábít – a jelenséget a pszichológia is ismeri (overchoice), a túl sok opció bénítólag hat.
De a legrosszabb döntés az, ha nem döntesz.
Mekkora technikai adósságot fogsz visszafizetni?
Szerintem azért olvasod ezt a cikket, mert a dokumentumkezeléseden fejlesztenél.
Talán egy több területet átfedő szoftverrendszerre térnél át. Talán a meglévőben új workflow-kkal hatékonyabban működnél, költséget takarítanál meg, papírmentesítenél. (Visszatérünk még a DMS-ek hasznaira.)
Akármilyen szinten van most a dokumentumkezelésed, te is tudod: lehet rajta fejleszteni. (Mindig lehet fejleszteni.)
Ez naponta meghozandó döntést jelent: változtassak?
(Ha mindent hagysz úgy, ahogy most van, az is döntés.)
Akárhogyan döntesz, annak lesz egy költsége.
- Ha változtatsz (pl. új szoftvert vásárolsz, új működésre állsz át, papímentessé teszed az irodád), akkor az pénz, idő, fáradság. Ez könnyen belátható. Ha jól kezeled a folyamatot (és a digitális coachinggal segítek, hogy jól kezeld), akkor ez a költség tekinthető befektetésnek, mert az új és hatékonyabb működéssel visszatermeled.
- Ha halogatsz, a döntésed ára technikai adósságként és alternatív költségként jelentkezik.
Technikai adósság („technical debt”) az, amikor gyorsabb vagy olcsóbb megoldást választunk a helyes, de drágább és időigényesebb megoldás helyett. Ez létrehoz egy „adósságot”, amit idővel vissza kell fizetni – és ez az adósság halmozódhat is. Ha például többnyire papír alapon működik az irodád adminisztrációja, akkor az egy olyan technikai adósság, amit most könnyebb „megfizetni” (azaz átállni egy digitális irodára), mint mondjuk 2 év múlva. Ennek oka, hogy 2 év múlva még több folyamatod lesz, ergo a változás is nagyobb.
Alternatív költség („opportunity cost”) lehet mindaz a versenyelőny, bevétel, piaci részesedés és általános haszon, amit azért buksz el, mert nem vagy annyira hatékony, amennyire lehetnél. Ez a költség nem szerepel a mérlegedben, mégis képes károkat okozni: ha lovaskocsival futárkodsz, miközben mindenki más kocsival szállít, akkor a lassúság miatt jóval kevesebb bevételhez jutsz és idővel kiszorulsz a piacról.
Tehát ha megvan az igény, akkor minél hamarabb vezetsz be egy szoftvert, annál jobban jársz.
Milyen üzleti hasznot vársz a dokumentumkezelőtől?
Zárj ki minden előismeretet: itt nem számít, mit láttál egy expón, milyen reklám ugrott fel az Instagram-feededben, milyen funkciókba szerettél bele.
Erre azért van szükség, hogy ne egy szimpatikus szoftver körő szervezd a céged… hanem a saját igényeidhez válassz egy annak megfelelő szoftvert.
(Ez nem körülményeskedés: a döntéselmélet jól ismeri azt a kognitív torzítást, hogy a vágyaink szerint döntünk, majd utólag keresünk racionális magyarázatokat. Például lehet, hogy nem indokolt új irodabútort vásárolni, de ha nagyon vágysz rá, akkor elhiteted magaddal, hogy sikeresebben tárgyalsz a reprezentálásra is alkalmas környezetben. Nem számít, hogy valóban így van-e, a döntésedet befolyásolhatja, ha azt hiszed – és azt szeretnéd hinni –, hogy így van.)
A dokumentumkezelőre gondolj fekete dobozként: bekerül valamilyen input tőletek, ott megtörténik a tartalomkezelési varázslat, majd kijön az üzleti haszon.
De milyen üzleti haszon legyen az?
Hadd adjak pár ötletet:
Az iroda papírmentesítése. Ezt környezetvédelmi megfontolások miatt is javasolják (úgy tudom, nem a papír a legnagyobb gondunk, no meg eleve: újrahasznosítható). Szerintem üzletileg fontosabb az, hogy a digitálisan őrzött dokumentum kereshető, könnyen kezelhető és olcsóbb. Van a tárhelynek és a szerveznek is költsége, ez igaz, de ez eltörpül amellett, hogy plusz négyzetmétereket kell bérelned azért, hogy ott iratszekrényekben papírokat tárolj. Ha érdekel, mennyi papírt (és így költséget) spórol meg neked az irodád papírmentesítése, akkor olvasd el ezt a cikket.
Helyfüggetlen munkavégzés. Például egy futárflottát menedzselsz, a mindennapi működés során keletkezik sok dokumentum: szállítólevél, átvételi, szerződések, számlák, elköltségelhető nyugták. Ha dokumentumkezelőt használsz, akkor a sofőr céges telefonnal befotózza a dokumentumot, majd az automatikusan a megfelelő profil, fiók, ügyszám, dokumentumtípus alá kerül (a Doxis4-ben ezeket leautomatizálhatod és természetesen a működésednek megfelelő kategóriákat hozhatod létre). Ez a sofőrnek kényelmes és biztonságos, mert nem kell papírokat gyűjtenie, a fuvarok végén meg arra figyelnie, hogy leadja őket. Gyorsabb az adminisztráció, gyorsabb a cég. A másik népszerű helyfüggetlen munkavégzés a home office.
A bejövő leveleid automatikus kezelése. Sok cég szenved attól, hogy van 3 telephelyük, a levelezésük 60%-a az egyik helyre érkezik, 25% a másikra, maradék a harmadikra. Külön figyelniük kell arra, hogy mikor mi hova jött meg, mit iktattak, mit nem. Ez nehézkes. Megoldás, ha minden levelet beszkenneltek, a fizikai verziót megsemmisítitek, a tartalmat digitálisan tároljátok – így mindhárom telephely hozzáfér az anyagokhoz.
Minőségbiztosítás. Képzelj el egy riportot, amit valaki költséges munkaórákon keresztül állít össze, aztán a vezető csak ránéz. Talán rá se néz, mert megkapja, lementi, elfelejti. A „dokumentumfelejtés” talán a leggyakoribb oka annak, hogy egy cég elkezd lezserül bánni a minőséggel: „most az egyszer belefér”. Vannak iparágak, ahol a magas költségek és komoly szabályozások miatt nem fér egyszer sem a dokumentáció ellazázása – a dokumentumkezelőd tud szólni, hogy ezt a papírt töltsd ki, azt ellenőrizd, azt a jogi szöveget fusd át, ezt küldd tovább ennek és ennek. Tehát: beépül a munkamenetetekbe és helyettetek emlékszik.
A céged jobb megértése. Minden cég tele van olyan értékkel, amit nem hasznosítanak, mert már nem találják, elfelejtették, a hárommal korábbi marketing menedzser hozta létre és nem vezettük át. Döbbentsd meg magad ezzel a cikkel.
Pontosabb HR-osztály. Képzeld el azt, hogy minden kollégádnak aktája van és az ottléte alatt jól tervezhetővé válik az életútja: mikor milyen tréningre menjen el, onboarding, automatizált szabadságkivétel, jólétellenőrzés és amit a HR-osztályod kitalál. Mindez a dokumentumkezelővel követhető és jórészt automatizálható.
Verziókövetés. Ez a közös munkát is könnyíti (hátha vissza kell térni egy korábbi verzióhoz), illetve a jogi megfelelőségedhez is kellhet, hogy minden lépést megőrizzetek. A verziókövetésről ajánlom ezt a cikkünket.
Biztonságos dokumentumkezelés. Ki fér hozzá a dokumentumokhoz? Ha feltörik a cég szervereit, ellopják a dokumentumvagyonotokat és utána törlik a szerver tartalmát, akkor odaveszett sok évnyi munkátok? Mennyire nehéz hozzáférni kulcsfontosságú irataitokhoz? Ha egy elbocsátott kolléga bosszút akar állni, akkor van folyamat arra, hogyan védjük meg tőle a céget? Ha kíváncsi vagy rá, hogyan védheted meg a dokumentumvagyonod az elbocsátott kollégáktól, olvasd el ezt a cikket.
Megnövelt termelékenység. A dokumentumoknak a cégedet kell szolgálnia (nem pedig fordítva: azzal töltöd a munkaidődet, hogy keresgélsz, javítgatsz és űrlapokat töltögetsz). A jó dokumentumkezelő gyorsítja a keresést, automatizált lépésekkel időt spórol, a leggyakrabban használt doksikat pár kattintással egered alá dobja – sőt: a kognitív szolgáltatásokkal a szoftver érti, hogy mi a tartalma és kontextusa a dokumentumoknak. Például ha beszkennelsz egy számlát, felismeri az összeget, érti a tételeket, besorolja a megfelelő ügyfél alá.
Workflow-k és automatizált folyamatok. Ha felveszel egy kollégát, akkor 2 kattintással elindítod az onboarding folyamatot, a DMS-ed pedig automatán küldi ki a levelet, adja neki a jogosultságokat és intéz mindent. Ha lezársz egy projektet, 2 kattintás és már archiválódik a mappa, ügyfél megkapja a kapcsolódó dokumentumokat, továbbküldöd számlázásra – milyen rutinjaid vannak? Írd össze őket, majd automatizáljuk le.
Skálázhatóság. Az a jó DMS, ami a növekedéseddel együtt nő: új kollégákat hozzá tudsz adni kényelmesen, a mostani dokumentumigényeid sokszorosát is képes kezelni (nem számít, hogy 5000 vagy 50 millió dokumentumod van). Tegyük fel, hogy szoftvercéged van és jól sikerül egy kampány (rövid idő alatt 30 000 új ügyfelet szerzel) – a szolgáltatásod nem lassulhat le azért, mert a számlázásod nem tudja utolérni magát vagy az ügyfelek onboardingját nem bírja az adminod.
Költségcsökkentés és bevételnövelés. A hatékonyabb dokumentumkezelés hamar kifizeti magát (hogy nálad milyen hamar, azt örömmel kiszámolom neked egy megbeszélésen), mert ugyanannyi munkaidő alatt több értéket tudtok létrehozni, ha nem szerződésminták keresgélésével vagy ugyanazon doksi harmadszori újraírásával megy az idő (mert nem találjátok a korábbi verziókat).
Saját szoftvert fejlessz vagy vegyél kész rendszert?
Vedd figyelembe, hogy nem lesz pártatlan a véleményem: a Doxis4-et vezetjük be partnereinknél.
Idővel a gondolatcsíra kivirágzik elméd mezején: „mi lenne, ha sajátot fejlesztenék?”
Erre nincs „ez jó, az rossz” válasz, mert attól függ. Elképzelhető, hogy olyan speciális területen mozogsz, amire „dobozos” szoftver csak kínkeservesen adaptálható – vagy egyáltalán nem. Lehet, hogy egyszerűbb saját szoftvert fejleszteni a feature-ök vagy szabályozások miatt, esetleg olyan biztonsági elvárásoknak kell megfelelned, amit csak házon belüli fejlesztőcsapattal teljesíthettek. Ritka, de előfordul.
A saját dokumentumkezelő lefejlesztése költséges lesz. Egy piaci rendszer fejlesztési és üzemeltetési költségei megoszlanak az összes ügyfél között, a saját fejlesztésnél a teljes cechet te állod. Nehezíti a dolgot az, hogy a piaci rendszer mondjuk 1500 ügyfél alapján tud featue-öket fejleszteni, bugokat megtalálni és adatok alapján egyre pontosabbá válni, a saját fejlesztésnél csak a te céged „gyűri” a szoftvert, tehát elméletileg lassabban jönnek ki a hibák, komótosabb a fejlődés üteme.
Számolj azzal is, hogy kell egy hozzáértő projektmenedzser, aki levezényli a fejlesztést és különböző csapatokkal megoldja azokat az egyáltalán nem triviális kihívásokat, hogy hogyan legyen biztonságos a szoftver, hogyan legyen felhasználóbarát és hogyan kapcsolódjon a meglévő tech stackedhez.
Megéri?
Lehet. Mivel te vagy az egyedül „gazdája”, ezért – ha nagyon jól meg tudod fogalmazni az igényeidet – a munkamenetetek utolsó sajátosságait is le tudjátok kódoltatni, minden kézre, egérre, billentyűzetre áll. A rád szabott öltöny szoftververziója: azért ez egészen más érzés. (A piaci DMS-eket is a cégedre lehet szabni.)
(Még reprezentációs értéke is lehet, hogy saját dokumentumkezelővel duruzsol a céged.)
Szóval ezt neked kell átszámolnod – ebben szívesen segítek, ha írsz nekem. Előre szólok, hogy a Doxis4-érdekeltségemet kivonva is valószínűleg a kész rendszer lesz a befutó.
Az elég jó már elég jó
Projekteknél speciális paralízist tud okozni a maximalizmus.
Összeállítasz egy igénylistát, abból következik egy műszaki tartalom, amit egy bevezetési projektben elkezdünk a céged működésébe kapcsolni. (A sikeres szoftverbevezetésről ajánlom ezt a cikkünket.)
Ahol dolgoznak, ott hullik a forgács.
100%-ra garantálom neked, hogy az eredeti elképzeléseid nem valósulhatnak meg egészében, hanem – mondjuk 94%-ban. Nem létezik olyan szoftver, ami tökéletesen azt adja, amit szeretnél (kivéve az, amit te írsz meg), nem létezik olyan projekt, ami változatlanul fut végig.
Ez nem projektvezetési hiba, hanem profizmus: van, ami menet közben derül ki (hiba, igény, piaci változás), amire reagálnod kell.
A maximalistát lebénítja a 94%, és inkább halasztja a projektet: „majd ha találunk olyan szoftvert, ami ____-t is tudja, akkor”.
A fő gond ezzel az, hogy a projekt végtelenül kitolódik a jövőbe, ezáltal nem termel neked hasznot, versenyelőnyt, hatékonyságot. Ez éles piaci versenyben végzetes lemaradást hozhat.
A megoldás:
- Önfejlesztéssel juss el oda, hogy el tudd fogadni azt, hogy az elég jó sokszor elég jó. (Az „elég” szintjét tartsd magasan, tehát mondjuk az elvárásaid 90%-ánál.)
- Írj egy listát arról, mik azok a célok, amiket a projektedben mindenképp el kell érned – ezekből akkor sem engedsz, ha piros hó esik. („Must have.”)
- Írj egy listát arról, ami ideális, de ha nagyon muszáj, el tudod engedni. („Nice to have.”)
Vajon az egzotikus fájltípusokat is meg tudod nyitni?
A dokumentum önmagában szinte értéktelen – ahogyan egy darab vörösvérsejtből sem lesz életet fenntartó vérkeringés.
Ám ha rendszerbe foglalod, ahol tudsz belőle származékos doksikat létrehozni, közös munkába bevonod és egyre több értéket nyersz ki belőle, akkor a doksi értéke megnövekszik – épp a kontextust miatt. (A vörösvérsejt is az érhálózatban tud hasznodra lenni.)
Mutatok egy túl gyakori esetet:
Sok cég rendel piackutatási anyagokat, majd az így létrejövő dokumentumokat (riport, PPT, akár videó, hangfelvételek) leggyakrabban egy megbeszélésen kitárgyalják – és vagy lesz vele valami, vagy nem. Általában pár hét múlva már el is felejtik. Pedig serkenthetné a termékfejlesztést, lehetne a kampányolást finomhangolni a piacismeret szerint, a kinyert adatok alapján átszövegezhetnék a Facebook-posztjaikat. Tehát „munkára foghatnák” a dokumentumot.
Ez akkor lehetséges, ha a dokumentum könnyen elérhető és könnyen megnézhető. (Senki nem fog 10 percig küzdeni azért, hogy megnyisson egy fájlt.)
A Doxis 300+ fájlformátumot ismer fel és jelenít meg neked anélkül, hogy külön telepítened kéne bármilyen szoftvert. Pl. ha szanitercégekkel dolgozol, akik CAD modellt mutatnának, akkor a leggyakoribb fájlformátumokat meg tudod nyitni a Doxisban (nem kell a partnered szoftverét beszerezned).
Az alábbi környezetekkel és szoftverekkel integrálható a Doxis4 (a lista nem teljes körű):
- SAP
- Salesforce
- Microsoft
- Oracle
- Google Workspace
- Infor
- Sage
- Diamant Software
- Perbit
- AutoCad
- Solid Edge
- ADP
- Portals
Priorizáld a felhasználóbarát felületet és folyamatot
Magától értetődő, hogy áramköröknél számolnak az ellenállással is – ha nem tennék, az elektronikus eszközeink működésképtelenek volnának.
Dokumentumkezelő fejlesztésénél (és általában minden cégépítési lépésnél) számolnod kell egyfajta munkavállalói ellenállással.
Ebben általában semmifajta rossz szándék nincs. Ha megfelelő értékrendű kollégáid vannak (márpedig miért ne ilyen kollégákat vennél fel), akkor lehet, hogy nem hiszik azt, hogy a változtatással könnyebb lesz a dolguk. Talán annyi feladat van rajtuk, hogy nem akarnak egy új rendszer megtanulásával vesződni. Esetleg nem látják át a rendszert.
Az eredmény: ellenállás.
Szerencsére van rá megoldás:
- Hosszú „hozzászokási” idő gazdag dokumentációval (írott és videós formátumban is)
- Felhasználóbarát, magától értetődő kezelőfelület (ezt úgy tudod tesztelni, hogy a legkevésbé techie kollégádat leülteted a rendszer elé – ha ő érti, mindenki érti)
- Digitális coaching
- Oktatás
Olyan szoftver mellett dönts, ami ezeket tudja.
A UX nem egy „jó, ha van” extra, hanem a projekted sikerének egyik oszlopa: a legtöbb szoftverbevezetés azért hal el, mert az egyébként tökéletesen funkcionális szoftvert a csapattagok egyszerűen nem használják – többek közt azért, mert túl bonyolultnak tartják. Erre nem a katonás menedzsment a megoldás, hanem a föntiek.
Kérj tanácsot attól, akinek a szoftverbevezetés rutinfeladat
Te valószínűleg karriered során először választasz dokumentumkezelő rendszert – mi hetente segítünk hozzád hasonló vezetőknek az igényeik megfogalmazásában, a cég lehetőségeinek felmérésében, a bevezetési terv összeállításában és a legzökkenőmentesebb átállás levezénylésében.
A kérdésedre valószínűleg tudok érdemi választ adni. Írj nekem és segítek a DMS kiválasztásában.
